Så lyckas du med din att-göra lista

Personlig effektivitet Stressas du av nya uppgifter som fyller din kalender? Hugger du på det som brinner mest? Skjuts det långsiktiga strategiarbetet ständigt på framtiden? Oavsett vilket, så kan att göra-listan bli din bästa vän.

Att göra-listor är bra för att hålla koll på sina uppgifter, men hur håller man koll på att göra-listan? Här delar Sara Albertson, en av grundarna till svenska planeringsverktyget Saveyourday.com, med sig av sina bästa tips.

1. Allt-i-ett. Det är viktigt att samla allt man har att göra på ett enda ställe, för att få överblick och kunna lita på att systemet håller koll istället för att man ska behöva ha allt i huvudet.

2. Gör den tillgänglig. Att-göra listan ska vara enkel att komma åt och ändra i för att den ska hållas aktuell och det är en fördel om att-göra listan är webbaserad. Skrivs den i Excel eller Word är det risk att man även börjar skapa uppgifter på andra ställen.

3. Var konkret. När man skriver att-göra uppgifter kan de ibland bli väldigt diffusa. Det är istället bättre att försöka formulera nästa steg, vad man ska göra rent konkret. ”Boka konferensanläggning” är bättre än ”Förbereda konferensen”. Se också till att uppgiften är så specifik att den går att utföra i ett enda svep.

4. Sikta på målen. Att-göra listan bör innehålla de uppgifter som ska göras för att uppfylla de mål man har. Uppgifter som man är osäker på om de ska genomföras ska inte skrivas upp på att-göra listan. Dessa uppgifter passar i så fall bättre i listan ”Någon gång/kanske”.

5. Håll fokus på nu. Ett bra verktyg för att-göra listan har olika tvärsnittsvyer, så man bara behöver koncentrera sig på de uppgifter som är viktiga att göra just nu och kan filtrera bort det man inte behöver se.

6. Prioritera och sortera. Ofta frestas man att sätta slutdatum på de flesta uppgifterna i listan fast det inte behövs, och så jagas man av många försenade uppgifter. Prova istället att prioritera uppgifterna på andra sätt och sortera med hjälp av t ex taggar (”Inför ledningsgruppsmötet”), projekt och startdatum.

7. Gruppera de som hör ihop. Genom att samla ihop uppgifter av samma slag kan man arbeta mer effektivt. Det en fördel om man kan sätta start- eller slutdatum för en hel lista som består av många mindre uppgifter.

8. Gör på en gång. När en uppgift går att fixa på mindre än två minuter är det lika bra att utföra den på en gång i stället för att skriva upp den på att-göra listan.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.