Inga produkter i varukorgen.
Så får du ledningens öra inom offentlig sektor – argumenten som fungerar
Ledningsspråk del 1
Kan man genomföra snabba och bra förändringar inom offentlig sektor? Ja, säger Lisa Matic verksamhetscontroller på Skatteverket. Här berättar hon om hur du får ledningen i din myndighet att ta förändringsarbetet på allvar.
Offentlig sektor är stor och består av många olika små och stora organisationer men trots mångfalden finns en återkommande kritik om att myndighetssveriges innovation ibland verkar gå i ultrarapid.
– Självklart finns det olika förutsättningar i olika myndigheter och som också skiljer sig från det privata. Men jag skulle ändå säga att det går att driva snabba förändringar i offentlig sektor. För att lyckas måste du vara lyhörd, ta in olika perspektiv, arbeta tvärfunktionellt och förankra arbetet i verksamheten redan i förarbetet för att på så vis involvera de som påverkas av eventuellt beslut, säger Lisa Matic.
Hon började sin karriär på Skatteverket som handläggare för över tolv år sedan och har sedan dess arbetat sig igenom organisationen till sin nuvarande roll som verksamhetscontroller på myndighetsnivå.
– För att presentera en idé för ledningen måste man förstå sin egen verksamhet och vilka politiska frågor som är aktuella och kan kopplas till just den här myndigheten. Om inte är det väldigt lätt att man hamnar snett i hur man uttrycker sig och i förslagets utformning.
Anpassa språket efter situation och mottagare
Även om chefer har helhetsperspektiv och koll på sin verksamhet har de inte alltid detaljkunskap i olika processer.
– Därför är det viktigt att prata om den större bilden med ledningen och koppla kvalitetsfrågor till pågående initiativ. Det kan vara digitalisering, kompetensförsörjning eller förändrade regelverk. Det gör också att kvalitetsarbetet blir en integrerad del av verksamhetsstyrningen i stället för en separat funktion.
Organisationer i offentlig regi måste förvisso följa andra spelregler än privata företag, men detta kan också vara till fördel för att få ledningen att lyssna.
– Alla myndigheter finansieras av skattemedel vilket innebär att vi ska bedriva en resurseffektiv verksamhet som arbetar för högt förtroende hos medborgare och företag. Vi granskas också regelbundet av andra myndigheter så kvalitetsarbetet är inte valbart utan ett måste för att se till att vi använder våra resurser rätt.
Argumenten som fungerar bäst
På Skatteverket har de gjort en kulturresa de senaste åren där de fört in förbättringsarbetet till en mer central del av styrningen, berättar Matic.
– Kvalitetsarbete är inte bara en kontrollfunktion utan förebyggande och förutsättningsskapande. Det blir väldigt svårt att bara jobba med en tillbakablick och med åtgärdshantering. Hur säkerställer vi till exempel enhetlighet handläggning? Vi måste jobba med onboardingen, utbildning och kompetensutveckling. Vi måste skapa rätt förutsättningar för organisationen från början, där ligger lösningen i kvalitetsarbetet.
Vilka är dina bästa tips för att få ledningens öra?
– Var lösningsorienterad, gå inte till ledningen och peka på brister utan att ge konstruktiv feedback och ha ett förslag på lösning. Anpassa budskapet till den du talar med och koppla kvalitetsarbete till måluppfyllelse, riskhantering och andra aktuella frågor.
