Slukhålen tömmer offentlig sektor på resurser

Vanligtvis brukar resursbrist anges som ett stort problem som förhindrar fortsatt utveckling av offentliga verksamheter. Mer sällan brukar frågan om bättre resursutnyttjande komma på tal.

I debatten hörs det ofta rop om fler resurser men mer sällan om bättre utnyttjande av resurser. Något som Ivarsson Westerberg nu kan förklara.

– Jag är med på det att det inte alltid är resurser som behövs. Det är enkelt att alltid skylla på att “vi har för lite resurser”.

– Så kommer det alltid vara att alla tycker att de har för lite resurser. Vi har kontinuerliga och omättliga behov i den offentliga sektorn. Det kommer alltid vara så att vi upplever att vi lider av resursbrist.

Värdefrågor avgör fördelningen

Den offentliga sektorn drivs inte i regel av ekonomiska vinstintressen, av naturliga skäl. Därför kostar en del centrala satsningar pengar som man inte sedan kan räkna tillbaka.

– Sektorns arbete handlar inte om ekonomisk effektivitet förstås, det är viktigt men det är ofta sådana värderingsfrågor som avgör och det är väldigt svårt att prissätta dem. Man värderar ju olika politiskt också vad som är viktigt.

– Ska vi jobba mycket med exempelvis hållbarhet kostar det ju pengar och man kan inte alltid räkna hem det i budgeten eller i kalkylen. Även rättssäkerhet och demokrati och alla möjliga sådana här värden kostar pengar.

Ivarsson Westerberg säger att ett av hålen där pengar brukar försvinna framförallt är administrativt arbete, där han kan se att man gör fler och mer riktade insatser i dag för att minska kostnaderna.

– Idag pratar man från alla möjliga håll och inte minst från politiskt håll om att vi måste reducera den administrativa bördan.

– Det här är en viktig fråga för resursutnyttjandet. Idén om: vad ska vi använda våra skattepengar till i offentlig verksamhet?

Frågan uppe för diskussion på regeringsnivå

Han menar vidare att de bör användas till faktisk kärnverksamhet och inte så mycket till administrationsarbete som det gör i praktiken.

– Det är en levande och aktuell diskussion det här om att det här har blivit ett problem i den offentliga sektorn. Det uppdagas i olika typer av dokument i regleringsbrev till myndigheter till exempel. I budgetpropositionen nämns det flera gånger att man måste “minska den administrativa bördan”. Det är det begreppet som används idag.

Men är AI något som kan minska kostnaderna tror du?
– Ja, det är lösningen som man tänker sig på olika håll idag: att man ska använda sig av olika typer av AI-verktyg eller automatisering. Det pratar man ju mycket om då att man ska kunna reducera administrativa kostnader och öka effektiviteten, använda arbetstiden mer till kärnverksamhet, säger han och fortsätter:

– Men det här sa man ju också för 15-20 år sedan när man pratade väldigt mycket om digitalisering. Det var samma förhoppningar kring digitalisering i allmänhet som det är om AI nu. Men erfarenheterna från den diskussionen är ju att det inte är så enkelt. Det är snarare att man pekar på att digitalisering kanske till och med leder till mer administrativt arbete och mer krångel.

Han nämner de aktuella problemen med journalsystemen i vården som ett exempel på att digitaliseringen inte alltid hjälper på alla sätt.

Så kan du spara på resurserna på ett effektivt sätt

– Nu tror man att AI är lösningen. Men jag tror att man kommer att stöta på samma typ av problem. Det är inte så enkelt som man kan tro och vi är bara i början av utvecklingen.

Kan du nämna några vanliga misstag som leder till onödiga kostnader?
– Det vi har sett är att det finns en överdriven dokumentation kring olika ärenden. Vi brukar säga att man “överimplementerar” olika krav man har på sig. Det är nog väldigt vanligt förekommande inom offentliga verksamheter. Det är viktigt av rättssäkerhetsskäl att man dokumenterar.

I många fall kan det bero på att en granskningsmyndighet ska överse verksamheten och då vill man dokumentera lite extra, menar Ivarsson Westerberg.

– Självklart så är det ju viktigt av till exempel rättssäkerhetsskäl och för transparens att man dokumenterar. Det är inte dokumentationen i sig som är frågan men att man tenderar att göra lite för mycket.

En annan kategori som återkommer i studier är mängden möten och antalet deltagare som kallas till vardera mötestillfälle.

– Det tar upp mycket administrativ tid. Det är just att man tenderar att dels hålla för långa möten och man kanske kallar för många personer till möten, vilket kostar pengar och det tänker man ju inte på. Där kan man nog också tänka till lite.

Styrning leder till administrativa aktiviteter och det är inte alltid lösningen, menar Ivarsson Westerberg.

– Styrning tycker man ju oftast är bra, om man vill ha ganska strikt och stark styrning, men i andra änden så finns ju då administration. I princip leder ju all styrning till olika typer av administrativa aktiviteter. Att man ska redovisa något eller rapportera något eller att man ska reagera på den här styrningen i olika system.

– Det kanske inte alltid är som styrningen är lösningen om det är något problem som uppstår i verksamheten. Det kan vara tvärtom, att man kanske behöver minska styrningen eller tänka annorlunda kring styrningen. Det har funnits forskare som pratar om överdos av styrning i organisationer.