Inga produkter i varukorgen.
Därför glöms standarders nytta bort – och så kickstartar du användningen av dem
Standarder
Standarder är fortfarande ett väldigt underutnyttjat styrmedel inom offentlig sektor. De kan bidra till ökad effektivitet utan att innebära detaljstyrning av verksamheter, men enligt Elisabeth Spross är de fortfarande en bortglömt verktyg - inte minst i upphandlingsprocesser.
Elisabeth Spross. Foto: Sis
Upphandlingsprocesser inom offentlig sektor är krångligare än vad de borde vara. Det menar Elisabeth Spross, chef informationsteknik och ledningssystem på Sis.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– De flesta känner till att standarder finns, men inte hur de kan omsättas i praktiska krav, processer och uppföljning. Vissa myndigheter och kommuner utvecklar egna modeller och kravdokument i stället för att utgå från etablerade lösningar, vilket leder till parallella arbetssätt och onödiga kostnader, säger hon.
En del offentliga aktörer tror att standarder är stelbenta, tillägger Elisabeth Spross.
– I själva verket är standarder ofta frivilliga och flexibla och ger just den gemensamma bas som behövs för innovation och utveckling. De gör också regelverk och upphandlingar enklare och mer förutsägbara, men det här är inte alltid känt eller tydliggjort i organisationerna.
– Med det sagt vill jag framhålla att det finns flera aktörer inom offentlig sektor som har förstått nyttan med att använda standarder som styrmedel i upphandling och som gör det på ett bra sätt, säger hon.
I upphandlingsprocessen kan standarder fungera som gemensamma spelregler mellan beställare och leverantörer. Genom att hänvisa till etablerade standarder blir kravställningen tydligare och mer enhetlig, vilket minskar tolkningsutrymmet och effektiviserar processen. Standarder kan även stärka likabehandling av leverantörer och skapa bättre konkurrensförutsättningar.
Fakta
Spross tipsar: Så blir standarder mer än papperstigrar som ligger och samlar damm
- Tydlig styrning och mandat
Offentlig sektor behöver tydliga signaler från ledning, departement eller nationella strategier om att standarder är prioriterade verktyg för att skapa likvärdighet, kvalitet och effektivitet. - Praktiskt stöd och integrering i processer och styrdokument
Upphandlare, chefer och verksamhetsutvecklare behöver förstå hur standarder används, inte bara att de finns. När standarder finns i t.ex. Upphandlingsmallar, riktlinjer och interna styrmodeller blir de en naturlig del av arbetet, inte något separat. - Aktiv medverkan från offentliga aktörer i standardiseringen och ett helhetsperspektiv på nytta och kostnad
När fler offentliga aktörer involverar sig i utvecklingen av standarder skapas en positiv spiral, och standarder som verktyg får en högre legitimitet.
Informationssäkerhet är ett område där standarder ofta lyfts fram som särskilt betydelsefulla. Offentliga organisationer hanterar stora mängder känslig information kopplad till invånare, samhällsviktiga funktioner och kritisk infrastruktur, vilket ställer höga krav på säker informationshantering.
Internationella standarder som ISO/IEC 27000-serien, erbjuder strukturerade ramverk för informationssäkerhet, cybersäkerhet och integritetsskydd.
Standarderna är utformade för att fungera tillsammans med befintliga regelverk, såsom EU-lagstiftning och nationella föreskrifter. Det kan underlätta både regelefterlevnad och upphandling.
En återkommande fråga som Sis hanterar är hur offentlig sektor kan ta en mer aktiv roll i själva standardiseringsarbetet. Genom att delta i standardiseringskommittéer får offentliga aktörer att själva påverka innehållet och bidra till att nya standarder fungerar väl tillsammans med befintliga regelverk och lagstiftning.
– När myndigheter, kommuner och regioner deltar i att ta fram standarder blir innehållet mer relevant och användningen ökar. Istället för att se på standarder som en kostnad bör de ses som ett stöd för att nå myndighetsuppdraget, för att bidra hög kvalitet, rättssäkerhet, effektivitet och bättre användning av skattemedel, säger Elisabeth Spross.
Elisabeth Spross 6 exempel på konkret värde av standarder i offentlig upphandling
• Enhetliga krav ger fler möjliga leverantörer: när alla uppdrag baseras på samma vedertagna krav blir marknaden mer förutsägbar. Det sänker trösklarna för mindre aktörer att delta och ökar konkurrensen.
• Förenklar utvärdering och uppföljning: när kraven är standardiserade blir det lättare att jämföra anbud, kontrollera kvalitet och säkerställa att leveranserna håller rätt nivå.
• Mindre tidsåtgång i upphandlingsprocessen: standarder minskar behovet av egen kravutveckling och minskar tolkningsutrymmet. Det sparar tid för beställaren, leverantören och i förlängningen faktiskt även skattebetalarna.
• Lägre livscykelkostnader: standarder säkerställer kvalitet och funktionalitet över tid, vilket minskar risk för felköp, brister i drift och kostsamma justeringar.
• Bättre regelefterlevnad: standarder omsätter lagar och politiska mål till praktiska, uppföljningsbara krav. Det gör tillsyn både enklare och billigare.
• Främjar innovation: genom tydliga grundkrav får leverantörer möjlighet att konkurrera med det de är bäst på, i stället för att anpassa sig till lokalt unika krav.
