Kommunikation på distans – tips från coachen

Sociala medier har lett till allt fler sätt att kommunicera på. Men åsikterna går isär, orsakar video- och telefonkonferenser i arbetslivet en distanserad kommunikationsform som försämrar de sociala relationerna på arbetsplatsen? Eller är det så att virtuella samtal innebär en verksamhetseffektivisering som dessutom är bra för miljön? Konsulten Ghislane Caulat på brittiska Ashridge Consultings är positiv. Här följer hennes tips till chefer som vill undersöka moderna mötesformer närmare.

Tio tips

1. Var öppen och redo att experimentera. Det som fungerat bra i en fysisk miljö kanske inte blir lika lyckat i den virtuella. Var beredd att testa en ny ledarstil.

2. Skapa en fokuserad miljö för mötet. Låt inte deltagarna ringa från pendeltåget, flygplatsen eller taxin.

3. Låt medarbetarna känna att miljön är rätt. Inred en bekväm yta på kontoret eller låt medarbetarna jobba hemifrån. Kanske uppkommer de bästa idéerna i favoritfåtöljen?

4. Skapa tydliga regler för vad som gäller under mötet. Håll hellre många korta möten än ett långt där olika personer hoppar in och ut ur samtalet.

5. Har du den senaste datormodellen? Det spelar ingen roll om tekniken inte fungerar smidigt. Se till att göra det lätt för dig.

6. Var inte fördomsfull, det går att lita på människor även om du inte träffat dem på riktigt.

7. Se till att kommunikationskanalen är jämställd. Om en person deltar i mötet via telefon ska alla göra det.

8. Kontrollera att du har det rent och snyggt omkring dig på kontoret, håll mötestiden och ge dina medarbetare full uppmärksamhet.

9. Prata inte till människor utan med dem, lyssna intuitivt och var öppen för nya intryck. Via telefon blir kommunikationen dessutom mer neutral eftersom maktutövning genom kroppsspråket försvinner.

10. Tänk på det positiva. Med virtuell kontakt undviks långa resor. Koldioxidhalterna i atmosfären minskar samtidigt som företaget slipper utgifter för resor och hotell.