Kvinnor kan och vågar ändra möteskulturen

Vi vet att chefer och andra medarbetare sitter i interna möten halva arbetstiden eller mer och att de flesta känner frustration över att deras tid inte används på ett bra sätt i dessa möten. Enligt mina erfarenheter tycker över 80 procent av mötesdeltagare att mötena har låg kvalitet och att de sällan känns meningsfulla.

Säg att minst en fjärdedel av resurserna går åt till möten och att möten sannolikt är den starkaste kulturbäraren i en organisation, så inser vi snart att vi har en intressant utvecklingspotential i att öka kvaliteten på våra möten.

Deltagarna på mina kurser, vilket till övervägande del är kvinnor, säger nästan alltid att allvarligast är slöseriet på alla de arbetsmöten som är illa förberedda, dåligt genomförda och saknar en tydlig fortsättning.

Ett första steg borde vara att etablera en god möteskultur som innebär att det finns mötesnormer som alla följer. Till god möteskultur hör även att den som kallar till möte också formulerar ett tydligt syfte som beskriver varför det är nödvändigt att genomföra mötet och förväntat resultat.

Ett av de vanligaste hindren för att kunna skapa bra förutsättningar för effektiva möten är att det finns för få mötesrum på våra arbetsplatser där man kan skapa en engagerande mötesarena. Rummen är ofta utrustade med dyr teknik, men saknar möjligheter till att skapa kreativa möten.

Vi har arbetsmöten för att något ska åstadkommas och för att resultatet sedan ska komma till nytta.

Det finns många väl beprövande mötestekniker och verktyg som vem som helst kan lära sig att behärska för att skapa produktiva och meningsfulla möten. På senare tid har jag märkt att allt fler kvinnor har upptäckt att färdigheter i att leda en grupp mötesdeltagare, facilitering, är en viktig kompetens.

När jag frågar varför så många kvinnor vill lära sig facilitering får jag svar som ”Männen tror att de kan”. ”Männen vill monopolisera på ordföranderollen”.

Medan alltfler kvinnorna fortsätter att förvärva denna viktiga kompetens, som hör till framtidens ledarroll, fortsätter männen i de gamla hjulspåren. Jag hoppas att de kvinnor som har kompetensen att leda möten av olika slag också vågar sig på att ändra på en kultur som stjäl resurser och skapar frustration på arbetsplatserna.

Krister Forsberg

Författare till boken Workshops och arbetsmöten.

Lärare i facilitering av produktiva och meningsfulla möten