Lyckas med förändringsarbete

I tre år följde Jostein Langstrand vid Linköpings universitet införandet av en ny organisationsmodell i ett större svenskt verkstadsföretag. Den nya modellen grundades på Lean och de anställda hade stor förståelse för de nya idéerna. Trots det blev förändringen inte smärtfri. Medarbetarna skulle bland annat arbeta enligt verktyget Fem S och för att stärka det arbetet infördes en revision där chefen med jämna mellanrum skulle gå igenom en checklista med medarbetaren för att se hur arbetet gick. Revisionerna blev dock så omfattande att de uppfattades som ett hinder istället för ett stöd. På liknande sätt blev styrprinciperna ett hinder för att införa ett system enligt kanban-metoden.

Praktik och objekt

I övrigt gick förändringen bra. För att få daglig styrning införde man korta möten efter varandra, från lägsta till hösta nivå, varje morgon. Det bidrog till att problem snabbt kom upp till ytan.

Här infördes inte bara en ny praktik, menar Jostein Langstrand, utan också objekt som förstärker den: Fasta mötesplatser och –tider, en tavla där processer visualiseras, och där både agenda för och sammanfattning av mötet skrivs upp.

Han påpekar att studien enbart gjorts på ett företag och att man ska vara försiktig med att generalisera, men det finns en hel del lärdomar att ta med sig.

Översättningsprocess

Grunden för att lyckas är en god förståelse för förändringen och en praktik som anpassas till det nya läget, men viktigt är också just de så kallade objekten, exempelvis organisationsstrukturen eller ett affärssystem.

– Ett grundantagande i förändringsarbete är att förståelse påverkar våra handlingar. Om vi bara kan förmås att tänka på ett visst sätt så kommer vi också att handla i enlighet med det, säger Jostein Langstrand.

Men det finns även ett behov av en organisatorisk översättningsprocess. Att alltså inte enbart lägga tid på att få medarbetarna att förstå förändringen, utan att också anpassa organisationen.

– Risken för misslyckanden blir stor om man befinner sig i ett organisatoriskt system som hindrar en i att omsätta sin teoretiska förståelse i praktisk handling.