De ser närvaro som en kvalitetsfråga: ”Vi har gjort tvärtom”

– Vi har produktionsenheter som inte kan inte välja, de måste helt enkelt vara på jobbet. Vi bestämde därför att alla måste vara på jobbet, säger Eva Carin Svensson, HR-chef på Nederman.

För att få det att fungera gjorde företaget olika anpassningar. Konferensrum förändrades och riskanalyser genomfördes för grupper som inte kunde riskera att bli sjuka samtidigt.

När pandemin klingade av höll Nederman fast vid synen på kontoret som den huvudsakliga arbetsplatsen.

Den tysta kunskapen väger tungt: ”Något man utbyter hela tiden”

Ett av argumenten handlar om kontakten mellan kollegor under arbetsdagen.

– I mötet med andra människor skapar man nya tankar och idéer. Det är lätt att byta erfarenheter eller ställa frågor om någonting, säger Eva Carin Svensson.

Hon återkommer särskilt till den kunskap som inte alltid går att dokumentera eller planera överföringen av.

– Vi har väldigt mycket tyst kunskap och det är faktiskt inte lika lätt att överföra på ett Teamsmöte. Det är någonting som man utbyter hela tiden i korta och längre möten.

Det kan handla om betydligt mindre organiserade möten än så. En fråga kan komma upp i matsalskön, vid kaffemaskinen eller på väg till parkeringen.

– Man kanske säger: ”Jag funderar på det här, vet du vem som kan det här?” Det är mycket mindre hinder att ställa frågor och prata ihop sig än om man ska boka tid och jaga rätt på någon.

Nederman har ingen generell modell där medarbetare har rätt till ett visst antal dagar med distansarbete varje vecka. Däremot finns möjlighet till flexibilitet när det behövs.

– Har vi en medarbetare som har behov av att sitta hemma någon dag av någon anledning, då kan vi som chefer ta det beslutet. Men vi har inga sådana regler om att man har rätt att vara hemma två dagar i veckan.

Särskilt viktigt för nyanställda: ”Man ska inte underskatta det”

Synen på närvaro kommuniceras också i samband med rekryteringar. Eva Carin Svensson lyfter framför allt den första tiden på arbetsplatsen som viktig.

– Det är inte så lätt att komma in i gänget och komma in i rutinerna, processerna och verktygen när du sitter helt ensam hemma och inte har någon aning om vem du ska fråga.

Hon menar att det blir särskilt tydligt för personer som kommer direkt från utbildning och ännu inte har särskilt lång erfarenhet av arbetslivet.

– Man ska inte underskatta det här med all tyst kunskap, hur mycket vi överför i det tysta till varandra när någon kommer ny. Jag tror också att det är extremt viktigt när du har nyexaminerade kollegor som kanske inte har jättemycket arbetslivserfarenhet.

Hur snabbt nya medarbetare kommer in i arbetet har samtidigt en tydlig verksamhetsmässig sida.

– Vi vill ju att folk ska komma in i jobbet snabbt och komma upp i prestationsnivå. I slutändan betyder det pengar och vi ska leverera ett resultat. Vi vill ha folk ”up to speed” ganska fort.

Eva Carin Svensson ser därför frågan om närvaro som mer än en praktisk fråga om var arbetet utförs.

– Jag tror att vi levererar ett bättre jobb tillsammans genom att vara tillsammans.

Hon kopplar också resonemanget till engagemang och känslan av sammanhang på arbetsplatsen.

– Tittar man på vad människan behöver för att känna samhörighet, sammanhang och riktning så är alla de här sakerna oerhört viktiga. Jag är rätt övertygad om att vi får bättre kvalitet och bättre medarbetarengagemang genom att vi är här tillsammans.

Lösningen: Egna rum – och ytor för möten

När Nederman flyttade till en ny fastighet för två år sedan valde företaget också en kontorslösning som skiljer sig från många aktivitetsbaserade upplägg.

Medarbetarna har egna, relativt små kontorsrum. De ska vara ungefär lika stora oavsett om de används av en chef eller någon annan medarbetare.

– Vi har gjort tvärtom. Alla ska ha egna kontor. Man får bara lov att ha ett kontorslandskap om man absolut behöver det.

Utanför kontorsrummen finns i stället gemensamma ytor med bland annat soffgrupper, mötesplatser och konferensrum.

– Vi har verkligen försökt att jobba med att ha en miljö som bjuder in till att vara här på kontoret, men också bjuder in till att prata med kollegorna och ta en fika.

Till det kommer bland annat gemensamma fikastunder, gym, cykel- och garagemöjligheter och lånecyklar.

– Det ska vara trevligt att komma hit.