Så kan medarbetare puffas till rätt beteende

Idag anlitas han och hans kolleger av bland annat arbetsgivare som vill få stöd i att få medarbetarna att göra rätt i viktiga vardagsdetaljer. Små puffar i rätt riktning eller små förändringar i arbetsmiljön eller i de verktyg vi använder i jobbet kan få oss att göra det vi ska på bästa sätt.

Det kan handla om viktig – men kanske tråkig – dokumentation, att följa en policy för hållbarhet eller att fånga upp kritiska kundärenden.

– Vi arbetade med en arbetsplats där man hade problem med att dokument inte strimlades, fastän det var viktigt av säkerhetsskäl. Då gick vi in och tittade på hur arbetsplatsen såg ut – var stod den där dokumentstrimlaren? Den enkla lösningen blev att flytta den närmare utgången, berättar Niklas Laninge.

Klisterlappar funkar inte

Pandemin är svår att undvika när man talar om viktiga beteendeförändringar. Niklas Laninge var en av flera representanter för forskning och praktik inom beteendedesign som i höstas kritiserade hur myndigheterna har arbetat med att få svenskarna att göra rätt. ”Klisterlappar ändrar inte folks beteenden” var rubriken på deras debattartikel i Dagens Nyheter.

De klisterlappar som åsyftades var de som på många håll sattes upp för att påminna om att hålla avstånd. Niklas Laninge tycker dock inte att klisterlappar alltid är fel, men det återkommer vi till.

– Budskapet i den artikeln handlade mycket om vikten att lyfta fram goda exempel på hur man gör rätt, snarare än att printa ut klisterlappar.

Använd i ledarskapet

Människor uppmuntras mycket bättre till att göra rätt av att normen understryks – av budskap om hur bra vi som befolkning har varit på att jobba hemifrån och undvika flyg och kollektivtrafik. Samma grundtanke går utmärkt att tillämpa i ledarskapet på en arbetsplats.

– På ett företag som jag har arbetat med hade man en ganska rolig idé om att jobba med kulturartefakter. Företaget hade ett kulturråd av medarbetare som uppmuntrade alla anställda att skicka in en artefakt, gärna en bild, då de i arbetsvardagen såg något som var ett gott exempel på att man arbetade helt efter företagets grundvärderingar. Dessa samlade man sedan och de användes i introduktionen för nyanställda.

Chefen måste följa normen

Att själv som chef eller ansvarig inte följa normen är ofta förödande för förtroendet, något vi också har sett under pandemin.

När nya digitala verktyg gör intåg på allt fler arbetsplatser finns det en unik chans att bygga in en design för att öka chansen att göra rätt, säger Niklas Laninge.

– Här finns en underutnyttjad potential, tror jag. Allt vad vi har sett i användning av digitala verktyg mot kunder, där de hittills varit vanligast, kan också användas internt i ledarskapet.

Ofta vill man utveckla ledarskapet med stora ord och särskilda ledarskapsfilosofier, fortsätter han. Men att ställa frågan om hur både miljön och de verktyg medarbetarna använder ser ut, och den centrala frågan ”är det lätt att göra rätt?” kan ofta leda längre.

Lyft fram det goda

De flesta chefer och ledare vet att det på nästintill varje arbetsplats finns medarbetare som inte vill ändra beteende. ”Det är bra som det är, fast det var bättre förr. Såhär har vi ju alltid gjort” säger de.

Hur hanterar man dem?

– De är inte nudgebara, säger Niklas Laninge. De kommer inte att låta sig puffas i rätt riktning. Vad som då återigen blir viktigt är att lyfta fram den goda normen, och inte låta den här gruppen bli för högljudd. Trumma ut budskapet om normen – att nu använder nio av tio medarbetare det här nya verktyget och är nöjda.

Och hur var det nu med klisterlapparna?

– Ja, det finns tillfällen när just klisterlappar kan vara den där enkla puffen eller påminnelsen du behöver för att göra rätt. Vi arbetade med en kommunal verksamhet, en förskola, där ett problem var att personalen spolade ned våtservetter i toaletten när de bytte blöjor på barnen. Det här ett stort problem i en annan del av kommunens verksamhet, våtservetterna gör stor skada när de hamnar i avloppet och det kostar mycket att sanera. Här var en enkel lapp ovanför skötbordet den enda puff som behövdes för att beteendet skulle ändras.

Fler och fler företag och organisationer använder enkel beteendedesign just för ökad hållbarhet: det står inga engångsmuggar framme vid kaffeapparaten, på konferensen är vegetarisk lunch det förvalda alternativet och onödiga resor undviks med att många konferenser ersätts av videomöten (redan före pandemin).

– Och nu under pandemin har ju fler och fler tvingats använda sig av videomöten – och många har upptäckt att de klarar av det, fastän de kanske inte trodde det. Tiden har varit mer förlåtande mot att man gör detta fast man kanske inte är så säker på tekniken från början, och jag hoppas att erfarenheterna tas tillvara.

Niklas Laninges råd för att puffa medarbetarna rätt i vardagen:

• Gör det lätt att göra rätt – se över hur såväl arbetsplats som digitala och andra arbetsverktyg är utformade.
• Dra lärdom av de digitala verktyg som tidigare har använts gentemot kunder. De är ofta utformade just för att det ska vara lätt att göra rätt.
• Lyft fram de goda exemplen