Subjektiv kvalitet i upphandling – så hanterar du den bäst

I en pågående studie om subjektiva kvalitetskriterier i offentlig upphandling undersökte hon och en kollega just subjektiva kvalitetskriterier, när de granskade de upphandlingsunderlag i främst busstrafiken drygt 20 år tillbaka.

De två forskarna definierar subjektiv kvalitet som krav som finns i upphandlingsdokumenten och som är svåra att mäta och utvärdera, och som kan uppfattas olika beroende på vem som tolkar begreppet.

Nyare kontrakt har färre generella subjektiva kvalitetskriterier än äldre, och mycket handlar om resenärernas nöjdhet. Det kunde var så pass informella krav som att ”busschauffören ska alltid le mot passageraren”.

– Vi har nu börjat dyka in i lite mer nya upphandlingsunderlag. Om man tittar på de äldre underlagen var det många kriterier som är väldigt svåra att mäta. I den nyare underlagen finns också subjektiva krav – men då i mer allmänna delar i upphandlingsunderlagen, om att bland annat säkra resenärernas nöjdhet, säger Carolina Camén.

Syftet med subjektiva kvalitetskrav är inte att försvåra upphandlingsprocesser utan att ringa in så mycket som möjligt av behoven. Men för att kraven inte ska bli alltför svårttolkade och diffusa skulle Carolina Camén gärna se att de subjektiva kvalitetskraven presenteras på ett strukturerat sätt.

– Tidigare var de subjektiva kvalitetskriterierna lite mer utsmetade i hela dokumentet. Idag är det mycket mer i de introducerande delarna till ett upphandlingsunderlag. Det blir mer som att man ”sätter en scen” för behovet, och för vad beställaren förväntar sig i stort, säger hon. Det är dock en avvägning då subjektiva krav inte får bli för omfattande för de påverkar upphandlingsunderlagen.  

Krav på hållbarhet har också utvecklats över tid förklarar Carolina Camén. I nyare avtal är kriterierna oftast tydligare och mer mätbara än i de äldre kontrakten.

– Det finns exempelvis många inslag av social hållbarhet i de nya kontrakten. Ibland uttrycks det som en subjuktiv förväntan, ibland är det tydligt uttryckt att leverantören ska uppfylla en viss standard, säger hon.

Ordet subjektiv kvalitet kan ge sken av att man förlorar någon form av rättssäkerhet under upphandlingsprocessen. Hur ser du på det?

– Nej det är ju snarare så att det är svårare att följa upp och mäta. Men allt ska inte heller mätas. Det finns mycket som inte är mätbart, men man behöver ju ställa sig frågan vad kravet konkret ska leda till – för att undvika floskler och irrelevanta inslag.

Det blir ett stort ansvar för beställaren att utröna allt det här, hur ska man tänka kring det?

– Jo dels behöver de formulera tydligt vad de vill ha ut av upphandlingen, men det blir ju också upp till utförararen att kunna tolka kriterierna – och då kan man få väldigt många olika svar.

Hur ska man undvika att det blir ett monster – och helt ineffektivt – om tolkningsutrymmet är för stort?

– Organisationen behöver fråga sig ”vad är det minsta möjliga vi vill uppnå? vad vill vi ha och vad vill marknaden ha?” och det måste ligga som skallkrav. Det som kommer utöver det skallkravet kan ses som en bonus eller ett mervärde.

I vilket sammanhang är subjektiv kvalitet som mest värdefullt?

– Det är just det här med att sätta en scen för vad som vill uppnås. I kontraktet kanske man exempelvis vill ha en mer innovativ del, där man vill se hur leverantören själva beskriver en tänkbar lösning på ett problem. Det finns olika syften med subjektiva kvalitetskrav – och allt behöver inte vara dåligt men kan vara en utmaning.