”Våga ha roligt och vara kreativa”
Att låta medarbetarna utveckla företaget är både gratis och innebär stora förbättringsmöjligheter. Det menar forskarna Alan G Robinson och Dean M Schroeder som igår besökte Stockholm för att berätta om ständiga förbättringar med hjälp av idésystem.
Alan G Robinson och Dean M Schroeder har ett tydligt budskap. Har man inte medarbetarna som motorer i förbättringsarbetet använder man endast 20 procent av företagets kapacitet.
– Medarbetarna ser många problem och förbättringsmöjligheter som en chef aldrig ser. De står för ungefär 80 procent av företagets potential. Ett idésystem för ständiga förbättringar är ett utmärkt sätt att utveckla verksamheten till det bättre, säger Alan G Robinson under C2 managements seminarium ”Idéer är gratis”.
Han har tillsammans med Dean M Schroeder turnerat världen runt för att besöka företag och se hur de arbetar med ständiga förbättringar. Och att se om verktyget fungerar är enkelt.
– Återkommer samma problem ständigt har man inget idésystem. Idésystem åtgärdar problemen direkt. Dessutom är idéer gratis och innebär en stor konkurrensfördel eftersom de inte går att kopiera.
Idésystem för lättare vardag
Idésystem innebär att medarbetarna ska komma med idéförslag som kan förbättra verksamheten och framför allt underlätta det dagliga arbetet. Det kan vara allt från att flytta papperskorgen till att förbättra webbsidan eller investera i nya redskap. För att ta del av medarbetarnas kompetens och skapa ett välfungerande idésystem presenterar de båda forskarna en hel del konkreta tips. Att vara kreativ och att våga har roligt är nummer ett. Men för att nå ett kreativt klimat måste man lägga hierarkin åt sidan och våga komma med galna idéer som man kan bygga vidare på. Ingen kritik ska ges och det kan vara bra att ge sig ut från kontoret och möta kunderna.
– Man måste vara aktiv för att vara kreativ. Att rotera arbetsuppgifter kan vara ett bra sätt att vidga sina vyer och få nya perspektiv. Benchmarking är ytterligare en källa till kreativitet, säger Alan G Robinson.
Börja med små idéer
Att våga satsa på ett idésystem i kristider är inget problem enligt Dean M Schroeder. Istället är det nu som det är läge eftersom man ökar företagets kompetens. Dessutom finns det stora besparingar att komma åt.
– Börja med små idéer och genomför dem nu när det inte finns möjlighet att investera. Låt de små idéerna utvecklas till större som kan genomföras när det blir högkonjunktur. På så sätt kan man bli mer konkurrenskraftig när det vänder.
För att plocka upp idéerna och verkligen genomföra dem menar både Alan G Robinson och Dean M Schroeder att det krävs system och en ansvarig person. Till att börja med anser de att man kan använda sig av en så kallas ”idea-board” där alla kan skriva in sina idéer, hur de ska genomföras, av vem och till när. Dokumentet ska vara synligt men det är väldigt viktigt att idéerna väl blir genomförda så att medarbetarna känner sig delaktiga och tagna på allvar. För att lättare hantera idéer framöver menar de att ett system kan vara en bra investering. Att våga låta medarbetarna själva ta ansvar för att idéerna förverkligas är ett bra sätt för att öppna upp klimatet på företaget.
– På företag idag är det väldigt viktigt med medarbetare som kan tänka själva. Så låt dem göra det.
Alan och Deans tips till företag som ska börja med idésystem:
# Utbilda ledningen om ständiga förbättringar och idésystem.
# Öka kreativiteten på företaget. Ur kreativitet föds bra idéer men också lösningar på problem.
# Avsätt särskild tid eller låt det vara en del av det dagliga arbetet. Hitta ett sätt som passar just ert företag.
# Arbeta inte med idéer i tema utan låta alla idéer flöda fritt.
# Sätt ett krav på ett visst antal idéer från varje medarbetare per vecka eller månad. Det bidrar till att arbetet kommer igång och att det fortsätter.
# Ha inte ett belöningssytem, utan låt medarbetarna förstå att deras idéer förbättrar deras arbetssituation.
