Processorienteringens tre dödssynder – ”Dessa tar död på arbetet direkt”

Efter att ha ”halkat in via ett bananskal” på 90-talet har han inte släppt blicken från processorientering i verksamheter. Medan alla verksamheter ofrånkomligen har processer, vare sig vi vet om dem eller inte, kan en överblick påverka mycket enligt Ljungberg.

– Allt handlar inte om processer, men mycket gör det. Då kan vi jämföra hur vi gör idag med nya förväntningar och krav. Vilka processer bör träffas av detta? Vilka påverkas, vilka påverkas inte? Vad bör vi förändra? Det är en snabb väg till förenkling.

Medan en processorientering inte behöver vara perfekt för att fungera finns det tre käppar som helt stoppar hjulet enligt Anders Ljungberg – eller som han kallar dem: processorienteringens tre dödssynder.

– Dessa tar helt död på arbetet, förklarar han.

• 1. Kunden hamnar utanför ekvationen

En av dödssynderna är att försöka skapa och förstå processer utan att ha kunden i åtanke. Då riskerar man att få helt fel perspektiv av processerna, där den verkliga orsaken till processens existens kan slarvas bort.

– Om man haft IT-problem kan många känna igen sig i att få en notis om att ärendet avslutats fast din PC fortfarande inte fungerar. Någonstans har någon haft ett mekaniskt perspektiv och skapat en process där personalen checkat i en att-göra-lista och avslutat ärendet. Utan att kunden egentligen fått det som behövdes.

Detta perspektiv är inte ovanligt enligt Anders Ljungberg. En annan liknande problematik är att företag lätt glömmer bort slutprodukten i jakten på effektivisering.

– Ifall vi bara fokuserar på effektivitet och inte värdet kan det bli som att säga till kunden att ”du vet den här dåliga tjänsten eller produkten? Nu kan du få den dubbelt så snabbt!”.

• 2. Medarbetarna försvinner i arbetet – och därmed också relevansen

Ibland möter Anders Ljungberg verksamhetsutvecklare som är besvikna på att ingen av linjecheferna upplevs som speciellt engagerade eller intresserade av arbetet med processorientering.

– I sådana fall brukar jag fråga dem ifall de känt sig inbjudna i arbetet varav svaret oftast blir nej. Egentligen bör arbetet ta avstamp på golvet hos de som faktiskt driver verksamheten.

Här gäller det enligt honom att börja med att diskutera medarbetarnas utmaningar och bena ut vad som fungerar bra och inte. På det viset skapas relevans i materialet.

– För att engagera golvet krävs det att vi lyfter fram vilka problem som kan lösas med processorientering. Kanske finns det kvalitetsproblem? Eller är ledtiderna långa? Det är problem vi kan lösa tillsammans.

• 3. Ledningen blir osynlig

Ledningen sitter på kunskap som är relevant för att processerna ska bli så bra som möjligt. Ifall arbetet bara delegeras bort och sedan ignoreras riskerar därför viktig information att försvinna ur ekvationen.

– Risken är att processerna fortsätter att mätas och styras som alltid. Och man missar att utveckla processerna efter nya förutsättningar. Ofta förknippas processorientering med ordning och reda, och mycket mindre till värdeskapande konkurrenskraft.

För att engagera ledningen rekommenderar konsulten Anders Ljungberg att visa på möjligheterna i stället för att peka på krav och arbete som inte gjorts.

– Man behöver inte kritisera folk eller säga till folk att de gör fel. Man måste i stället visa vad en förändring kan göra, vilken nytta den kan ha. Det kommer väcka intresse och sätta bollen i rullning.