Inga produkter i varukorgen.
Experten löser ett kvalitetsproblem: Så fixar du kompetenskrisen i tre steg
Guide När en organisations kollektiva minne tynar och kvalitetsbristkostnaderna staplas på hög krävs en tydlig plan. Helena Granqvist, Lean-specialist, delar med sig av hur du löser krisen på kort, medellång och lång sikt.
Att drabbas av läckande kompetens och sjunkande kvalitet är ett inte helt ovanligt scenario enligt Helena Granqvist. Som Lean-specialist med lång erfarenhet av att hjälpa organisationer har hon sett hur lätt företag kan hamna i en nedåtgående spiral.
– Man hamnar i ett läge som bara handlar om att släcka bränder. Ju fler ”brandkårsutryckningar” man tvingas till, desto mer frustration väcks hos personalen. När folk slutar blir arbetsbelastningen ännu tyngre för dem som är kvar. Till slut ger även de mest hängivna upp. Det är en farlig utveckling, men tyvärr inte helt ovanlig, säger Helena Granqvist.
Vi lät Helena Granqvist analysera ett fiktivt kvalitetsproblem för att ta reda på hur man bryter mönstret av halvdana nödlösningar:
En tillverkande industri har drabbats av hög personalomsättning och stora pensionsavgångar. För att hålla igång produktionen har man tvingats ta in ett stort antal visstidsanställda och konsulter. Introduktionen har stressats igenom och de erfarna medarbetare som finns kvar hinner inte agera mentorer. Resultatet syns direkt i kvalitetsbristkostnaderna (KBK), som har fördubblats på kort tid på grund av handhavandefel och missade kontrollsteg.
Ledningen svarar med att kräva hårdare kontroller i slutet av kedjan (slutbesiktning), vilket har skapat en flaskhals och sänkt leveransprecisionen. Det strukturerade förbättringsarbetet har stannat av eftersom ingen har den djupa processkunskap som krävs för att hitta grundorsaker. Hur bedriver man ett hållbart kvalitetsarbete när organisationens kollektiva processminne och kompetens rinner ut genom dörren?”
Slutkontrollen = en falsk trygghet
Helena Granqvists första dom faller hårt över de utökade slutkontrollerna. Hon menar att det är en typisk nödlösning som ofta förvärrar situationen.
– Berget av extraarbete växer och personalen tvingas lägga tid på sådant som inte är värdeskapande. Även om tanken är god, så fungerar det inte i praktiken. I stället skapas ett kaos där säljare och kunder ringer och vill prioritera just sina produkter, vilket gör att personalen tvingas lägga tid på onödig administration, omplanering, leta material, flytta runt pallar och så vidare. Slutkontrollen blir dessvärre mer och mer ineffektiv.
Här är Helenas trestegsplan för att lösa krisen:
- På kort sikt: Rescue team och systematisk problemlösning
Det som brinner mest måste hanteras först. Helena rekommenderar att man omedelbart skapar ett så kallat ”rescue team”.
– Det här teamet måste vara tvärfunktionellt. Beroende på typ av flöde, bör det bestå av representant från ledningen, tillverkning, kvalitet och produktionsteknik, samt eventuellt compliance-ansvariga. Viktigast av allt är att de har mandat att fatta beslut och att ledningen kommunicerar en tydlig ”sense of urgency”.
Teamet ska analysera data för att se var det ”blöder” mest och utöva klassisk problemlösning: Hur, när och varför uppstår felen? Vilka är rotorsakerna? Hur eliminerar vi dem? Resultatet ska landa i konkreta åtgärder som gör det lätt att göra rätt, kan vara alltifrån checklistor till färgkodning eller passbitar. Leverantörerna spelar ofta en nyckelroll.
– Inför också daglig styrning som bör ske flera gånger per dag. Det är ett otroligt kraftfullt verktyg för kunskapsöverföring till nya medarbetare. Visualisera resan så att alla i organisationen ser framstegen, det skapar engagemang även hos dem som inte sitter i krisgruppen. - På medellång sikt: Värdeflödesanalys och inbyggd kvalitet
När de akuta bränderna är under kontroll är det dags att ta ett större grepp om kvalitetssystemet. Helena föreslår en ordentlig värdeflödesanalys för att identifiera flaskhalsar och kvalitetsproblem.
– Är montörernas instruktioner 30 sidor tung text eller enkla och tydliga beskrivningar med foton? Hur ser träningsupplägget ut för nyanställda? Vi behöver ge montörerna de bästa förutsättningarna för att kunna kontrollera sitt eget arbete. Det är det ideala tillståndet att sträva efter. - På lång sikt: Konstruera för ”Zero Defects”
På lång sikt handlar det om att bygga bort risken för fel redan vid ritbordet.
– Vi måste konstruera produkterna så att det blir praktiskt taget omöjligt att göra fel. Tänk på det som att koppla in en laddsladd i en dator, den passar bara på ett sätt. Blir man riktigt duktig på inbyggd kvalitet kan man i princip plocka bort både ankomst- och slutkontroller. Resurserna kan då i stället läggas på värdeskapande utveckling.
– Arbetsplatser som har ett väl fungerande kvalitetssystem har sällan hög personalomsättning. Folk trivs när det är ordning och reda, när man slipper släcka bränder och när ens förbättringsförslag tas på allvar, avslutar Helena Granqvist.
