Från riskjakt till möjligheter – här är skiftet i nya Iso 9001

Det har gått elva år sedan den förra versionen av Iso 9001 publicerades 2015. Sedan dess har förutsättningarna för många verksamheter förändrats.

Bengt Rydstedt pekar bland annat på förändrade värdekedjor, ny lagstiftning, snabb teknikutveckling och nya geopolitiska förutsättningar.

– Samhället förändras och det behöver den här standarden också göra eftersom den är så central.

Sista utkastet låg nära slutversionen

För organisationer som följt revideringen är innehållet inte helt nytt. Före den slutliga standarden har FDIS, Final Draft International Standard, funnits tillgänglig. Det är det sista utkastet i Iso utvecklingsprocess.

Enligt Bengt Rydstedt ligger den publicerade standarden i stora drag i linje med det utkast som Iso medlemsländer godkände.

– I stora drag följer nya ISO 9001:2026, den interna slutversion (Formal Draft International Standard) som ISOs medlemsländer godkände. Vissa justeringar av texterna har gjorts av ISO innan publicering av den nya standarden.

Möjligheter får större plats

En av förändringarna jämfört med 2015 gäller förhållandet mellan risker och möjligheter. Båda fanns med redan i den tidigare standarden, men enligt Bengt Rydstedt har tillämpningen ofta kommit att kretsa betydligt mer kring riskerna.

I den nya versionen skiljs risker och möjligheter tydligare åt. Tanken är att organisationer inte bara ska uppmärksamma vad som kan gå fel, utan också vad som kan utveckla verksamheten.

– Nu har vi delat upp det här och stärkt möjligheterna.

Vad en möjlighet är beror på verksamheten. Bengt Rydstedt nämner ny teknik, förändrad lagstiftning och andra förändringar i omvärlden som exempel.

Ett starkare fokus på möjligheter kan också påverka var frågorna hamnar i organisationen. Bengt Rydstedt menar att de i högre grad kan behöva diskuteras av den högsta ledningen.

– Större fokus på de här positiva möjligheterna. Att ta det till ledningsgrupp, styrelser och annat.

Etiskt beteende blir nytt krav

En annan tydlig förändring är att ledningen får ett nytt krav på sig att främja etiskt beteende.

För många större organisationer är frågan redan etablerad genom exempelvis uppförandekoder. I den nya versionen kopplas den tydligare till kvalitetsledningssystemet.

– Många har ju en code of conduct eller en uppförandekod, men kanske inte alla. Den frågan tror jag man behöver sätta sig in i. Vad innebär det för oss? Våra affärsrelationer, hur vi jobbar med vår personal och så.

Det nya kravet går hand i hand med ett starkare fokus på kvalitetskultur. Enligt Bengt Rydstedt handlar det om att kvalitetsarbetet inte ska bli något som ligger vid sidan av den ordinarie verksamheten.

– Det ska sitta i väggarna, hur vi jobbar systematiskt för att uppfylla våra kunders förväntningar med det vi gör.

Ny teknik kan bli en kvalitetsfråga

Teknikutvecklingen har funnits med under arbetet med den nya versionen. Däremot går standarden inte in på specifika tekniker.

AI nämns inte uttryckligen i standardens grundkrav. Iso 9001 ska kunna användas av allt från små tjänsteföretag till multinationella industriföretag och behöver därför fungera oberoende av en viss teknik.

Men teknikutvecklingen har varit en del av diskussionen.

– Att kunna hantera och använda och utnyttja ny teknik, det har vi absolut diskuterat.

Hur AI kan användas i kvalitetsarbetet är samtidigt en större fråga vid sidan av själva revideringen. Bengt Rydstedt beskriver bland annat diskussioner om hur tekniken skulle kunna användas vid införande och uppföljning av kvalitetsledningssystem och vid revision.

Anpassas till andra ledningssystem

Revideringen innehåller också förändringar i struktur och terminologi. Strukturen har anpassats till Iso övriga standarder för ledningssystem, så att de följer samma grund.

Det kan få betydelse för organisationer som kombinerar kvalitetsledningssystemet med exempelvis andra ledningssystem.

Även terminologin har setts över och arbetsgruppen har gått igenom standardens formuleringar i detalj.

Synen på dokumentation förändras däremot inte särskilt mycket. Organisationen avgör även fortsättningsvis vilken nivå av dokumentation som behövs. Det är en skillnad mot äldre versioner av Iso 9001, där dokumentationen kunde få betydligt större fokus.

Klimatkravet kom redan tidigare

Klimatförändringar är också en fråga som organisationer behöver väga in, men den förändringen kommer inte först med den nya versionen.

Ett tillägg om klimatförändringar gjordes redan till den tidigare standarden. Organisationer behöver därmed ta ställning till hur klimatförändringar är relevanta för verksamheten.

Bengt Rydstedt pekar på frågan som ett område att se över för organisationer som ännu inte har börjat arbeta aktivt med den.

Över 8 000 användare fick säga sitt

Arbetet med revideringen började flera år före publiceringen. Som en del av förarbetet genomförde Iso en studie bland drygt 8 000 användare och köpare av standarden.

Sverige har deltagit genom Sis och den svenska kommittén med företag och organisationer. Enligt Bengt Rydstedt var de svenska intressenterna tydliga med att de ville se en utveckling av standarden.

Samtidigt ligger grundidén kvar. Iso 9001 ska kunna användas i olika branscher och av organisationer av olika storlek. Kärnan är fortfarande att organisationen ska arbeta systematiskt för att möta kundernas behov med sina produkter och tjänster.

Börja med att titta utanför organisationen

För den som redan arbetar enligt Iso 9001 handlar övergången därför inte bara om att jämföra gamla och nya formuleringar. Bengt Rydstedt rekommenderar organisationer att börja med att undersöka vad som faktiskt har förändrats runt verksamheten.

Kunder och leverantörer kan ha börjat ställa andra krav. Branschen kan vara på väg åt ett nytt håll. Ny teknik kan skapa möjligheter som inte fanns tidigare.

– Titta egentligen på omvärldsförändringar i samhället som vi behöver väga in. Och också på intressenterna, sina kunder, leverantörer och andrar intressenter. Har de börjat ställa nya krav? Förändras branschen?

För certifierade organisationer väntar därefter en period för att anpassa sig till den nya versionen. Sis planerar också lanseringsevent, webbinarier och utbildningar under hösten.