Åsa Lindow om nya Iso 9001: ”En orolig marknad köper mer rådgivning än en trygg”

I stället tycker hon att organisationen ska börja med att ringa in det som faktiskt har förändrats. Därefter kommer det viktigaste: att förstå varför kravet finns och vad det är tänkt att åstadkomma i verksamheten.

Just tolkningen är enligt Åsa Lindow den svåra delen. Ett nytt eller förändrat krav säger inte automatiskt hur en organisation ska arbeta. Först behöver den som ansvarar för ledningssystemet förstå vad kravet försöker åstadkomma.

– Om vi inte förstår syftet med själva kravet, vad standarden tänker att vi ska åstadkomma som företag med detta, då kommer vi inte tolka det rätt. Och då kommer vi inte kunna lägga in det i det befintliga ledningssystemet där det passar bäst.

”Gräva där man står”

Nästa steg är att undersöka hur organisationen arbetar i dag. De nya skrivningarna om kvalitetskultur är ett exempel. Enligt Åsa Lindow kan arbetet redan finnas på flera håll i verksamheten, exempelvis i ledarskapet, rekryteringen och introduktionen av nya medarbetare. Det gäller därför att först få syn på det som redan görs.

– Man får gräva där man står. Allt det här har man ju, vad gäller ISO 9001, någonstans.

Om något faktiskt saknas blir nästa fråga därför inte vilket nytt dokument som ska skrivas, utan var förändringen passar bäst i det som redan finns. Kanske behöver introduktionen kompletteras eller frågan komma in tidigare i rekryteringsprocessen.

När svaret blir en ny policy

Det är här Åsa Lindow ser ett av de vanligaste misstagen. När ett krav är svårt att tolka blir lösningen lätt en ny rutin eller policy.

– Vi tror att svaret är att det ska dokumenteras någonting. Men det är inte svaret, svaret är att vi ska göra någonting.

Hon tar en policy på tre A4-sidor som exempel. Organisationen kan vara nöjd med dokumentet och tycka att innehållet är bra. Men det betyder inte att det har fått någon betydelse i vardagen.

– Jag kan ju läsa en policy som är på tre A4-sidor och fråga: ”Vad tycker ni om det här?” Då tycker alla att den är jättebra. Sedan frågar jag: ”Vad står det i den?” Då är det tyst.

När Åsa Lindow och hennes kollegor arbetar med redan certifierade företag händer det, enligt henne, att stora delar av dokumentationen kan tas bort eftersom den inte används i praktiken. I vissa fall handlar det om så mycket som 90 procent.

Därför vill hon hellre att den kvalitetsansvarige lämnar dokumentationen en stund och går ut i organisationen. För att förstå hur exempelvis kvalitetskultur fungerar räcker det inte att leta efter en rutin med rätt rubrik.

– Nu tittar jag i dokumentationen. Men det är inte där verkligheten är. Vi ska inte titta på kartan, jag måste gå dit och titta.

Kompetensen ligger i tolkningen

Hur stort arbetet med den nya versionen blir beror enligt Åsa Lindow mycket på kompetensen hos den som driver ledningssystemet.

Det räcker inte att kunna läsa standardtexten. Den behöver översättas till den egna verksamheten och kopplas till arbetssätt som faktiskt fungerar.

– Ska jag förstå syftet med hela standarden så spänner den ju över strategier ner till nitty-gritty-grejer. Min kompetens behöver sträcka sig från strategi till nitty-gritty, annars kommer jag aldrig kunna förstå hela standarden.

Har den ansvarige förmågan att förstå syftet bakom kraven och se var de hör hemma i verksamheten behöver övergången enligt henne inte bli särskilt omfattande.

Ändå ser Åsa Lindow hur en ny utgåva snabbt omges av kurser, workshops och budskap om att organisationer måste förbereda sig.

– Då börjar alla skriva: ”Nu kommer en ny utgåva.”, säger Åsa Lindow.

– Den typen av utskick funkar. Folk blir nervösa. Men storleken på förändringarna avgörs inte av standarden i sig, utan av hur branschen väljer att prata om den, och det finns ett enkelt skäl till varför den pratas upp: en orolig marknad köper mer rådgivning än en trygg, fortsätter hon.

Själv behöver hon omkring två timmar för att sätta sig in i förändringarna. Hon understryker samtidigt att det går snabbt eftersom hon arbetar med standarder varje dag. För den som inte gör det tar arbetet naturligtvis längre tid.

Men hennes poäng är att mer tid inte behöver betyda ett större ledningssystem.

Våga lita på verksamheten

Åsa Lindows råd är i stället att kvalitetsansvariga ska lita mer på den kunskap som redan finns i organisationen.

– Man ska våga känna att man har koll på sin verksamhet. Man ska våga vara stark i det.

Det gäller också när frågan dyker upp om vad revisorn kommer att säga. Åsa Lindow tycker att organisationen först och främst måste kunna stå för sitt eget sätt att arbeta.

– ”Vad säger revisorn om det?” Ja, men strunta i det.

De som arbetar med kvalitetsfrågorna känner i regel verksamheten tillräckligt väl, menar hon. Det är lätt att glömma när en ny standard kommer och uppmärksamheten riktas mot nya formuleringar och krav.

Och bråttom behöver det enligt Åsa Lindow inte vara.

– Det är ju som att säga till någon: nu behöver du städa sovrummet och du har tre år på dig.