Våga tänka om – så ligger du steget före i planeringen

I sin forskning har han följt organisationers planeringsarbete från 2021 och framåt, bland annat under covid-19-pandemin och halvledarbristen. Han har undersökt hur företag samarbetar, hanterar störningar och kan använda AI för att effektivisera arbetet.

En viktig slutsats är att planeringsprocesser behöver förändras i takt med verksamheten. Här är fem lärdomar från forskningen.

1. Våga förändra invanda arbetssätt

En planeringsprocess som fungerade bra när den infördes behöver inte vara lika användbar flera år senare. Nya förutsättningar kan göra att vissa arbetsmoment behöver förändras eller försvinna.

Sahil Ahmed menar att organisationer regelbundet behöver se över både planeringen och samarbetet mellan avdelningarna. Ibland räcker det att dela information, medan andra situationer kräver gemensamma diskussioner och beslut.

– När omvärlden eller organisationens situation förändras behöver processen uppdateras. Saker som tidigare var användbara kanske behöver tas bort och annat behöver läggas till, säger Sahil Ahmed.

2. Skapa snabbare beslutsvägar under kriser

Under covid-19-pandemin och halvledarbristen såg Sahil Ahmed att företagens ordinarie planeringsprocesser ofta var för tröga för att hantera snabba förändringar.

Organisationerna skapade därför tillfälliga arbetssätt vid sidan av, med möten dagligen eller varje vecka. Där kunde de snabbt gå igenom leveranser, materialbrist och förändringar i produktionen.

När situationen stabiliserades minskade behovet av de täta avstämningarna.

3. Ta vara på erfarenheterna efter krisen

Ett problem som Sahil Ahmed upptäckte var att organisationerna i stor utsträckning återgick till sina gamla arbetssätt när störningarna hade lagt sig, trots att de hade hittat nya sätt att planera.

– De säger att de är bättre förberedda inför nästa störning, men sådana här händelser kanske inte inträffar igen på tio eller tjugo år. Det finns egentligen inget sätt att veta om de faktiskt är bättre förberedda.

Enligt Sahil Ahmed behöver organisationer bli bättre på att ta vara på tidigare erfarenheter. Genom att komma ihåg vilka beslut och arbetssätt som fungerade kan de snabbare hantera liknande situationer i framtiden.

4. Bygg relationer och låt ledarna agera

När något oväntat händer räcker det inte alltid med tydliga rutiner. Forskningen visar också betydelsen av erfarenhet, ledarskap och samarbete.

Under halvledarbristen kunde företag exempelvis behöva fatta snabba beslut om stora inköp. Om de väntade för länge riskerade någon annan att få leveransen.

– Ledarna behöver vara involverade i den operativa delen för att kunna fatta snabba beslut. Men det handlar också om erfarenhet och om att veta vem i organisationen man behöver samarbeta med för att lösa problemet.

Att bygga relationer mellan avdelningar redan innan en kris uppstår kan därför göra det lättare att hitta rätt kompetens och agera snabbt.

5. Låt AI ta över delar av rutinarbetet

Sahil Ahmed har också undersökt hur AI kan effektivisera planeringsarbetet. Flera uppgifter kan redan automatiseras, exempelvis att samla och strukturera information, upptäcka avvikelser och ta fram underlag för prognoser.

Organisationer behöver inte heller införa AI överallt samtidigt, utan kan börja där det redan finns användbara data och tydliga arbetsuppgifter.

– Man kan inte få allting perfekt från början. Ibland har man redan data som gör att AI kan användas inom vissa områden. Då tycker jag att man ska börja där i stället för att vänta på det perfekta tillfället.

Samtidigt visar forskningen att människans erfarenhet och omdöme fortfarande behövs, särskilt när oväntade händelser gör informationen svår att tolka.