Från enkät till åtgärd – ny metod ska stärka arbetsmiljöarbetet

Han är verksamhetsutvecklare på arbetsmiljöenheten och friskvårdsteamet i Region Jönköpings län och disputerade vid Jönköping University i oktober.

Företagshälsan ska kunna ge stöd i arbetsmiljöarbetet, men mycket av arbetet har enligt Patrik Haraldsson traditionellt riktats mot enskilda medarbetare, exempelvis genom rehabilitering och stöd kring levnadsvanor.

– Det tyder på ett behov av ett annat sätt för företagshälsan att arbeta och stödja verksamheten.

Det blev utgångspunkten för hans forskning: Hur kan företagshälsan hjälpa verksamheter att inte bara identifiera arbetsmiljöproblem, utan också göra något åt dem och följa upp resultatet?

Från enkät till arbetssätt

I centrum för forskningen står SMAK, strukturerad multidisciplinär arbetsmiljökartläggning. Metoden bygger på en enkät som fångar fysiska, miljömässiga samt organisatoriska och sociala aspekter av arbetsmiljön. Medarbetarna får både skatta olika arbetsförhållanden och beskriva sina erfarenheter i fritext.

Kombinationen ger enligt Patrik Haraldsson en bredare bild av problemen. Om medarbetarna exempelvis skattar obekväma arbetsställningar som ett stort problem kan fritextsvaren visa när och var problemen uppstår och vad de hänger samman med.

– Det ger en djupare förståelse, säger han.

Men kartläggningen är bara första steget. Det är vad som händer efteråt som gör SMAK till en arbetsmetod.

– Jag kan inte bara ha en enkät. Det är ingen metod. Och jag kan inte bara ha en lång lista med interventioner, utan jag måste på något sätt ha en struktur.

Arbetssättet omfattar därför kartläggning och riskbedömning, val och genomförande av åtgärder, medarbetarnas delaktighet och återkommande uppföljning.

Testades under pandemin

Patrik Haraldsson och hans forskarkollegor prövade arbetssättet på en klinik inom internmedicin och geriatrik under covid-19-pandemin.

Först kartlade de arbetsmiljön. En referensgrupp fick sedan diskutera om resultaten stämde, vad problemen kunde bero på och vad verksamheten kunde göra åt dem. Därefter gick underlaget vidare till klinikens ledning, som kunde genomföra åtgärder.

Tre månader senare började processen om.

– Det var en tre månaders iterativ process, säger Patrik Haraldsson.

Kliniken genomförde framför allt organisatoriska förändringar. Bland åtgärderna fanns ökad bemanning, arbetsrotation, tid för daglig reflektion, färre vårdstudenter och rekrytering av en mentorchef.

Men projektet blottlade också en svårighet som skulle få betydelse för den fortsatta utvecklingen av arbetssättet: att identifiera ett problem är inte samma sak som att veta vilken åtgärd som fungerar.

De som har problemet behöver vara med

Referensgruppen bestod av personer från olika yrkesgrupper och delar av verksamheten. Tanken var att den breda representationen skulle skapa delaktighet. Men gruppen hade svårt att ta fram skräddarsydda åtgärder.

– Det verkade ha varit svårt för dem att komma med lösningar, säger Patrik Haraldsson.

Problemet blev tydligt när resultaten bröts ned. Om exempelvis undersköterskor på en viss enhet upplevde problem med tunga lyft var det inte självklart att en bred referensgrupp kunde förstå deras arbetssituation tillräckligt väl för att hitta rätt åtgärder.

– De hade kanske svårt att förstå hur det var att vara undersköterska på enhet B och uppleva problem med tunga lyft.

Den erfarenheten har påverkat hur Patrik Haraldsson arbetar med metoden i dag. I stället för att enbart titta på verksamhetens övergripande resultat bryter de ned dem för att identifiera vilka grupper som har vilka problem.

– Det kan bli väldigt specifikt, att det är undersköterskorna på enhet B som har problem.

Nästa steg kan då vara att samla just den gruppen i en workshop för att diskutera orsaker och möjliga lösningar.

– Det blir väldigt intressanta diskussioner när vi faktiskt sätter oss ner tillsammans med undersköterskorna på enhet B och försöker skräddarsy insatser.

Den delen av arbetssättet har inte utvärderats vetenskapligt i avhandlingen. Patrik Haraldsson beskriver den som en vidareutveckling utifrån erfarenheterna i projektet.

Företagshälsan följer hela processen

SMAK innebär också en annan roll för företagshälsan. Tanken är inte att experterna ska komma in med en färdig lista över lösningar. I stället ska de hjälpa verksamheten genom hela förbättringsarbetet.

– Man har inte färdiga paketlösningar utan sätter sig ner i dialog och bygger arbetet.

Företagshälsans arbete slutar därmed inte när en enkät är genomförd och resultatet presenterat. Den ska också stödja verksamheten när åtgärder tas fram och genomförs. Och redan från början ska det dessutom vara bestämt att arbetet följs upp.

– Redan på förhand beslutar man att vi kommer tillbaka, så att det blir hela de här cyklerna.