Inga produkter i varukorgen.
Så funkar kvalitetsövningar – och därför är det värt det
Förbättringsarbete Övar din organisation på kvalitet? Inte? Även om det inte råder standardkrav på övning så rekommenderar Qvalify att man stresstestar systemet. Här kommer några tips för att börja.
Foto: Adobe Stock
”Övning ger färdighet” är ett vanligt uttryck. Vissa saker är mer vedertagna när det kommer till övning, såsom sport, multiplikationstabellen eller att öva på att utrymma byggnader vid brandlarm. Men att öva på kvalitet verkar rätt så främmande, i alla fall att döma av en liten webbenkät redaktionen gjorde i januari. Webbesökare kunde svara på frågan ”Hur ofta har ni kvalitetsövningar på arbetsplatsen?”, och av 56 svarande var det 25 som valde svarsalternativet ”vad är det?”. Endast fem personer svarade att de regelbundet övade på kvalitet.
Alla övningar går ut på att simulera händelser för att förbereda sig på situationer som organisationen kan komma att ställas inför.
Att öva på kvalitet handlar om att lokalisera kritiska funktioner i organisationens processer, och att simulera olika scenarion för att testa kvalitetssystemets reliabilitet, menar Lars Björkeström, revisionsledare på Qvalify. Tänk på frågan ”Vad behöver vi öva på för att säkra den dagliga driften?”.
Inget krav att sätta systemet på prov
Det finns inget direkt krav på kvalitetsövningar i Iso 9001:2015, och det kan tyckas att så länge processer, rutiner och roller är tydliga i ledningssystemet, bör kvalitetsövningar inte vara nödvändiga. Internrevision och riskanalys i alla ära, men Lars Björkeström vill att fler sätter systemet på prov.
– Vi måste testa att allt fungerar. Plocka bort projekt- eller kvalitetsledaren och se ifall andra kan hitta rätt i systemet. Har man ätt beredskap så kommer man långt, säger Lars Björkeström och fortsätter:
– Kolla på er processkarta och avgör vilka processer som är helt avgörande. Säg att något skulle stoppas, vad händer då? Hitta era kritiska punkter.
Det kan vara att en nyckelperson är sjuk eller på annat sätt frånvarande, eller att IT-system slås ut av en attack. Om man övar på hypotetiska scenarion så kan man hitta nya möjligheter till förbättringar, menar han. Sparas viktiga dokument på rätt ställen? Får anställda rätt utbildning?
Har du något konkret exempel på en organisation som är exemplarisk när det kommer till kvalitetsövningar?
– Nej, tyvärr har jag inga exempel än. Vi är inte vana vid att göra det, men det är bra att öva. Det är så man vet att folk besitter rätt kunskap, säger Lars Björkeström.
Lista
4 tips för att öva på kvalitet
- Bestäm vad organisationen behöver öva på.
- Ta fram ett övningsprogram och sätt spelregler. Det blir inte bra om någon tror att det är skarpt läge!
- Planera genomförandet. Hur ofta ska övningar ske?
- Genomför och utvärdera.
