Så använder Postnord kvalitet för att styra i en dubbel omställning

– Vår verksamhet för att skicka brev är anpassad för större volymer än vad vi ser nu och för att svara mot framtida utveckling. Vi arbetar med att snabbt anpassa verksamheten till marknaden, säger Johan Kjörk.

Samtidigt förändras kundernas förväntningar i takt med e-handeln. När fler beställer på nätet blir paketlogistik en allt större del av uppdraget. Konsekvensen blir en ovanlig kombination: att skala ned i ett affärsområde och bygga upp i ett annat – parallellt, i samma organisation.

I Danmark har Postnord slutat dela ut vanliga brev, medan Sverige gått över till varannandagsutdelning. För Johan Kjörk är det danska fallet relevant – men inte ett enkelt facit.

– Brev är fortfarande en viktig del av vår verksamhet. Trots förändringarna delas det fortfarande ut betydande mängder brev, både i Danmark och i Sverige. Samtidigt är systemet helt enkelt dimensionerat för en verklighet som inte längre finns. Därför anpassar vi verksamheten i relation till marknaden.

Det är viktigt att ha i åtanke att Postnord fortfarande är en viktig samhällsfunktion som riskerar att gå förlorad om systemet monteras ned helt, menar Johan Kjörk.

– Det är tråkigt att prata om det, men vi lever i en värld som är lite farligare. Det är lätt att digitalisera och montera ner analoga system i en värld som är säker och trygg. Men vi har inte riktigt den lyxen längre.

Han tar Ukraina som exempel.

– Tittar vi på våra vänner i Ukraina ser vi att posten där har en mycket stor roll. Brev och liknande försändelser är fortfarande avgörande i ett land som lever i djup kris.

Att utsättas för stora förändringar innebär alltid en risk för organisationer att tappa helheten. Under flera år har Postnord blivit allt duktigare på att decentralisera. Baksidan kan vara att den gemensamma koordineringen och systematiken inte fullt ut hänger med.

Sedan 2024 har Postnord därför gjort ett omtag på processorienteringen – för att minska silos, få bättre överblick och skapa förutsättningar för att mer effektivt optimera verksamheten.

– Vi har jobbat stenhårt med det sedan 2024, och börjar se konsekvenserna nu. Vi får en betydligt bättre helhetsbild av vad vi gör och hur vi arbetar.

För honom är kärnan att få ihop tre nivåer: den långsiktiga idén, hur bolaget vill arbeta – och människors vardag i verksamheten. Kvalitet blir inte “kvalitetsavdelningens projekt”, utan en struktur som ska hjälpa organisationen att leverera bättre i praktiken.

– Min dröm är att vi har lyckats koka ner något som är väldigt komplext, så att det känns enkelt, naturligt och tydligt driver affärsmålen.

Det Johan Kjörk beskriver som den största framgången hittills är inte en enskild förbättring. Det är att både ledning och verksamhet tagit sig an kvalitetsfrågorna med allvar – och samtidigt ställt krav på att kvalitetsarbetet faktiskt ska skapa värde.

– Det jag är allra mest glad och stolt över är hur både vår ledning och vår vd har tagit sig an kvalitetsfrågorna. Väldigt seriöst och med höga krav på att det vi gör ska skapa affärsnytta och stödja verksamheten.

Rollen som kvalitetschef på Postnord är mer verksamhetsnära än man skulle kunna tro.

– Veckorna är splittrade mellan huvudkontor, distansarbete och möten ute i olika delar av produktionen. Ena stunden långsiktiga resonemang om kvalitetsstrategi – nästa en workshop där processer ritas upp på en whiteboard tillsammans med operativa team.

– Gillar man omväxling så är det hundra procent. Jag sitter nästan aldrig på samma stol mellan förmiddagen och eftermiddagen en arbetsdag.

Det som ger mest energi är när han ser att förståelsen plötsligt klickar till hos chefer och medarbetare: när processorientering och ledningssystem inte blir ett administrativt lager, utan ett arbetssätt som upplevs som meningsfullt och värdeskapande.

– När man ser i ögonen att någon har fått syn på en längre horisont av det de faktiskt gör. Det är fantastiskt.

I ett bolag som behöver anpassa sig till färre brev men kraftigt ökande paketvolymer blir kvalitet ett sätt att hålla ihop parallella system. Kvalitet blir inte en stabil normal att optimera, utan ett sätt att få flera verkligheter att fungera samtidigt.

– Att verkligen säkerställa att allt vi gör är värdeskapande i slutändan för kunden – det är det som ska hålla mig vaken på nätterna, säger Johan Kjörk.