Mellanchefen – nyckeln i förändringsarbetet

När ett företag står inför ekonomiska neddragningar eller organisatoriska förändringar faller detta på den första linjens chef, det vill säga den chef som är närmast medarbetarna i organisationsschemat. Här ska besparingar som på papperet beskrivs i kronor eller antal tjänster omsättas till verklighet.

Klämd mellan högre chefers och medarbetares krav ska mellanchefen genomföra beslut på ett sätt som både känns meningsfullt för medarbetarna och tillfredsställer ledningen.

Förmåga att översätta

I allt förändringsarbete spelar därför mellanchefen en nyckelroll. För att lyckas krävs både kreativitet och en slags översättarkompetens.

– Mellanchefens förmåga att översätta den förändring som ska genomföras till något som har en innebörd för medarbetarna, något som de kan relatera till och känna engagemang för, är en viktig egenskap för att lyckas, förklarar Anders Söderholm, professor vid Handelshögskolan i Umeå, som tillsammans med Niklas Wahlström studerat mellanchefer inom både privat och offentlig sektor.

Positivt budskap

Han berättar om en BB-klinik som fick ett stort sparpaket över sig. I stället för att prata om nedskärningar och uppsägningar förklarade klinikchefen att han ville att de skulle börja jobba på ett nytt sätt där man inte längre betraktar barnafödandet som en sjukdom. Med det perspektivet kunde verksamheten utformas på ett annat sätt, med bland annat fler föräldrarum och möjlighet för papporna att sova över. Därmed minskade också personalbehovet.

Genom att formulera om sparpaketet till ett budskap som medarbetarna kunde ta till sig skapade han en mer positiv inställning till de neddragningar som trots allt skulle göras. Detta menar Anders Söderholm är ett gott exempel på hur man kan få med sig medarbetare på svåra förändringar.

– Visst, han var tvungen att göra en del uppsägningar i början, men de som blev kvar kunde arbeta med omorganisationen utan oro för ytterligare uppsägningar. Det gav också en helt annan skjuts i utvecklingsarbetet.

Tiden räcker inte till

Men mellanchefens utmaningar handlar inte bara om att vara stötdämpare mellan ledning och verksamhet. Pressen kommer också från andra håll. I dagens organsationer har mellanchefen fått ett större ansvar när det gäller verksamhetens långsiktiga utveckling, samtidigt som det dagliga arbetet tar allt mer av mellanchefens uppmärksamhet. Och när det hela tiden är de kortsiktiga problemen som ska lösas får de mer strategiska frågorna stryka på foten.

– Mellanchefen har fått ett utökat verksamhetsansvar jämfört med tidigare, samtidigt som arbetsuppgifterna blivit otydligare, berättar Anders Söderholm. Många saknar också verktygen för att hantera de långsiktiga verksamhetsfrågorna.

Men det finns knep. För att hantera sin stressade tillvaro har många mellanchefer bakat in de långsiktiga frågorna i de dagliga rutinerna. Vissa bokar in tid i kalendern då de helst arbetar hemifrån för att inte bli störda, andra avsätter dagar då de träffar en kollega eller mentor för att diskutera verksamhetsfrågor.

Boka in tid

– En mellanchef som vi varit i kontakt med berättade att hon hade en dag i månaden inbokad då hon träffade sin tidigare chef för att grilla korv och ventilera verksamhetsfrågor, berättar Anders Söderholm som konstaterar att det ändå är få mellanchefer som inte trivs med sitt jobb, stressen till trots.

Samtidigt påpekar han att mellanchefen är den viktigaste bäraren av de förändringar som företaget måste göra för att överleva på lång sikt. Får man inte med sig mellanchefen stannar förändringsarbetet upp och därför ligger det på de högre chefernas ansvar att se till att mellanchefen har möjlighet att systematisera sättet att jobba med de långsiktiga frågorna, exempelvis genom att finnas med som stöd och support.

Tydliggör uppdragen

– Det är också viktigt att de högre cheferna ger mellancheferna tydliga uppdrag om vilka frågor de bör lägga tyngden på under det kommande året, betonar han och förklarar att det gör det betydligt lättare att lägga kraften på rätt saker.

Dessutom tycker Anders Söderholm att det är viktigt att man som blivande mellanchef inte tar på sig ett alltför otydligt uppdrag utan att först ta reda på vad företagets målsättningar innebär för egen del.

– En av de första frågorna en blivande mellanchef bör ställa till sin chef är ”hur kommer du att utvärdera mig om ett år?”. Kan inte chefen svara på detta ska man inte ta jobbet.