Fyra nycklar för att få ut nyttan av digitala satsningar

Johan Magnusson beskriver resultatet som ett tecken på att organisationerna behöver professionalisera arbetet med nyttorealisering.

– Jobbar ni med digitalisering? Ja, det är klart vi gör. Ger det någon effekt? Ingen aning.

Svag nyttokontroll påverkar också möjligheten att prioritera mellan olika satsningar. När effekten är otydlig blir det svårare att veta vilka initiativ som bör få resurser och vilka som bör väljas bort.

1. Formulera effektmålet från början

Ett första steg är att tydligare definiera vad satsningen ska åstadkomma.

– ”Digitalisera lite grann” är inget bra effektmål.

Effektmålet behöver gå att använda både när satsningen prioriteras och när resultatet senare ska följas upp. Han pekar på att kvaliteten i effektmålsformuleringarna ofta är låg.

I vissa fall börjar processen med att någon har en idé och att det finns pengar tillgängliga. När målbilden är vag följer problemet med genom hela satsningen.

Johan Magnusson beskriver vidare processen som underprofessionaliserad i många offentliga organisationer.

– Vi skriver inte rätt effektmål. Det är någon som har en idé. Och så, finns det pengar? Ja, det fanns lite pengar. Okej. Och så kör man på det och sedan har man inget lärande.

2. Ge någon ansvar för att hämta hem nyttan

Ett tydligt effektmål behöver också kopplas till ett tydligt ansvar.

– Du kan inte prioritera ett projekt om det saknar effektmål, om det saknar effekthämtningsansvarig. Det går ju inte.

Den ansvariga behöver följa vad som händer även efter att en lösning har införts. Annars finns risken att projektet avslutas samtidigt som uppföljningen av den tänkta nyttan upphör.

Johan Magnusson lyfter två grundkrav: effektmålet ska uppfylla tydliga kvalitetskriterier och det ska finnas en person med ansvar för att nyttan realiseras.

3. Höj kraven innan satsningen prioriteras

De två första nycklarna påverkar också vilka projekt som bör få klartecken.

Om underlaget saknar tydliga effektmål eller ansvar för effekthemtagningen behöver det kompletteras innan satsningen prioriteras.

Det ger organisationen bättre förutsättningar att bedöma olika initiativ mot varandra. Frågan blir vilken verksamhetseffekt satsningen förväntas skapa, vilka resurser som krävs och hur utfallet senare ska bedömas.

Prioritering hör också till de områden där rapporten visar en relativt låg mognad. Han ser en tydlig koppling mellan prioritering och nyttokontroll.

– Vi är jättedåliga på att välja rätt grejer att satsa på.

4. Följ upp nyttan efter införandet

Uppföljningen behöver fortsätta efter att systemet eller lösningen har tagits i bruk.

Johan Magnusson tar som exempel en verksamhet som får pengar till en satsning som förväntas minska kostnaderna med tio procent.

Några år senare behöver organisationen kunna återvända till effektmålet och se vad som faktiskt har hänt.

– Du sa att du skulle spara tio procent av dina kostnader med hjälp av den här lösningen. Nu tre år efter, har du tio procent lägre kostnader?

I offentlig verksamhet kan frigjorda resurser snabbt användas till andra behov. Då behöver organisationen fortfarande kunna följa vad satsningen har gett och hur den realiserade nyttan har använts.

– Du behöver realisera nyttan om det är det du har motiverat din satsning genom.

Arbetssättet behöver heller inte innebära en omfattande ny styrmodell.

– Det är väldigt små grejer som behövs att få till när det gäller just utvecklingsdelen. Ha effektmål som uppfyller kvalitetskriterier. Ha en tydlig ansvarig för att ta hem nyttan.

Rapportens urval är självselekterat. Resultaten ska därför inte tolkas som representativa för hela den offentliga sektorn.