Processerna används inte i ISO 9001

Bortkastad tid eller en utmärkt grundsten för kvalitetsarbete. Åsikterna om effektiviteten i Iso 9001 skiljer sig åt. Därför valde Kvalitetsmagasinet tillsammans med konsultföretaget Certway att helt enkelt kolla läget bland svenska företag: Är Iso 9001 en hyllvärmare eller ett effektivt förbättringsverktyg?

Något som är slående är att nästan alla svarande anser att Iso 9001 faktiskt ger bättre ordning och reda. Många tycker också att personalens engagemang i kvalitetsfrågor har ökat sedan man införde ledningssystemet.

– Jag blev överraskad av att så många är positiva till kvalitetsledning. När man skickar ut den här typen av enkäter svarar ofta de som negativa, säger Gunilla Mattsson, vd på konsultföretaget Certway.

Kunden viktig

Något som förvånar Bozena Poksinska, forskarassistent vid avdelningen för kvalitetsteknik på Linköpings universitet, är att kundkrav fortfarande uppges som en viktig anledning till att företagen väljer att certifiera sig. Två av de som svarat kommenterar så här: ” vi certifierade oss för att inte förlora en befintlig kund” en annan skriver ” En påtryckningsfaktor för att komma in i ett stort företags organisation när det går trögt”

– När jag skrev min avhandling om Iso 9001 för fem år sedan kunde jag se en utveckling där kundkrav blev en mindre viktig anledning till att företagen certifierade sig. Istället var den viktiga moroten kvalitetssystem som gav verksamhetsnytta. Jag trodde faktiskt att kundkravens tid som motivering var förbi, konstaterar Bozena Poksinska.

En annan sak som framkommer i temperaturmätningen är att hela 30 procent av de svarande inte anser sig ha någon nytta av de processmätningar som Iso 9001 medför.

En person skriver: ”Vissa delar av mätningen gör vi enbart för att uppfylla standarden”

– Processorientering är basen i Iso-systemet, men jag tror att många fortfarande inte arbetar processtyrt. Man kartlägger sina processer, men sen stannar arbetet där och blir inte mer än just en kartläggning, kommenterar Bozena Poksinska som känner igen sig i de här resultaten. Studier som Linköpings universitet genomfört visar samma sak. En av anledningarna till att processerna inte hittat hela vägen ned till företagen tror Bozena Poksinska beror på att många revisorer trycker på exempelvis avvikelsehantering men inte på att företagen ska jobba processorienterat. Kontentan blir att företagen utvecklar väl fungerande system för avvikelsehantering men lägger mindre energi på sina processer.

– Jag skulle förvänta mig att certifierade företag har en väl fungerande processmätning eftersom det är ett bra stöd i förbättringsarbetet, men så är tydligen inte fallet.

Även Gunilla Mattsson är förvånad över att så få tycker sig ha nytta av processuppföljningen.

– Får man rätt nyckeltal är det ju guld värt. Det här måste betyda att företagen inte förstår vitsen eller vad de ska mäta. Det här är viktig information för revisorer. De måste leda företagen rätt, exempelvis genom att hjälpa dem att koppla ekonomiska nyckeltal till processerna.

Bra med avvikelser

Något som företagen däremot har nytta av den avvikelsehantering som Iso 9001 medför. Tydliga krav och väl utvecklade system som talar om hur man ska arbeta har blivit ett bra hjälpmedel. Det är också tydligt att företagen faktiskt inte lägger särskilt mycket tid på att administrera systemen som man skulle kunna tro. Hälften lägger ned max några timmar per månad.

–Många har uppfattningen att Iso 9001 är krångligt och kräver mycket administration. Jag tror att det ryktet hänger kvar från standardens barndom då det fanns idiotkrav på uppföljning och dokumentstyrning ned i minsta detalj. Idag ser det inte ut så, säger Gunilla Mattsson.

Radikala genombrott

Iso 9001 har de senaste åren blivit mindre av en snackis och mer av en bas för många svenska företag. Har då Iso 9001 fortfarande en viktig roll att spela, eller har Sex Sigma och Lean Produktion tagit över?

– Bedömning är subjektiv, men jag skulle svara att ledningssystemets roll har försvagats. Iso 9001 är inget som leder till radikala förändringar eller genombrott. Däremot är det en grund som skapar ett gemensamt språk mellan underleverantörer och uppköpare och där fyller det en viktig roll, säger Bozena Poksinska.

Visste du att: I december 2008 fanns 982 832 certifikat fördelade på 176 olika länder. 46 procent av certifikaten finns i Europa och 36 procent i Asien. 5 377 svenska företag var då certifierade enligt ISO 9001:2000/2008. Från början var Iso 9000 en europeisk standard och 1993 fanns 83 % av alla certifieringar i Europa. Idag certifieras allra flest företag i Kina! För mer statistik: www.iso.org

Fakta om undersökningen

Undersökningen skickades ut i form av en enkät till 100 tjänsteföretag och mekaniska verkstäder av varierande storlek under maj 2010. Av dem valde 39 att svara.

Här är resultaten:

Vanligaste anledning till att företagen valde en ISO 9001-certifiering

Kundkrav

Ville få bättre ordning och reda på företaget

Ville stärka vår marknadsposition

Så involveras personalen i kvalitetsarbetet

Förbättringsförslag

Revisioner

Avvikelserapporter

Utbildning

Så drar företagen nytta av iso 9001-certifieringen

Har fått bättre ordning och reda

Har fått personalen mer engagerade i arbetet

Har stärkt sin marknadsposition

Har minskat sina interna kvalitetskostnader

Här tillför kvalitetsledningssystemet företagen MEST

Kvalitetsmål

Ledningens genomgång

Interna revisioner