Bromölla tror på förändring

Ring. Ring. Ring. Telefonens ringsignal ljöd ständigt i receptionen och hos handläggarna i vuxengruppen under telefontiden på individ- och familjomsorgen, IFO-enheten. Idag är signalfrekvensen inte i närheten av vad den har varit. I februari drog enhetens arbete med att bli systemtänkare igång. Ett arbete som hela Bromölla kommun ska genomgå under projektet Bäst, Bromölla Är Systemtänkare.

Socialsekreterare Marianne Ek och socialchef Susanna Wahlman-Sjöbring bildade tillsammans med fyra personer på enheten en grupp som inventerade enhetens arbetssätt. De analyserade vad av arbetet som var värdeskapande och vad som behövde förändras för att skapa värde.

– Vi gjorde en gedigen genomgång där vi tittade på verksamheten ur flera olika perspektiv. Det blev väldigt tydligt vad som görs i onödan. Målet blev att vi ska jobba mer utifrån klienten och bli mer flexibla i vårt arbetssätt, berättar Marianne Ek.

Tufft arbete

Gruppen tog fram flödesscheman och grafer samt tog sig en rejäl funderare på hur problem skulle lösas och ett perfekt arbetssätt uppnås. Personalenheten som redan börjat arbeta enligt den nya metoden var med under uppstarten och delade med sig av sina erfarenheter. Dessutom hjälpte två konsulter samt kommunens utvecklingsansvariga Patrik Öhman och Jennika Anderberg till. Under arbetet involverades också övriga IFO-medarbetare successivt för att de skulle kunna komma med idéer och förslag på förändringar.

Enligt Susanna Wahlman-Sjöbring har det varit ett tufft arbete och det fanns en del spänningar på avdelningen som kom upp till ytan när man började prata om systemtänkande. Detta krävde både energi och tid.

– Det kan vara jobbigt att inse att man ofta arbetar efter sina egna behov och inte kundens, som man tror. Det är en fas som både jag som chef och medarbetarna gick igenom. Som chef gäller det att vara prestigelös och våga kritisera sitt system, samt lita på sina medarbetare, förklarar Susanna Wahlman-Sjöbring.

När knutarna väl var utredda tog gruppen fram ett antal principer att jobba efter, exempelvis mål som att minimera antal kontaktpersoner och att samarbeta mer för att göra rätt bedömningar.

Tro på förändring

För tillfället är enheten inne i experimentfasen, där förbättringsidéer mottas med öppna armar och testas. Några förändringar har redan visat sig vara lyckade. Idag har man slopat telefontiderna hos handläggarna i vuxengruppen för att klienterna ska kunna ringa när de har möjlighet. Receptionen kan ge direktnummer till socialsekreterarna som också har fått mobiler för att lättare kunna vara tillgängliga för sina klienter.

– Klienterna blir så klart positiva då de slipper känna panik över att inte få hjälp i tid. Belastningen i receptionen minskar samtidigt som socialsekreterarna upplever ett mindre tryck och får en lugnare arbetsvardag, säger Marianne Ek.

De har också börjat med en nybesökspärm. Där listas tider för nybesök och socialsekreterarna skriver själva upp vilka tider de finns tillgängliga för detta. Detta har inneburit att väntan för besökstid har minskat med en vecka. Även ansökningsblanketterna har fått sig en omgång. Mycket av den information som besökarna skulle fylla i visade sig vara onödig och togs bort och numera kompletteras blanketterna med tydlig information om vad som ska finnas med. Allt för att förenkla för klienterna och för att få så mycket information som möjligt redan vid första mötet.

– Än så länge har alla nya arbetssätt vi testat visat sig fungera. Det är så klart viktigt att man tror på de förändringar man gör. Men det viktigaste har nog varit att det föds en mängd idéer och att man känner sig mer sedd som socialsekreterare, poängterar Marianne Ek.

Äta en elefant

I höst kommer Bromölla kommun att genomgå en omorganisation. Då kommunen inte har ett kundcenter kommer de att jobba med något som kallas Bromölla Direkt som är tänkt att bli den första kontakten med kommunen. I det arbetet kommer man att använda sig av analysen från projektet Bäst. Vad som händer därefter kan Patrik Öhman inte ge några helt raka besked om. I dagsläget ser det dock ut som att hemtjänsten och äldreomsorgen kommer att ta klivet in systemtänkandets värld.

– Hur äter man en hel elefant? Jo man måste äta den bit för bit, säger han med ett skratt.

Så har personalenheten jobbat vidare:

I nummer 1:2010 berättade vi om personalenheten på Bromölla kommun som var först ut med att arbeta med systemtänkande enligt Vanguard-metoden. Det innebär att man för över tankesättet Lean produktion till tjänsteorganisation.

Bättre kommunikation med kunderna var prio ett för Bromölla kommuns personalenhet vars kunder är kommunens chefer, politiker, fackliga representanter och medarbetare. Istället för att ge all tänkbar information till sina dem började de fråga kunderna vad de ville ha och behövde. Enheten anordnar bland annat chefsfrukostar för kommunens chefer och istället för att själva sätta agendan införde de ett tema för varje möte som cheferna sedan får prata fritt runt.

Men arbetet slutade inte med det. Freddy Sörensen, chef på enheten, berättar att man idag är mer noga med att ge rätt service och att man hittat fler förbättringsmöjligheter. Efter att ha jobbat ett tag kallade de en fokusgrupp bestående av ”blandade” kunder som fick ge sin syn på enheten och vad de ville skulle förbättras. Idéer forsade in. Nu finns varje medarbetare på personalenhetens arbetsfördelning beskrivet på intranätet för att kunderna lättare ska veta vem de ska vända sig till.

Utanför varje medarbetares dörr sitter en liten whiteboard där de skriver in om de är borta, var de är och när de är tillbaka. Besökare kan också lämna ett meddelande.

– Det förenklar också mitt och medarbetarnas jobb mycket eftersom man har koll på var alla är och när man kan få tag i varandra, säger Freddy Sörensen.

En annan förbättring är att man försöker samordna ronder för exempelvis arbetsmiljö och brand för att spara både tid och arbete.

– Men viktigast är att det har blivit roligare att jobba när man vet att man jobbar bättre.