Så skapas samsyn kring Lean i ledningsgruppen

Det var dags för den första strategisamlingen för en nykomponerad ledningsgrupp. Vd:n för företaget började med att ta fram ett blädderblock där han ritade upp företagets Lean Produktions System presenterat som ett hus, inspirerat av Toyotas produktionssystem (TPS).

Vd:n gick sedan igenom varje del i systemet och förklarade de olika delarna och principerna mer i detalj. Under sessionen ställde vd:n ett antal frågor till ledningsgruppen för att både se om de hade kunskap om systemet och för att involvera och skapa diskussion och reflektion i ledningsgruppen.

Vd:n avslutade med att säga: ”Det är viktigt att vi har en samsyn om vårt produktionssystem och vi kommer att ha detta som en del av våra ledningsgruppsmöten från och med nu. Jag förväntar mig också att Ni ska kunna hålla motsvarande session som denna för era respektive ledningsgrupper”.

Vad händer i en organisation om man inte har samsyn om de principer och värderingar som ska gälla? Det är högst troligt att man inte drar åt samma håll och att de anställda antingen blir förvirrade eller har uppfattningen att det är något som ”management” håller på med. Vägen till samsyn kan dock vara krävande och ta lång tid. I samsynen ingår också ”varför” organisationen ska införa Lean. Vad är det som ska uppnås? Vilka problem vill man lösa?

Att sedan införa och leva efter den gemensamma samsynen på produktionssystemet kommer att vara ännu mer krävande då varje individ och team behöver utvecklas mer eller mindre beroende på bakgrund och tidigare förståelse. Samsynen är också grunden för att operationalisera ett Lean produktionssystem. Sedan kan det operationaliseras på olika sätt i organisationen beroende på karaktären på arbetet.

Det är oftast när en organisation operationaliserar sitt produktionssystem som man får den djupare förståelsen och en starkare samsyn därmed skapas. Produktionssystemet behöver inte vara perfekt innan det operationaliseras, utan det är under införandet som det detaljeras och utvecklas. Då skapas också delaktigheten från medarbetarna när de är med och påverkar.

Lean som begrepp innehåller också många strukturer (metoder, verktyg, mallar, etcetera). Införandet av dessa utan att ha samsyn i ledningsgruppen riskerar att slå tillbaka och i värsta fall göra att satsningen på att införa/bibehålla ”leantänkande” misslyckas.

I historien i början av denna blogg säger vd:n, ”vi kommer att ha detta som en del av våra ledningsgruppsmöten”. Anledningen till det är att samsynen måste underhållas, utvecklas och fördjupas medan man operationaliserar sitt produktionssystem. Samsynen blir då en grund för vidareutveckling av produktionssystemet kopplat till det man vill uppnå, det vill säga det utvecklas med företaget, omvärlden och dess utmaningar.

Jonas Pettersson, Styrelseordförande Lean Forum Sverige och vd på C2U Group AB