Inga produkter i varukorgen.
Scania effektiviserar projektverksamheten
Med en stor projektverksamhet kan det vara svårt att får en överblick över hur mycket tid och resurser som lägg ned på olika projekt. Med ett datoriserat verktyg ska Scania få bättre kontroll över projektverksamheten.
Många forsknings- och utvecklingsenheter inom industrin brottas med att få en överblick över verksamheten. Hur ska man på effektivaste sätt fördela resurser mellan utvecklingsprojekt och hur ska man på bäst planera och följa upp verksamheten. Generellt sett arbetar många forsknings- och utvecklingsenheter i en uttalad matrisorganisation med processägare och projektledare som driver projekten, och med en linjeorganisation som äger resurserna. Det grundläggande problemet med denna organisation är att det finns brister i kommunikationen mellan projektledare, linjechefer och medarbetarna om vad som ska göras och när, men även när det gäller uppföljning och återkoppling.
Struktureringsbehov
Scania har en en forsknings- och projektverksamhet som omfattar ungefär 1 500 medarbetare. Verksamheten vid forsknings- och utvecklingsdivisionen bedrivs i projektform och eftersom divisionen har utökats de senaste åren har behovet av att få bättre kontroll och effektivisera projektverksamheten ökat.
– Vi hade ett stort behov av att strukturera upp alla våra projekt och uppdrag, berättar Joakim Persson, controller på Scania.
Flera olika system
Scania har normalt igång mellan 300 och 400 projekt på samma gång. Utvecklingsprojekten kan beröra allt från ett par medarbetare och upp till närmare 100, och de kan handla om att till exempel ta fram helt nya lastbilsmodeller, delar av lastbilar som exempelvis växellådor eller mindre justeringar av konstruktionen.
Inom industrins utvecklingsenheter sker idag vanligtvis resursfördelning, planering och uppföljning med flera olika system. Men med en så omfattande projektverksamhet som Scania har är det viktigt hur man fördelar resurser och medarbetarnas tid mellan de olika projekten för att få en så effektiv verksamhet som möjligt.
– Tidigare hade vi rapporteringen i tre olika system vilket gjorde det svårt att få en överblick, säger Joakim Persson.
Bättre kontroll
Nu har man istället gått över till ett gemensamt webbaserat system som heter Silberplan. Det är ett system som kan integrera rapporteringen av projektens tid och resurser med planering.
– Med Silberplan har vi fått en betydligt bättre kontroll över hur mycket resurser vi lägger ner på olika projekt, berättar Joakim Persson. Det gör att vi också bättre kan bedöma lönsamheten i olika projekt och planera för framtida projekt.
Förhoppningen vid Scania är att verktyget ska effektivisera användningen av projektresurserna.
– Till en början har vi använt verktyget för att få grepp om tidsåtgången, men framöver kommer vi att kunna bygga upp en erfarenhetsbank som göra att vi lättare kan prioritera var vi ska lägga resurserna när vi planerar för kommande projekt, säger Joakim Persson.
Konkret kan det till exempel handla om att verktyget visar hur många medarbetare som är involverade i projekt en viss månad om ett år. Finns det tillräckligt med personalresurser eller är någon överbokad?
Skapar engagemang
Om Technology, Avesta IT och Siemens Building Technologies är några andra inom industrin som valt att använda sig av Silberplan. Scania startade implementeringen av verktyget i oktober. I januari utbildades samtliga berörda medarbetare och nu har det nya systemet varit i full drift i drygt ett halvår.
– Eftersom systemet är så pass användarvänligt har alla har tillgång till allt i systemet, berättar Joakim Persson. Det gör också att medarbetarna blir mer engagerade i uppföljningen av projekt.
Fakta
Fakta: Silberplan
Verktyget är en helsvensk PSA-lösning, det vill säga Professional Service Automation framtagen av företaget Silber Software. Grundidén med det webbaserade verktyget är att stärka projektorganiserade tjänsteverksamheter genom bättre resursanvändning, säkrare och lönsammare projekt och effektivare administration.
