Sista bloggen – här är mina viktigaste käpphästar
Efter många fina år på Sis är det snart dags för nya utmaningar på annat håll. Jag slänger om bokstäverna lite – från SIS till ISS (Facility Services) – för att kavla upp ärmarna och åter aktivt få arbeta med verksamhetsutveckling med koppling till ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljö) och ISO 45001 (arbetsmiljö).
Så nu är det dags att summera det viktigaste jag försökt förmedla under mina fyra års bloggande för Kvalitetsmagasinet:
- Högsta ledningen måste förstå att målet med Iso 9001 inte är ett certifikat på väggen och att kvalitetsarbetet inte ligger lite ”vid sidan av” den vanliga verksamheten. Har ni kommit överens om vad kvalitet är för just er organisation och sett över kvalitetspolicyn? När reviderades den sist och kopplar den verkligen till verksamheten, dess mål och strategier?
- Ledningssystemet ska vara ett uppskattat stöd för era medarbetare, inte ett tungt byråkratiskt ok som tynger. Det ska enkelt stödja alla att göra rätt saker, på rätt sätt och med rätt mängd resurser. Se till att ert ledningssystem verkligen bygger på er specifika organisation/verksamhet med tillhörande omvärld och snegla inte för mycket på hur andra gjort. Låt alla medarbetare vara involverade.
- Och snälla – producera inte massor av onödiga dokument. Dokument som ni sedan måste lägga tid på att uppdatera och som kanske gör att medarbetarna inte hittar det som är riktigt viktigt. Fokusera på reellt arbete och resultat. Har ni verkligen koll på era processer (arbetsflöden) och vet ni hur de samverkar med varandra? Tydliggjort vem som är ansvarig för de olika aktiviteterna och säkrat processerna så att risken att det går fel minskar (kanske räcker det med en enkel checklista någonstans)? Sker relevanta mätningar (allt ska inte mätas!) och används dessa mätresultat för förbättringsarbetet och beslutsfattandet?
- Gott kvalitetsarbete bygger på disciplin och långsiktighet. Det är inte något ”quick fix”, utan handlar om att odla en kvalitetskultur (förbättringskultur) i syfte att få med så många medarbetare som möjligt i kvalitetstänket. Det handlar om medarbetarnas engagemang, värderingar och beteenden. Medarbetarna måste förstå syftet med kvalitetsarbetet (och ledningssystemet) och få vara delaktiga i att förbättra sin vardag.
- Många organisationer behöver fokusera mer på kvalitetskultur och mindre på byråkrati. Min önskan är att alla ledare och medarbetare intar ett ”högre perspektiv” på kvalitetsarbetet. I stället för att grotta ner sig allt för mycket i formalia, kontroller och utformning av nya dokument försöka se verksamheten ur ett mer holistiskt perspektiv. Hur fungerar verksamheten på det stora hela? Har vi riktigt nöjda kunder/elever/patienter etcetera? Om inte – varför? Har vi koll på vår omvärld och relevanta intressenter? Mår våra medarbetare bra och stödjs de på bästa sätt? Konkurrenterna kan kopiera era produkter och tjänster, men aldrig era medarbetare eller er företagskultur. Att satsa på medarbetarna är att satsa på organisationen och dess kunder – en win-win-win.
- Globalisering, digitalisering och den allt snabbare förändringstakten i vår värld gör naturligtvis att företagen i dag kontinuerligt måste anpassa och förändra sig för att vara konkurrenskraftiga. Men kanske är det bättre att fokusera på många små förändringar, förändringar som medarbetarna enkelt och utan motstånd kan anamma. Dessa många små förbättringar kan på sikt få bort stora problem. Långsiktighet och systematik lönar sig. Våga vandra långsamt i stället för att ständigt omorganisera verksamheten, vilket oftast bara resulterar i förvirring.
- Iso 9001 och god kvalitetsledning baseras på sju viktiga principer: Kundfokus, Ledarskap, Medarbetarnas engagemang, Processinriktning, Förbättring, Faktabaserade beslut och Relationshantering. Använd Iso 9001 som en checklista för att finna det ni missat, inte tänkt på tidigare, men som faktiskt är viktigt för att få full kontroll över er verksamhet och kunna skapa riktigt nöjda kunder. Gör absolut ingenting som ni tror krävs, om det inte förbättrar er verksamhet! Då har ni antagligen missförstått standardtexten. Ta hjälp av vägledningar och utbildningar, så att ni verkligen förstår syftet med kraven. Deltagarna i den internationella arbetsgruppen som tog fram Iso 9001:2015 vill er väl! På varje internationellt arbetsmöte som jag deltog på påminde ordföranden om att varje krav i standarden ska leda till förbättringar för organisationen och dess kunder. Inget krav är till för att enbart tillfredsställa en revisor!
- Var lyhörd, ta kundernas klagomål på allvar och gör ert yttersta för att få en nöjd kund. Görs det på ett proffsigt sätt, med empati, kan man få en kund som faktiskt är mer nöjd efter misstaget än före misstaget. Men missas detta förlorar man antagligen en kund för evigt.
Jag tror på er och önskar er stort lycka till!
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Efter 26 blogginlägg lämnar jag nu över stafettpinnen till min kollega Hanna Axelsson, som tar över ansvaret för Sis kvalitetsledningskommitté från och med årsskiftet.
Jag hoppas stöta på både Sis medarbetare och er andra i olika sammanhang framöver och önskar er en riktigt God Jul & Gott Nytt 2022.
Kvalitetskram från Tina
