Stoppa bluffleverantören med tre snabba kontroller

Hon tar städbolag som exempel. På ytan kan allt se professionellt ut – men i själva verket kan verksamheten bygga på svart arbetskraft. Även om beställaren handlat i god tro är det företaget som i slutänden får stå till svars.

– Anlitar du ett städföretag som visar sig fuska är det ditt företags namn som hamnar i tidningen. Därför måste vd:n säkerställa att det finns rutiner och tydliga krav, säger Marie Simonsson.

Tre myndighetskontroller

Hos Skatteverket arbetar Dag-Martin Persson med att förebygga ekonomisk brottslighet. Han pekar på tre gratis källor som alla företagare bör använda innan ett avtal skrivs.

Först Skatteverkets egen e-tjänst Hämta företagsinformation, där man ser om bolaget är registrerat för F-skatt, momsregistrerat, arbetsgivarregistrerat och vilka arbetsgivaravgifter som har redovisats till Skatteverket de senaste tre månaderna.

– Genom att räkna på beloppen kan du uppskatta hur många anställda företaget borde ha. Om leverantören säger att de har femton personer men siffrorna pekar på tre eller fyra, då är det något som inte stämmer, säger Dag-Martin Persson.

Nästa steg är att kontrollera hos Kronofogden om företaget har skulder eller betalningsanmärkningar. Slutligen bör man gå till Bolagsverket för att se vem som är verklig huvudman, om styrelsen fungerar och om årsredovisningen har lämnats in i tid.

– Det handlar inte om garantier. Men du får signaler som kan väcka följdfrågor. Och som vd måste du våga ställa de frågorna, säger han.

Läs förvaltningsberättelsen

Marie Simonsson lyfter fram vikten av att alltid begära två aktuella referenser när en ny leverantör ska anlitas. Hon betonar också värdet av att läsa förvaltningsberättelsen i det senaste bokslutet.

Vad sker om ägarbilden förändras?

– Det kan handla om att en viktig kund har försvunnit, att man haft stora reklamationer eller gjort omfattande neddragningar. Den informationen är ofta mer avslöjande än själva siffrorna i resultaträkningen, säger hon.

När leverantören väl är vald blir avtalet det viktigaste verktyget. Enligt Simonsson gör många företag misstaget att skriva alltför allmänt hållna kontrakt.

– Du måste skriva in klausuler som gör att du kan avsluta samarbetet om ägarbilden förändras, om kvalitetskraven inte uppfylls eller om samarbetet inte fungerar. Det är särskilt viktigt när du anlitar en ny leverantör som ännu inte har en lång historik.

Hon rekommenderar också att på förhand bestämma hur tvister ska hanteras. Att välja mellan domstol och skiljeförfarande är betydligt enklare innan en konflikt uppstår.

När skadan redan är skedd

Trots goda rutiner kan misstag ske. Marie Simonsson berättar om ett fall där hennes företag fick dubbla fakturor för samma leverans.

– Vi valde att konfrontera leverantören direkt och krävde återbetalning. I efterhand hade det nog varit bättre att polisanmäla. Det skickar en tydligare signal både internt och externt om att företaget inte accepterar fusk, säger hon.

Hon påpekar samtidigt att allt inte behöver vara bedrägeri. En dubbelfakturering kan i vissa fall vara ett legitimt misstag, särskilt om det gäller en känd leverantör. Därför kan det vara klokt att först ringa och kontrollera innan man går vidare.

Dag-Martin Persson varnar för att ignorera problemet. Bluffakturor skickas ofta ut just under semestertider, när ordinarie personal inte är på plats.

– Goodwillförlusten är ofta värre än den ekonomiska skadan. Att försöka dölja problemet riskerar att urholka förtroendet internt. Medarbetarna måste se att ledningen tar situationen på allvar, säger han.

5 frågor till leverantören

Kan ni ge två aktuella referenser från de senaste tre åren?

Får jag ta del av senaste bokslutet och förvaltningsberättelsen?

Vad händer om avtalet inte uppfylls – finns det en kvalitetsgaranti?

Hur ska en tvist hanteras – skiljeförfarande eller domstol?