Träning och tålamod ger bättre problemlösare

När ett barn ska börja spela fotboll så inleder vi inte första lektionen med en powerpoint om hur inlärningen ska går till. Vi förväntar oss inte heller att barnet ska kunna allt om fotboll efter den lektionen. Självklart får barnet börja med att prova att sparka på bollen och under ledning av tränaren successivt öva upp sina färdigheter.

Men när vi kommer till jobbet och ska inleda en förändring så gör vi ofta på det sättet.

– I andra sammanhang vet vi att man lär sig bäst genom att göra. Men när vi tar på oss kontorskepsen så har vi glömt allt sunt förnuft och vi tror på allvar att vi kan förändra kulturen genom en powerpoint, säger Jeffrey Liker.

Han har i mer än 20 års tid studerat Toyotas från insidan och skrivit mängder av böcker om deras sätt att arbeta. Under konferensen Change Management Forum pratade han om förändringsledning utifrån ett Leanperspektiv.

Att jobba med förbättringar inom Lean är inte enbart ett sätt att effektivisera och rensa bort onödigt arbete. Förbättringsarbetet ses även som ett motiverande redskap som skapar positiv energi hos medarbetarna. Att utveckla sin förmåga att lösa problem sker genom en tydlig metodik och med coachning från chefen.

– Problemlösning är ett sätt att tänka och man kan bara lära sig det genom att öva. Ledaren finns där för att utmana, ställa rätt frågor och ge medarbetaren uppgifter som gör att hon eller han utvecklas. Om man bara lyder order lär man sig aldrig.

Den metodik som Toyota har för problemlösning går ut på att träna medarbetarnas sätt att tänka kring problem. Jeffrey Liker konstaterar att vi vanligtvis gärna hoppar direkt från problem till lösning, utan större eftertanke och utan att samla in alla fakta först. Vår hjärna vill gärna reagera snabbt och drar slutsatser från tidigare erfarenheter. Men med ett stereotypt tänkande hittar vi inte grundproblemen. Att lösa problem kräver därför tid, tålamod och ett mer långsamt tänkande.

Som förändringsledare gäller det också att hitta medarbetarnas drivkrafter att förändra beteenden och sätt att arbeta. Han refererar till boken Change or die av Alan Deutschman som konstaterar att när personer ställs inför valet att förändra sin livsstil eller att dö, så väljer nio av tio döden framför förändring. Varken fakta, hot eller rädsla fungerar som drivkraft att förändra sig. Det som däremot fungerar är relationer, att exempelvis gå med i en stödgrupp, repetition, att öva upp ett nytt beteende, och att ändra sitt tankesätt för att kunna se saker ur ett nytt perspektiv.

– Problemlösning är en kreativ kraft. Att slippa ständiga brandkårsutryckningar och istället få ägna sig åt små ständiga förbättringar stärker både processerna och medarbetarna. Men om du tror att det är enkelt att komma dit, då tänker du för snabbt, poängterar Jeffery Liker.