Upptäck dina tidstjuvar

Onödiga möten som stjäl tid är en formulering som du har hört många gånger. Men det finns fler bovar som är ute efter dina dyrbara minuter.

Det handlar inte om att du ska ta snabbare steg i ekorrhjulet, tidseffektivitet handlar istället om att du ska förstå och bli uppmärksam på vart din arbetstid tar vägen. Tas din tid upp av ändlösa mejlkonversationer och arbetsuppgifter som inte känns meningsfulla är risken större att stressfaktorn på arbetsplatsen kan öka. Här är några tidstjuvar du bör bli uppmärksam på.

Möten

Ogenomtänkta och dåligt planerade möten som inte leder till beslut eller får en fortsättning. Personer kallade till mötet är inte förberedda och har inte möjlighet att bidra.

E-post

En ständigt närvarande tidstjuv. Sätt upp spelregler kring e-posthanteringen för att minska flödet av onödiga internmejl.

Information

Både bristande information och för mycket information tar tid i organisationen. Tänk igenom vilken information som skickas ut. Vem ska ha den och när? Dokument, rutiner och arbetsmaterial ska vara lätt att hitta och lätt att ta till sig. Fatta dig kort.

Flaskhalsar, dubbelarbete och fel

Hur ser arbetsprocesserna ut? Sitter nyckelpersoner eller arbetsmoment som proppar i flödet, görs samma arbete på flera ställen i organisationen? Finns det saker tidigt i processen som ställer till det längre fram? Vad ligger i vägen för ett smidigt samarbete mellan olika avdelningar?

Ständiga avbrott

Oplanerade möten, mejl, telefon och uppgifter som dyker upp med kort varsel styckar sönder dagen. Se till att ge utrymme för detta i din planering och tänk på att också ge andra möjlighet att planera sin tid.

För många uppgifter

Gör det svårt att prioritera och splittar koncentrationen. Detta gäller även om för många är inblandade i för många projekt på organisationsnivå. Att göra-listor där uppgifterna sorteras efter prioritet är ett bra knep för att lägga fokus på rätt saker.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.