Det handlar inte om att du ska ta snabbare steg i ekorrhjulet, tidseffektivitet handlar istället om att du ska förstå och bli uppmärksam på vart din arbetstid tar vägen. Tas din tid upp av ändlösa mejlkonversationer och arbetsuppgifter som inte känns meningsfulla är risken större att stressfaktorn på arbetsplatsen kan öka. Här är några tidstjuvar du bör bli uppmärksam på.
Möten
Ogenomtänkta och dåligt planerade möten som inte leder till beslut eller får en fortsättning. Personer kallade till mötet är inte förberedda och har inte möjlighet att bidra.
E-post
En ständigt närvarande tidstjuv. Sätt upp spelregler kring e-posthanteringen för att minska flödet av onödiga internmejl.
Information
Både bristande information och för mycket information tar tid i organisationen. Tänk igenom vilken information som skickas ut. Vem ska ha den och när? Dokument, rutiner och arbetsmaterial ska vara lätt att hitta och lätt att ta till sig. Fatta dig kort.
Flaskhalsar, dubbelarbete och fel
Hur ser arbetsprocesserna ut? Sitter nyckelpersoner eller arbetsmoment som proppar i flödet, görs samma arbete på flera ställen i organisationen? Finns det saker tidigt i processen som ställer till det längre fram? Vad ligger i vägen för ett smidigt samarbete mellan olika avdelningar?
Ständiga avbrott
Oplanerade möten, mejl, telefon och uppgifter som dyker upp med kort varsel styckar sönder dagen. Se till att ge utrymme för detta i din planering och tänk på att också ge andra möjlighet att planera sin tid.
För många uppgifter
Gör det svårt att prioritera och splittar koncentrationen. Detta gäller även om för många är inblandade i för många projekt på organisationsnivå. Att göra-listor där uppgifterna sorteras efter prioritet är ett bra knep för att lägga fokus på rätt saker.