”Vi bidrog med ett nytt sätt att prata om styrning”

– Tillitsdelegationen var ett av de roligaste uppdragen jag har haft under min karriär. Det fanns ett sådant intresse för frågan och den involverade så många olika experter och yrkesgrupper, från forskare och politiker till chefer och medarbetare i verksamheter, alla med intresse för att förändra styrningen i offentliga sektor, berättar Laura Hartman.

När uppdraget övergick till att fokusera på den statliga verksamheten tog Christina Forsberg, som vid den tiden var generaldirektör för CSN, över ordförandeposten.

– Jag hade följt och även bidragit i mindre mån till delegationens tidigare arbete under ledning av Laura Hartman. Tiden som ordförande var kort och intensiv, men väldigt inspirerande och rolig, berättar Christina Forsberg.

Åtta vägledande principer

Uppdraget för Tillitsdelegationen handlade inte om att införa en ny modell för styrning, utan om att främja ett nytt förhållningssätt till hur man styr och leder så att den samlade kompetensen tas tillvara på bästa sätt. Att nå det bättre resultatet, utan att springa fortare.

Utgångspunkten i tillitsbaserad styrning att man kan öka kvaliteten i välfärden genom att minska detaljstyrning och ge medarbetare större handlingsutrymme, utifrån åtta vägledande principer:

1. Tillit. Att lita på medarbetarnas kompetens och goda vilja.
2. Medborgarfokus. Att utgå från medborgarnas behov och upplevelser snarare än interna system.
3. Helhetssyn. Att uppmuntra till samverkan över organisatoriska gränser för att se till helheten.
4. Handlingsutrymme. Att ge medarbetare mandat att fatta beslut nära verksamheten och brukaren.
5. Stöd. Att ledningen fokuserar på att stötta och röja hinder för kärnverksamheten.
6. Kunskap. Att styra baserat på beprövad erfarenhet, forskning och ständigt lärande.
7. Öppenhet. Att främja transparens, dela information och välkomna oliktänkande.
8. Långsiktighet. Att skapa stabilitet och uthållighet i styrningen över tid.

Tanken är att de som arbetar närmast till exempel brukaren, patienten eller eller företagaren har bäst kunskap om hur arbetet ska utföras och därför bör få mandat att fatta beslut i det direkta mötet. I praktiken innebär detta att man går från en kontrollkultur till en lärandekultur.

Skepsis och misstänksamhet

Laura Hartman berättar att de ibland möttes med misstänksamhet när de var ute och pratade om tillitsbaserad styrning: ”vad är det här för flum?”. Men att reaktionerna efter närmare diskussioner ofta var överväldigande och positiva när man insåg att teorierna bygger på forskning och beprövade metoder.

Men arbetet innebar inte bara möten med höga chefer och tjänstemän på styrningsnivå. De fick även möta många goda exempel på hur tillitsbaserad styrning och ledning gör skillnad i verkligheten.

Laura Hartman minns särskilt mötet med hemtjänstpersonalen som nyligen fått sin 13:e chef på kort tid och förklarade att ”det här är en bra chef”. Den stora skillnaden var bland annat att den här chefen vågade delegera arbetet – chefen gav professionen ansvar, mandat och handlingsutrymme att driva utveckling och förbättring.

Ett annat minne var en verksamhetschef som kommenterade att de tvingades rapportera in absurdum. Men någon återkoppling på rapporterna fick de aldrig – och den gav dem inte heller något att själva jobba vidare med: ”Den rapporteringen säger ingenting om vår kvalitet eller hur det går”, var kommentaren. Men det visade sig också att personen aldrig fått frågan vad som vore viktigt att följa upp istället.

–En insikt var att uppföljningen bör utformas i nära dialog med dem som gör jobbet. Likaså måste målen bli tydligare ”på golvet”. Dialogen om mål och uppföljning måste gå båda vägar. Det är något jag tror saknas på många håll idag och det leder till sönderstressade mellanchefer.

Lever kvar i verksamheter

I oktober 2019 överlämnade Christina Forsberg delegationens slutrapport till regeringen med förslag för det fortsatta arbetet.

– Arbetsgivarverket fick ett uppdrag att driva arbetet vidare, men jag är osäker på vad som hänt sedan dess. Tillitsreformen var ju ett initiativ från den nuvarande oppositionen och jag har noterat att den sittande regeringen inte använder ordet tillit, säger hon.

Men tillitstanken – och även begreppet – lever kvar på många olika sätt i den offentliga sektorn. En studie som granskat budget- och styrdokument inom kommuner och regioner visar att begreppet används i drygt hälften av kommunerna och tre fjärdedelar av regionerna – även om man inte alltid kommit så långt i det konkreta arbetet.

Däremot är det många som har släppt begreppet, men anammat tankarna, konstaterar både Christina Forsberg och Laura Hartman.

– Även om man inte använder begreppet så har många fortsatt att utveckla en styrning och uppföljning som utgår från tankarna med tillitsbaserad styrning. Begreppet i sig är inte heller det centrala – det är hur man bemöter folk, hur man jobbar med kunskapsutveckling och mål och stödjer professionen i att själva driva förbättringsarbetet, konstaterar Laura Hartman.

Missförstått och kritiserat begrepp

Begreppet ”tillit” har också mött en del kritik och missförstånd, bland annat för att vara en mjuk metod utan kontroll – något som både Laura Harman och Christina Forsberg reagerar på.

– Många tror att tillit står i motsats till kontroll, men även i tillitsbaserad styrning behöver man ha kontroll och uppföljning. Motsatsen till tillit är snarare misstro, att inte ge medarbetarna ansvar och förtroendet att själva driva utveckling och förbättring, förklarar Laura Hartman.

– Vi behöver både tillit och kontroll. Om du inte utvärderar, hur vet du då hur det går? Men det handlar också om hur uppföljningen sker, vem som följer upp och när man följer upp. Uppföljning bör i möjligaste mån ske av medarbetarna själva så att de får en egen uppfattning om hur det går, vad de kan lära sig, bibehålla och förändra, säger Christina Forsberg.

Tro på medarbetarnas förmåga

Det handlar om att tro på medarbetarnas förmåga och leda på ett sätt där man drar nytta av professionens kraft och kompetens.

– Med rätt stöd kan medarbetarna lösa uppdraget mer självständigt, mer effektivt och med bättre resultat, konstaterar Christina Forsberg och berättar att tillitsbaserad styrning är något hon jobbar med även i sin nuvarande roll som kommundirektör i Gävle kommun.

– En sak som jag lockades av när jag sökte jobbet var att ”tillit” nämndes i annonsen. I Gävle kommun hade man påbörjat en tillitsresa 2018 och som jag nu fått förmånen att fortsätta för hela kommunkoncernen på ett strukturerat sätt, berättar hon.

Bland annat har hon spelat in filmer där hon pratat om tillitsbaserad styrning utifrån de åtta principerna. Hon är även med och faciliterar seminarier ute i verksamheten för såväl tjänstepersoner som politiker.

”Vi kan inte fortsätta peka med hela handen”

Även Laura Hartman har tillit som grund för sitt ledarskap.

– För mig var det ett sätt att styra och leda även innan delegationens arbete, men det arbetet gav mig ett vokabulär för mitt sätt att se på styrning och ledarskap. Det jag landat i är att tillit aldrig kan stå ensamt. Det kräver tydliga mål, bra dialog och uppföljning som fokuserar på att verksamheten ska bli bättre, berättar hon.

Vilket avtryck har Tillitsdelegationens arbete gett i det offentliga Sverige idag?

– Vi fick en plattform och ett gemensamt språk för att prata om styrningen och ledningen, säger Laura Hartman. Det blev legitimt att prata om styrningens konsekvenser. Att uppföljning och kontroll kan bli kontraproduktivt och att professionen behöver sitt handlingsutrymme. Men jag tror att vi underskattade hur svårt det är att omsätta i praktiken. Att begreppet fortfarande lever kvar i budget och styrdokument ger dock gott hopp om att arbetet fortsätter. Min övertygelse är att god styrning och god uppföljning är grunden för en bra verksamhet.

– Om vi ska klara den utmaning som offentlig sektor står inför – demografi, säkerhet, beredskap och en åldrande befolkning – då måste vi jobba på ett annat sätt. Då kan vi inte fortsätta peka med hela handen, utan vi måste ta vara på kraften i organisationen. Många som arbetar i det offentliga är besjälade av uppdraget. Att då inte dra nytta av deras kompetens och förmågor – det är waste. Det är därför jag kommer fortsätta att ha det tillitsfulla förhållningssättet som en viktig framgångsfaktor i mitt yrkesliv, säger Christina Forsberg.