Riskhantering kräver reflektion – ”Arbeta inte snabbare”

– Man tror att man måste skapa ett massivt Excell-dokument och göra långa listor över alla tänkbara risker. Sedan plockas det där dokumentet fram en gång per år vid den årliga riskanalysen, ackompanjerat av högljudda suckar.

– SWOT-analys är exempelvis en enkel metod att identifiera risker och möjligheter, för riskanalys ska ofta ske löpande, gärna i verksamhetens veckovisa avstämningsmöten. Det måste vara lätt att göra rätt, säger han.

Inte sällan är det stress och oro i arbetslaget som sätter krokben för en konstruktiv riskanalys.

– När kunder ringer och jagar på med klagomål och nya krav till exempel, då ska man till skillnad från vad många tror inte arbeta snabbare. Dra istället i nödbromsen och blocka fredagseftermiddagar för reflektion. Organisationens långsiktiga överlevnad hänger på det här, säger Andreas Odhage.

Att släcka bränder kan kännas livsviktigt i stunden, särskilt för en uppstressad medarbetare som redan har tio missnöjda kunder i bagaget samma vecka. Men brandsläckningen är inte strategiskt viktig.

– Fundera över hur viktig kunden som klagar är. Om en högljudd kund utgör 0,1 procent av företagets omsättning behöver man kanske inte lägga all energi på att göra denne ”nöjd” i alla lägen, säger Andreas Odhage och fortsätter:

– Det kanske istället är en mindre högljudd – men mycket större – kund som har en viktig synpunkt om exempelvis leveranssäkerhet som måste hanteras. Sådant ser man bara om man tar sig tid att reflektera över läget.

För att överhuvudtaget få till en fruktbar reflektionsförmåga behöver verksamheten ha några hygienfaktorer på plats, förklarar Andreas Odhage.

– Man behöver såklart veta varför man finns till och var man är på väg någonstans. Vilka är våra grundvärderingar och hur ser den strategiska inriktningen ut? När de frågorna är besvarade blir det lättare att prioritera. Riskhantering tenderar annars att bli något oöverskådligt, säger han.

Men Iso 9001, både 2015 och den kommande 2026-versionen, säger inte att risker ska kvantifieras, förklarar Odhage. De talar om riskbaserat tänkande, vilket handlar om att väga risker och möjligheter i sina beslut, inte att producera diagram i Excel. Att lägga till en diskussionspunkt på veckomötet som heter ”Risker och möjligheter” är en bra första start, menar Odhage. Där kan både långsiktiga och kortsiktiga risker avhandlas.

– Någon säger kanske ”jag ser en risk med att jag nog inte kommer hinna leverera i tid till en kund, för vi har haft sjukdom i arbetslaget”. Då kanske en annan mötesdeltagare svarar ”men jag har inte så mycket inbokat den här veckan – jag sätter mig gärna in i detta och avlastar inför leveransen”. Det är riskhantering i praktiken. Det behöver inte vara svårare än så.

Det finns ett undantag, medger Andreas Odhage. Det är om riskhanteringen är kopplad till säkerhet och människors hälsa och överlevnad står på spel.

– I de fallen behövs det självklart en väldigt strikt struktur och checklistor som precis alla följer. I alla andra fall räcker det med ett enkelt ramverk för riskanalys. Ett ramverk som egentligen bara bygger på ett tydligt syfte, goda samtal och ett sunt förnuft.