Kvalitetsproffsen spanar – här är nycklarna i framtidens kvalitetsarbete

AI, digitalisering, nya lagkrav, kompetensbrist och ökade förväntningar på välfärden förändrar snabbt villkoren för kvalitetsarbetet. Men framtidens kvalitet handlar inte bara om nya tekniska lösningar eller fler modeller.

För yrkesverksamma inom offentlig sektor, civilsamhälle och verksamhetsutveckling blir slutsatsen snarare den motsatta. Ju snabbare omvärlden förändras, desto viktigare blir en stabil grund.

Anna Franov Hörlin har arbetat med kvalitetsarbete sedan 2011 och arbetar i dag mycket med verksamhetsplanering och målarbete på Försäkringskassan. Hon beskriver kvalitetsarbetet som ett sätt att skapa riktning i en komplex verksamhet.

– Det behöver finnas en stabil grund och enkla lösningar för att involvera medarbetare och kunna lyfta förbättringsförslag. Det är viktigt för att framåt kunna möta de olika förändringar som omvärlden ger, säger hon.

I hennes nuvarande uppdrag handlar en viktig del om att få styrning, mål och verksamhetsutveckling att hänga ihop. Försäkringskassan, liksom andra myndigheter, påverkas av digital utveckling, förändrade lagar och förändrad styrning. Då räcker det inte att enskilda utvecklingsinitiativ är bra var för sig.

– För att det ska bli enkelt och effektivt att hantera sina ärenden hos oss som kund behöver det hänga ihop i flera delar. Det finns många olika aspekter som man behöver ta hänsyn till i utvecklingen, säger Anna Franov Hörlin.

Påvisa vilken skillnad arbetet faktiskt gör

Just förmågan att hålla ihop helheten återkommer i flera av resonemangen. Kvalitetsarbete beskrivs inte som ett sidospår, utan som ett sätt att förstå samband mellan ledarskap, processer, teknik, uppföljning och mänskliga behov.

Asenia Giagtzidou, enhetschef på Erikshjälpen i Östergötland, beskriver det som att hon länge arbetat med kvalitetsfrågor utan att alltid ha satt ord på hela kedjan. I dag ser hon kvalitetsarbetet som avgörande för att både utveckla verksamheten och kunna visa vilken skillnad den gör.

– Man behöver jobba väldigt mycket med kvalitetsarbetet och kunna påvisa vilken skillnad det skapar, säger hon.

I civilsamhället blir kvalitetsfrågorna nära kopplade till långsiktig hållbarhet och finansiering. Det handlar inte bara om att beskriva aktiviteter, utan om att visa effekter. För Asenia Giagtzidou är utmaningen att integrera kvalitetsledning på ett sätt som gör att verksamheten kan vara hållbar över tid.

– Då behöver man både utföra sitt grundläggande uppdrag gentemot människorna och samtidigt ha ett perspektiv där processerna visar på effekter. Det ger också verksamheten möjlighet att finnas kvar på längre sikt genom finansiering, säger hon.

Samtidigt betonar hon att de hårda delarna aldrig får kopplas loss från uppdragets mänskliga kärna. I hennes verksamhet handlar det om människors välmående, hopp, framtidstro och egenmakt, men också om barns och ungas delaktighet och inflytande.

– För att kunna åstadkomma efterlevnad tror jag att kvalitetsarbetet är en stor del av själva lösningen, säger hon.

Därför är kvalitetsarbetet extra viktigt i småorterna

Även AI-utvecklingen ställer nya krav på kvalitetsarbetet. Asenia Giagtzidou har själv fördjupat sig i hur AI kan kopplas till kvalitetsutveckling inom vård och omsorg. Hon ser att AI skapar nya roller, förändrar befintliga roller och ställer högre krav på ledarskapet.

– En snabbväxande teknologi behöver också beakta det sociotekniska perspektivet. Det handlar dels om vad tekniken kan bidra med, men också om vad verksamheten behöver och vilka resurser individen behöver få för att kunna vara en del av det, säger hon.

Där finns en central fråga för framtidens kvalitetsarbete: hur organisationer kan ta vara på ny teknik utan att tappa bort människorna. Towa Nilsson, socialt ansvarig samordnare inom socialtjänsten, är inne på samma spår. Hon menar att digitalisering kommer att tvinga fram nya arbetssätt, men varnar för att se tekniken som svaret på allt.

– Vi arbetar med människor, för människor. Ytterst handlar det om att upprätthålla välfärdssamhället och det demokratiska systemet. Vi kan inte överlåta det till teknik, säger hon.

I hennes verksamhet är förändringstrycket redan stort. Socialtjänsten står inför omställning kopplad till ny socialtjänstlag och flera andra planerade lagändringar. I den lilla kommunen Osby i Skåne, där få personer ska bära mycket av arbetet, blir kvalitetsarbetet både nödvändigt och svårt.

– Här blir kvalitetsarbetet jätteviktigt, men det är också utmanande. Det gäller att det vi gör verkligen leder till förbättringar, säger hon.

Hon pekar också på en balansgång som många offentliga verksamheter känner igen: kraven på kontroll, rättssäkerhet och efterlevnad behöver samsas med behovet av innovation och utveckling. Hur mycket kan socialtjänsten våga testa? Vilket handlingsutrymme finns lokalt?

För Towa Nilsson handlar framtidens kvalitetsarbete därför inte bara om snabbhet, utan också om klokhet.

– Jag tror att vi kommer att behöva vara nyfikna och lära nya angreppssätt, men jag tror också att vi ska ha respekt för att en del av långsammare byråkrati har ett värde i sig. Det är också en del i att upprätthålla kvalitet och det demokratiska samhället, säger hon.

Kvalitetsvärvet måste våga utveckla sig själv

Emma Kjellin beskriver sin drivkraft i kvalitetsarbetet som en vilja att förstå system och samband. Hon arbetar mycket bakom kulisserna, i systemens värld, och drivs av att utveckla processer, öka flödeseffektiviteten och hitta hållbara vägar framåt.

– Jag har en hjärna som tänker som ett system, som ser hur min omgivnings olika komponenter samverkar, säger hon.

I hennes arbete sker mycket av kvalitetsutvecklingen i samverkan med kunden. Det innebär att flera organisationer, med olika kulturer och ansvar, behöver utveckla gemensamma arbetssätt.

– Att utveckla processer tillsammans med kund, för att vi gemensamt ska kunna skapa värde för våra slutkunder, är otroligt givande, säger hon.

Framåt vill Emma Kjellin se ett tydligare fokus på flödeseffektivitet och värdeskapande, snarare än ett ensidigt fokus på resurseffektivitet. Arbetssätt som tidigare fungerat kommer inte alltid att göra det i framtiden, menar hon.

– Vi måste våga utvecklas. Släppa sargen och kasta oss ut, i kontrollerade former såklart, säger hon.

Sammantaget pekar deras erfarenheter mot ett kvalitetsarbete som behöver hålla ihop flera saker samtidigt. Det behöver vara systematiskt, men inte stelt. Datadrivet, men inte teknik- eller datablint. Och framför allt behöver det bygga på människorna som finns närmast verksamhetens uppdrag.

Anna Franov Hörlin sammanfattar det som att kvalitetsarbetets stabila grund gör det lättare att inte ryckas med av varje ny impuls.

– Har man den stabila grunden kanske man inte styr på olika impulser, utan kan fortfarande värdera vad som är viktigt för att kunna fortsätta utvecklas i den riktning man vill.