Hålet i Lean-modellen som ändrar hur du ser på verksamhetsutveckling

– Principer handlar om hur man ser på saker och vilka saker man ser på medan metoder är det man gör. Att sedan hitta avvikelsen är oftast lättare i en produktionskedja än om du till exempel jobbar med en reklamkampanj men då brukar i alla fall jag jobba mycket med att visualisera flödena, säger Thomas De Ming, verksamhetsutvecklingskonsult.

Thomas De Ming har erfarenhet från att konsultera såväl produktionslinjen som reklamkampanjen och ganska mycket där emellan. Han beskriver sig själv som en ”rangemaker”, alltså en ”räckviddskapare” – vi återkommer till det.

Och det är i hoppen mellan verksamheterna som han snubblar på det som han ser som ett hål i modellen som brukar ha de tre dimensionerna ”principer, metoder och resultat”.

Fällan vid Lean-införande: Kopiera metoder i stället för principer

– Jag reagerade starkt när man lånade ut förbättringscoacher från produktion till konstruktion där coacherna började med 5S och liknande. De ville använda samma metoder som i produktionen, med visualisering och markera hyllor för verktyg. På andra sidan stod de som varit yrkesverksamma i konstruktion i 30–40 år och det fungerade inte.

Det som gått fel i exemplet är enligt Thomas De Ming att:

– Man särar inte på princip och metod utan tar metoden ”märk upp verktyg” i stället för att implementera principen ”visualisera”. Så gör man nästan jämt när man ska införa Lean i nya branscher, jag har sett det jättemånga gånger i sjukvården till exempel.

Den saknade pusselbiten: dolda ”grundläggande antaganden”

Men varför blir det så här? Enligt Thomas De Ming handlar det om att vi missar en pusselbit, nämligen våra ”grundläggande antaganden”.

Grundläggande antaganden är tysta ”sanningar” som oftast inte kommuniceras vilket kan leda till bristfällig kommunikation och förståelse för vad som faktiskt påverkar verksamheten.

– Ta de uppmärkta verktygen och visualiseringen som coacherna försökte driva igenom som exempel. Ifall de varit mer medvetna om det bakomliggande antagandet, det vill säga att visualisering inte bara är att märka upp saker utan om att det är kognitivt enklare att ta in information om det är i bilder, så hade det blivit tydligare för konstruktionsarbetarna vad coacherna menade.

– Om coacherna kommunicerat detta och sedan frågat ”hur kan vi använda visualisering hos er?”, hade förändringen gått mycket lättare.

Räckviddsskaparen och ”den tionde mannen”

För att sedan förstå och utmana våra egna antaganden behöver vi lära oss att betrakta problem från helt olika perspektiv. Genom att flytta en fråga mellan olika kontextramar – såsom den sociala, tekniska, ekonomiska eller psykologiska blir det möjligt att synliggöra vad vi faktiskt tar för givet, enligt Thomas De Ming.

Det är dock lättare sagt än gjort, eftersom våra antaganden är så starkt sammankopplade med vilka vi är. För att bryta detta mönster måste vi våga flytta fokuset och betrakta våra utmaningar från helt nya håll.

– Jag har kontakt med 150 olika forskare. De jobbar med allting från rymdforskning till ”bajsvattensforskning”. Mitt knep är att låta en forskare som jobbar med rymd och en som jobbar med svart vatten träffas och snacka om metoder och principer för sin forskning. Då får de syn på sina egna antaganden och kan utmana dem.

För att lyckas med det i vardagen kan man bjuda in utomstående perspektiv eller använda metoder så som en ”tionde man”, där en person får i uppdrag att tänka tvärtom. Eller att bjuda in någon från en helt annan profession i samtalen.

Det är här beskrivningen av Thomas De Ming som ”rangemaker” eller ”räckviddskapare” kommer in i bilden.

– Jag kan ringa upp en bagare, en bergsklättrare, en dansare eller en scout. Och då säger jag så här, ”här har vi ledningsgruppen för X företag som håller på att snacka om det här, vad uppmärksammar ni i situationen och hur skulle ni lösa problemet?”

– Då kommer bagaren prata ”bagiska” och så vidare. Då kan man få helt nya perspektiv och belysa sina egna outsagda sanningar.

Testa hypoteser i verkligheten

Men teoretiska samtal räcker inte, för att veta om ett antagande faktiskt stämmer måste det prövas i praktiken.

– Det gör vi i forskningen, om vi har en hypotes så går egentligen hela doktorandprocessen ut på att bevisa att det är fel. Det låter väldigt tråkigt men det är egentligen vad det går ut på: att hitta alla felkällor i de antaganden man gör.

Genom att kontinuerligt pröva sina antaganden i praktiken och släppa in nya perspektiv blir det tydligt vad som faktiskt fungerar. Det är så vi kan skapa mätbara och långsiktiga förbättringar.