”Alla är överens men inget händer” – Tre fel som stoppar förändring i organisationer

– Anta att alla är överens om att förändringen behöver ske, men inget händer ändå. Det är ganska vanligt, ofta kan det bero på att man forcerar igenom förändringar utan att ha den här känslan av att organisationen kommer att vara beredd på att ändra sitt beteende.

”Roboten Ernst”: När automatisering hotar yrkesrollen

Det som hände med roboten Ernst i Trelleborg är enligt Jonas Törnblom ett exempel på ett sådant skeende.

Roboten skulle förenkla handläggandet i beslut om försörjningsstöd och automatisera delar av processen. Förutom en upptäckt dataläcka har ”Roboten Ernst” också väckt en debatt om vad som borde automatiseras och inte.

– Det var helt frivilligt för brukaren och en socialsekreterare tog alltid det slutgiltiga beslutet. Många brukare valde att använda den snabbare roboten framför det klassiska viset och Ernst frigjorde därmed mycket resurser. Men när arbetet skulle spridas i resten av Sverige möttes det ofta med protester, berättar Jonas Törnblom.

2018 beskrevs roboten som mer rättssäker av enhetschefen på Arbetsmarknadsförvaltningen i Trelleborg, Eleonore Schlyter, i en intervju med SVT.

Men när roboten skulle introduceras i det närliggande Kungsbacka och därmed omfördela resurser från socionomerna till handläggare på Arbetsmarknadsförvaltningen, togs det inte emot väl där 12 av 16 socialsekreterare valde att säga upp sig.

– Socialsekreterarna upplevde sin yrkesroll ifrågasatt och Roboten Ernst som ett hot gentemot organisationen. Här har man inte tänkt på hur en förändring kommer motas. I stället för att förklara förändringen genom de resurser som roboten skulle spara, så borde de tagit med socialsekreterarnas perspektiv och från början pratat om hur roboten skulle påverka arbetsmiljön och likande, säger Jonas Törnblom.

Otydligt ägarskap sätter stopp när projekt ska skalas upp

Förutom att missa att ta in flera perspektiv tar Törnblom upp ett annat exempel. Här är roten till bristen på långvarig förändring i stället resultatet av brist på tydlig ansvarsfördelning.

Nationalekonomen Ingvar Nilsson beskriver ofta samverkan som central i intervjuer om hur vi får till långsiktiga förändringar i samhället och komplexa organisationer. 

Jonas Törnblom beskriver i ”Mot alla odds” om ett framgångsrikt förbättringsprojekt i Kungälv, dokumenterad av nyss nämnde Ingvar Nilsson, som enligt Jonas Törnblom inte levde vidare ”i den form som resultatet motiverade” till följd av bristande samverkan.

– Det fanns visserligen en tydlig ansvarsfördelning mellan aktörerna i projektet men den höll inte när man senare skulle skala upp det. Alla kände till att förändringen borde ske och varför men ingen ägde arbetet eller hade förändringen som sin huvudsakliga uppgift, berättar Jonas Törnblom.

Så lyckas du med förändringsarbete: Repetition, struktur och engagerat ledarskap

Törnblom berättar att det funnits en strategi men att det saknats strukturer för att faktiskt få strategin att fungera i praktiken. 

– Om inte chefen själv intresserar sig för förändringen uppfattar de anställda den inte som viktig. Det är extremt viktigt att skapa fasta rutiner som visar för hela organisationen att frågan faktiskt är angelägen.

Här menar han att repetition är en viktig nyckel:

– För att lyckas med en förändringsprocess måste du se till att det finns faktiskt tid och utrymme i vardagen. Sedan handlar det om att arbeta med repetition och uppföljning tills det nya arbetssättet har satt sig som en naturlig del av utvecklingen.