Ulrika Francke: därför är ledningssystem ett verktyg för ledningen

I min erfarenhet slutar ledningssystem aldrig att förvåna, varken i sin förmåga att lyfta en organisation eller att sänka den.

”Ser man ledningssystemet som en pappersprodukt så kan man lika gärna strunta i det”

En som håller med om kraften i ledningsystemet är Ulrika Francke, styrelseproffs och president på CEN.

På frågan om vad som skiljer en organisation som använder ledningssystemet som ett aktivt styrmedel från en som ser det som en ren skrivbordsprodukt, ger Ulrika Francke ett rakt besked:

– Ser man ledningssystemet som en pappersprodukt så kan man lika gärna strunta i det. För då är det bortkastad tid och energi. De som jag vet implementerat Iso 9001 gör det för att de vill bli effektiva, vill att allting ska gå fort, effektivt och med hög kvalitet. Det är det som har varit målet.

Gör det ordentligt eller inte alls?
–  Ja, och man kommer inte bli certifierad heller. Man revideras på sina kvalitetsledningssystem och det finns ingen som kommer ge dig certifiering om du har gjort det dåligt.

Totalt sitter Ulrika Francke idag i sex olika styrelser. Med ännu fler i ryggsäcken kombinerat med hennes engagemang i kvalitetsarbete har Francke nästan en unik position att svara på frågan: hur kommunicerar vi ledningssystem för att göra det relevant för styrelsen?

– Ledningssystemet är relevant för ledningen eftersom att ledningssystemet i grund och botten handlar om att man kommer överens om på vilket sätt man ska arbeta. Exempelvis på det mest ekonomiskt effektiva sättet. Då kan man också tala om för sina kunder och sin omgivning hur man arbetar och ge information kring det.

Från processer till trygghet och kontroll

Ulrika Francke har vaggat mellan tunga chefspositioner genom sin karriär. Från politikens korridorer under 1900-talets slut till dagens styrelserum i centrala Stockholm. Hennes upplevelse är också att ledningssystemet brukar tas på allvar.

– När man tydliggör processerna som man kommit överens om som viktiga för företaget så möjliggör det att alla jobbar på samma sätt. I processerna så lär man sig att undvika fel där man också kan bli mer rationell inför sina fel. Företaget får en säkerhet och en kontrollfunktion.

Parallellt har Francke skapat sig en stark position inom kvalitetsskrået.

Mellan 2023-2024 var hon Iso-president och under sommaren 2026 gick hon in som president på den största europeiska standardiseringsorganisationerna: CEN, Comité Européen de Normalisation.

Francke har ett upptaget schema, när vi får tag på varandra så är det mellan två möten en fredag eftermiddag.

– Poängen med systemet är att vi gör effektiva processer som gör att du jobbar effektivare, förhoppningsvis snabbare och mer korrekt, säger hon.

– Ifall du till exempel upptäcker att något inte blev som det skulle så kan du gå tillbaka i den processen och se om alla gjort det som de skulle och vad felet uppkommit någonstans. Då går det att rätta till det mycket snabbare än om du bara letar i största allmänhet.

Just nu sitter Ulrika Francke som ordförande i tre styrelser, däribland i flygplatsoperatören Swedavias. För att nämna två ytterligare bragder har hon suttit som vd för konsultbolaget Tyréns och som borgarråd för Liberalerna, då Folkpartiet, i Stockholms Stad.

– Som vd på Tyrén hade vi till exempel en process för när vi projekterade någonting. Då kollade av att vi har fått med allting, för annars kan det bli riktigt farligt. Sedan granskas det såklart ändå men det blir ju mycket lättare om man vet att vederbörande följt ett kvalitetsledningssystem där man har checkat av allting som ska göras.

Ulrika Francke drar också en lans för certifieringar.

– Lyckas man dessutom att certifiera sig i ett kvalitetsledningssystem så får ju också kunder och omgivningen information om att man jobbar på ett strukturerat och effektivt vis. Det är ju flera experter på området som satt sig ner runt och kommit fram till att det här är det bästa sättet att jobba på. Det vore ju dumt att inte lyssna på det.

Ledningens ansvar för utformning och förankring

Ledningssystem ska spegla verkligheten men har också möjligheten att förändra verksamheten, så länge alla är med på tåget. Gunilla Mattsson, senior KMA-konsult på och grundare av nätverksföretaget Certway, har till exempel tidigare sagt i intervju med Kvalitetsmagasinet att ledningen måste ta sitt ansvar och tillgängliggöra arbetet för medarbetarna.

Om ett ledningssystem ska vara genuint användbart för ledningen, vem bör äga det arbetet tror du? Är det vd:n, linjecheferna, kvalitetscheferna?
– Jag tycker att kvalitetsledningssystem är en fråga för ledningen. Jag tror att ledningen ska bestämma hur systemet utformas. Sen kan man ju överlåta själva förvaltandet till någon i ledningsgruppen eller en kvalitetsansvarig. Men ledningen måste vara delaktig.