Fredrik Aldaeus: standardisera inte för likformighet

– Vi kan inte från centralt håll detaljstyra allt, förklarar han.

Rise är forskningsinstitutet som består av verksamheter med mycket olika förutsättningar. I vissa delar, exempelvis vid specifika provningar, behöver metoder följas mycket noggrant och steg för steg. I andra delar skulle samma detaljnivå vara både opraktisk och hämmande.

– Dels skulle du inte kunna utforma arbetssätt som fungerar för alla, och dels skulle du nog ta död på engagemanget också om det var för detaljerat.

1. Standardisera det som är återkommande

Fredrik Aldaeus beskriver gemensamma arbetssätt som en sorts interna standarder.

Utgångspunkten är att standardisera sådant som organisationen behöver lösa om och om igen.

– En standard ska ju vara en gemensam lösning på ett återkommande problem. Ska man göra någonting flera gånger, hur kan vi göra det bättre tillsammans?

Det betyder däremot inte att genomförandet måste se exakt likadant ut överallt.

– De gemensamma arbetssätten blir lite som en standard. Sedan kan det finnas lokala variationer ute i verksamheten på hur man gör enligt det gemensamma, säger han.

2. Sätt skyddsräcken – inte en snitslad bana

Något som han ofta återkommer till är att ledningssystemet snarare ska fungera som skyddsräcken än som en snitslad bana.

Det ska vara tydligt vilka gränser som finns, men innanför dem ska det finnas handlingsutrymme.

– Kör på, men du måste hålla dig på vägen. Vi hjälper dig att inte köra av vägen.

För att inte systemet ska bli tungt och medarbetarnas möjligheter att använda sitt yrkeskunnande ska minska, behöver organisationer därför

– Vi behöver sålla ganska hårt i vad som ska vara obligatoriskt också.

3. Skilj mellan det som måste göras och hur det görs

Vissa delar går däremot inte att lämna helt fria.

På Rise kan det exempelvis handla om informationssäkerhet, GDPR, kemikaliehantering eller arbetsmiljörisker.

En senior forskare behöver inte nödvändigtvis få instruktioner om hur forskningen ska bedrivas. Däremot kan organisationen behöva säkerställa att rätt frågor om exempelvis personuppgifter eller säkerhetsklassad information ställs innan arbetet börjar.

Organisationen kan behöva bestämma vad som måste säkerställas utan att alltid bestämma exakt hur medarbetaren ska göra det.

– Vi går ju inte och säger till en seniorforskare hur den ska forska. Men vi kanske behöver ibland säga till en seniorforskare att komma ihåg att tänka på GDPR om man hanterar känsliga personuppgifter.

4. Bygg in kraven i arbetsflödet

Ett sätt att undvika detaljstyrning är att göra ledningssystemet till ett stöd i arbetet i stället för ett separat regelverk.

På Rise försöker centrala funktioner tolka lagstiftning och andra externa krav och översätta dem till konkreta moment i verksamhetens processer.

Tanken är inte att varje medarbetare själv ska behöva bevaka alla nya regler.

I stället ska systemet hjälpa användaren att ställa rätt frågor vid rätt tillfälle.

– Vi behöver bygga in kraven i processen så att vi kommer ihåg saker utan att det blir hinder.

5. Standardisera för samarbete – inte för likformighet

Det kanske viktigaste är att vara tydlig med varför organisationen standardiserar.

För Rise är målet inte att alla verksamheter ska se likadana ut. Syftet är bland annat att göra det enklare att samarbeta mellan olika delar av organisationen.

Gemensamma roller, begrepp och arbetssätt gör det lättare för medarbetare att förstå varandras verksamheter och arbeta tillsammans.

– Det är inte så att vi har någon ambition om att det ska vara likformighet. Det är att underlätta samarbete och skapa värde tillsammans som är målet snarare.

För mycket frihet kan skapa spretighet. För mycket standardisering kan i stället hämma engagemanget.

Balansen ligger någonstans däremellan. Att vara tydlig med vad som behöver vara gemensamt och samtidigt lämna utrymme för medarbetarnas kompetens, nyfikenhet och lokala lösningar.

Fredrik Aldaeus sammanfattar synsättet med att kvalitet inte främst handlar om att göra likadant hela tiden.

– Det handlar om att göra det lite bättre hela tiden.