”Alla skeden måste dokumenteras” – juristernas råd för offentliga upphandlingar

Under våren 2024 granskade revisionskontoret i Region Västerbotten upphandlingen där även de fann möjliga risker.

I granskningen framkommer det att processen inte diarieförts ordentligt samt att projektet saknat en politisk samverkansnivå där beställargruppen i stället varit högsta instans för miljardprojektet. Prislappen för Cosmic blev slutligen 4,3 miljarder kronor för de nio regionerna.

Slutligen publicerar P4 en granskning i flera delar som bland annat visar att politiker lämnats ute från viktiga beslut i upphandlingen och att muntliga överenskommelser i vissa fall tagit företräde för dokumentation.

Anette Hägglund Sundin, operativ chef för Sussa-samverkan säger till P4 att hon inte känner igen sig i kritiken som lyfts fram i granskningen men att hon är öppen för utredning.

Experten: ”Många myndigheter tror att de arbetar kategoristyrt”

Ellen Hausel Heldahl, Jurist och expert på offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv, betonar vikten av att dokumentera processen ordentligt.

– Alla skeden av processen ska dokumenteras inklusive dialogmöten och förhandling. Det ska tydligt framgå vem som har mandat att fatta vilka beslut och vilka personer som varit delaktiga.

Hausel Heldahl menar, med hänvisning till offentliga upphandlingar på regional nivå, att lokala politiker ska bestämma målen men inte detaljerna. Den bästa metoden av inköpsmetodik är enligt henne att arbeta kategoristyrt.

– Många myndigheter tror att de arbetar kategoristyrt men jobbar bara kategoriindelat. En kategoristyrd organisation kräver: tydlig indelning i kategorier, ansvariga personer, tvärprofessionella team, strukturerad analys och strategi, ledningsstöd och uppföljning samt omfattande marknadsdialog innan framtagande av upphandlingsdokument.

Om du fick ge ett råd till en region som står inför en stor upphandling, vad skulle det vara?
– Använd i första hand förfarandet konkurrenspräglad dialog alt, förhandlat förfarande, vid denna typ av upphandling. Det är viktigt att gå in i denna typ av affär med ett öppet sinne och dokumentera alla delar av arbetet.

”Fullständig dokumentation kan motverka misstankar”

Joel Bergstöm är jurist på Upphandlingsmyndigheten och kan därmed inte uttala sig och göra bedömningar i enskilda fall eller lägga någon bedömning i om upphandlande organisation agerat rätt. Han svarar därför ur en generell synpunkt.

Hur viktig är fullständig och korrekt dokumentation av processerna i stora offentliga upphandlingar ur ett korruptionsperspektiv?
– En upphandlande organisation har en skyldighet enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, att dokumentera information i samband med en upphandling. Reglerna är till för att skapa spårbarhet och öppenhet i upphandlingen. Enligt LOU ska upphandlande organisationer dokumentera upphandlingens genomförande så att det i efterhand går att följa och kontrollera hur beslut har fattats. En fullständig dokumentation kan även motverka misstankar om exempelvis jäv eller otillbörlig påverkan.

Vilken nivå av involvering bör regionstyrelsen ha i en offentlig upphandling på regionnivå?
– Det här är en fråga som tangerar att vara utanför vårt uppdrag, men som utgångspunkt bör regionstyrelsens involvering vara strategisk och styrande, inte operativ. Enligt Kommunallagen har regionstyrelsen ett övergripande ansvar för ledning och samordning av regionens verksamhet. Hur det är i en enskild region behöver bedömas utifrån delegationsordning och andra interna styrdokument.

Om du fick ge ett råd till en region som står inför en stor upphandling, vad skulle det vara?
– En väldigt bred fråga, men svaret blir egentligen att ha koll på samma saker som man behöver ha koll på oavsett upphandlingens värde. Upphandlingsreglerna är en del men man behöver även ha kunskap om andra rättsområden som kan aktualiseras, till exempel om och hur personuppgifter hanteras och så vidare. Det gäller att känna till upphandlingsföremålet och utreda vad varje enskild upphandling förutsätter. Varje enskild upphandling är unik, varför man behöver ta hänsyn till de specifika förutsättningarna för just den aktuella upphandlingen.