Att driva projekt fem gånger snabbare – Överste Nils Bildt berättar om parallella processer

Bildt utnämndes då till projektledare av Regeringskansliet för en parallell utredning som skulle följa det då hemliga drönarprojektet. Nu I november publicerade han ”GNADD, svensk utveckling av autonoma drönarsvärmar – på rekordtid” som dokumenterade projektet.

– Försvarsdepartementet, Försvarets materielverk, Försvarsmakten och Försvarsforskningsinstitutet brukar alltid jobba tillsammans med sekventiellt, från den ena till den andra. Men i och med att det var bråttom fick alla jobba samtidigt under bara ett år.

Att planera flera steg samtidigt

Arbetet var fas- och målstyrt, innan det körde i gång fanns en tydlig bild av vem som skulle göra vad och vilka beslutsfattare som behövdes vid utmaningar, så kallade ”dörröppnare” som Bildt säger.

– För att undvika konflikter i prioriteringarna krävs tydliga avskärningar, fokus, medel och resurstilldelning, en öppen kommunikation mellan alla inblandade och en bra styrgrupp. Kommer det en bromskloss som inte ville flytta på sig får det kugghjulet sitta på avbytarbänken ett tag, för det finns inte tid till annat.

Öppenhet låter såklart fint men hur skapar man det i ett projekt?
– Kommunicera med alla berörda; lägesrapporter, möten och dragningar. Projektledaren ska ställa frågor och har största ansvaret för att dialogen ska fungera och förbli öppen.

I stället för att låta regelrätt formalia som vanligtvis ingår i liknande projekt sätta stopp för utvecklingsarbetet hade Gnadd ett helt annat tillvägagångsätt. De hade på förväg fått mandat att själva fatta beslut. I boken benämner Bildt det som ”frihet under ansvar”.

– Risker finns alltid och så även i detta fall. Men du kan inte eliminera risker med processer, därför körde vi på och fick initiala framgångar som ledde till ett större mandat och gott förtroende.

Säkerhet och trygghet i snabbspolade projekt

Hur undviker man att utsätta sig för onödig risk när man väljer att hoppa över formalia?
– Ha en bra blandning av personer. Det är bra att ha så kallade ”producers” som driver framåt, ”motivators” som motiverar och ”processors” som ser till processer och regler. Det ska vara en jämn fördelning mellan alla.

Lite som att det är svårt att svänga en bil som kör fort, var revidering heller inget som hanns med i drönarprojektet.

– Nej vi tillät inga förändringar under projektets gång för då hade vi aldrig hunnit i tid. Så alla invändningar som kom besvarades i princip med ”bra idé, vi tar det i version två!”. Men det fanns fortfarande uppföljning, ”in god we trust, in all others we control”. Så vi följde upp allt vi gjorde, både för att hitta felen och för att belysa allt det bra.

Att driva projekt i takten som Gnadd krävde tog kraft av alla inblandade. För att skapa ett väloljat maskineri som klarar av den takten behövdes förtroende och prestigelöshet. 

– Det kräver mycket av ledarskapet, att det är prestigelöst och öppet även om sina egna misstag. Då litar folk på en och det visar att man är mänsklig. Positiv validering är också viktigt för framrörelse.

Då ska du inte använda parallella processer

Trots att Gnadd åtnjutit framgång (det blev klart i tid och har nu inspirerat eftergångare) är parallella processer mer ett undantag än regel. Att arbeta i parallella processer passar, enlig Nils Bild, mindre projekt eller organisationer som är värderingsstyrda, växande och framgångsrika. Men kanske framför allt: projekt med brådska där det inte finns något annat sätt.

– Finns ingen tidsbegränsning är det bättre att göra projekt sekventiellt för det blir mer noggrant och bättre kvalitet. För att ge några exempel där parallella processer skulle vara svåra att genomföra så är läkemedelstillverkning ett sådant, järnvägsbommar ett annat. Produkter där det inte finns några utrymmen för fel helt enkelt. Men drönare är konsumtionsvaror, här finns plats för en liten feltolerans.

Men det är ändå varor som kommer användas i krig?
– Jo men det är ändå konsumtionsvaror. Men ifall man ändå skulle arbeta med parallella processer för att ta fram varor där det inte får bli fel skulle det krävas väldigt stora kvalitetskontroller inbyggda.