Chefen som förklarat krig mot slöseriet – ”Offentlig sektor behöver inte mer pengar”

Hennes bok ”Slöserier i välfärden” publicerades i början av november i år och rymmer många av hennes hjärtefrågor. Till exempel tycker hon att välfärden i mångt och mycket drivs på samma sätt som för 30 år sedan och att det är ohållbart, men också att välfärden behöver bli bättre på att förvalta sina tillgångar.

– Vi kan göra mycket mer med det vi har, inte med mer pengar. Jag tror inte att vi behöver mer pengar i offentlig sektor utan mer handlingskraft, innovation och att börja fråga våra invånare om deras behov.

Att inte leva upp till sin fulla potential, är en form av slöseri enligt Bajrami-Engqvist, till exempel pekar hon på det utanförskap som utlandsfödda svenskar riskerar att hamna i.

– Det är min egen erfarenhet att komma till Sverige från Nordmakedonien som vuxen och etablera mig på arbetsmarknaden och i samhället. En förutsättning för att välfärden ska fungera för alla är att alla kan få möjlighet att bidra utifrån sina förutsättningar. Så på det viset leder bland annat strukturell diskriminering till ett stort slöseri.

En viktig aspekt för Maida Bajrami-Engqvist var att boken inte skulle bli en klagomur gentemot välfärden utan konstruktiv och lösningsfokuserad.

Så hittar du slöseriet i din organisation

Hennes bästa tips för att identifiera slöserier är att ställa följande frågor till sig själv som ledare och organisation:

• Skapar vi värde för kunden? Om ja, hur? Om nej, varför inte?
• Möter vi nya behov med gamla arbetssätt eller anpassar vis oss?
• Har vi ett ”utifrån och in-perspektiv”?
• Gör vi rätt saker eller gör vi saker på rätt sätt?
• Har vi en dialog med dem som vi är till för?

Hon har själv följt sitt eget råd. När hon tillträdde som chef för samhällsbyggnadsförvaltningen i Trelleborg insåg hon att medborgarna var missnöjda med förvaltningens service.

– Vi hade väldigt långa ledtider. För att ändra på det började vi se över verksamheten, en flaskhals var att 95 procent av ansökningarna var inkompletta. Då ställde vi om och har börjat erbjuda rådgivning så att vi kan få in kompletta ansökningar som möjliggör att handläggningsprocessen. Då skapar vi mer värde och gör mer för samma kostnad.

Kvalitetsuppföljning är viktigt, berättar Maida Bajrami-Engqvist, men vi måste göra det på rätt sätt och i rimlig utsträckning.

– När administrationen tar över, förlorar vi fokus på det som verkligen betyder något – kvaliteten för de vi finns till för. Ändå lägger vi tid på att rapportera mått som knappt någon läser. För mig är det inte rätt prioritering.

I stället menar hon att vi borde vara mer selektiva i uppföljningen.

– Förenklat borde vi fråga oss själva, varför mäter vi det här? Är det viktigt för kundnyttan? I en skola till exempel är det viktigt att mäta ifall eleverna klarar utbildningen och hur eleverna mår. Om jag lägger tid på att samla in siffror måste det vara för att göra det bättre för eleverna.

”Vi mäter antalet placerade barn och vad det kostar, men vad säger det om kvaliteten?”

Ett annat exempel som hon tar upp är barn som placeras på institutioner som sis-hem eller hvb-hem:

– Vi mäter antalet placerade barn och vad det kostar, men vad säger det om kvaliteten? Om vi lägger miljoner på placeringar på institutioner vill vi väl veta ifall det är bra för barnen? Så i stället för att mäta kvantitativa siffror borde vi mäta vilket värde våra insatser skapar.

Hon uppmuntrar offentliga sektorn till att både ta inspiration från- och kroka arm med andra sektorer i samhället.

– Det är bättre att kroka arm med privat och frivillig sektor. Privata sektorns styrkor är innovation och flexibilitet. Frivillig sektor är bra på att skapa nära relationer med medborgarna. Vi som offentlig sektor har kvaliteten och tillgängligheten som våra största styrkor. Vi tre kan kroka arm i olika frågor och utmaningar. Kommunerna behöver dock initiera de här samarbetsformerna och kan inte vänta på att någon annan ska komma och göra det.