EU kräver mer spårbarhet – så bygger Ellos Group sin datagrund

Bakgrunden är de många nya krav som kommer från EU. Det digitala produktpasset är ett av dem. För Ellos Group innebär utvecklingen att företaget behöver få fram allt mer information om produkterna och kunna följa den längre bak i leverantörskedjan.

Samtidigt räcker det inte att fylla systemen med uppgifter. Informationen måste gå att lita på.

– Det krävs otroligt mycket data, inte bara för det digitala produktpasset, utan det är väldigt många olika lagstiftningar som nu kommer parallellt från EU. En sak är att kvantitativt få in data, men du ska också göra en kvalitativ bedömning, säger Johan Kromer.

“System räcker inte” – en grund för data i hela organisationen

Ellos Group består av e-handelsplatserna Ellos, Jotex och Homeroom samt betalvarumärket Elpy. Varumärkena har egna inköpsorganisationer och utvecklar sina sortiment var för sig. Men kvalitetsstandarderna, CSR-standarderna och inköpssystemet är gemensamma.

Det blir viktigt när mängden information växer.

I stället för att hållbarhet, sourcing och inköp samlar in samma uppgifter på olika håll försöker Ellos Group bygga en gemensam grund. Samma information ska kunna användas på flera sätt.

Hållbarhetsteamet behöver exempelvis data för rapportering och uppföljning. Kvalitetsområdet inom sourcing arbetar bland annat med produktsäkerhet och certifieringar. Inköparna behöver information när de väljer leverantörer och produkter.

– Man försöker göra datapunkterna så enkla som möjligt. Hållbarhetsavdelningen kan använda en viss uppsättning datapunkter för sitt behov, sourcing kan använda samma datapunkter utifrån ett annat perspektiv och inköpsorganisationen kan använda samma data utifrån sitt perspektiv, säger Johan Kromer.

För att samla informationen har Ellos Group investerat i ett nytt PLM-system, där produktinformation och bland annat certifikat kan finnas samlade.

Men Johan Kromer betonar att ett nytt system inte räcker. Det behövs också tydliga arbetssätt för informationen som läggs in.

– Strukturen av masterdata och insamlandet av data är vägen framåt. När du har masterdatan behöver du väldigt tydliga processer kring hur du verifierar datan, hur du samlar in den och hur du jobbar mot leverantörerna.

Informationen ska dessutom kunna användas innan en vara är färdig. Med bättre produktdata vill Ellos Group kunna följa upp angående sina produkter, men också få underlag för beslut redan innan produktionen startar.

Ju längre bort, desto svårare

På textilsidan har Ellos Group en fördel. Företaget har arbetat med CSR-frågor i omkring 20 år. Revisioner, certifieringar och inspektioner är redan en etablerad del av arbetet.

Men sortimentet består också av möbler, belysning och andra produkter. Där kan både leverantörskedjorna och vanan att dela information se annorlunda ut.

Skillnaden märks också i samma kedja.

– Producenten är ganska van. De är vana vid auditeringar, krav på certifieringar och inspektioner. Men längre bak i leverantörskedjan är erfarenheten mindre. Ju fler led bort från producenten, desto större blir därför behovet av tydliga krav och utbildning. Du behöver också lära upp alla att bli lika duktiga.

Ellos Group har produktion bland annat i Kina, Bangladesh, Indien och Vietnam samt i flera europeiska länder. Enligt Johan Kromer skiljer sig förutsättningarna mellan industrier och produktionsländer.

Därför går det inte att använda exakt samma arbetssätt överallt. Ellos Group delar i stället upp arbetet efter produktkategori och hur långt leverantörerna redan har kommit.

– Generellt sett, ju fler led, ju mer komplext och ju större kommer utmaningen att vara. Därför behöver arbetet anpassas efter produktkategori och leverantörernas förutsättningar.

Samla inte all data

En annan svårighet är att företagen ska förbereda sig för regler som ännu inte är helt klara.

När det gäller det digitala produktpasset väntar Ellos Group fortfarande på besked om exakt vilken information som ska ingå. Samtidigt går det inte att vänta med alla förberedelser tills varje detalj är bestämd.

Ellos Group arbetar därför på två nivåer. För den information som företaget bedömer med stor sannolikhet kommer att krävas börjar man redan nu bygga upp datan och kontrollera att kvaliteten håller. Där kraven fortfarande är mer osäkra går man försiktigare fram.

– Där vi är väldigt säkra börjar vi samla in data och säkrar upp att datan är kvalitativ nog för att använda. På områden där vi är mer osäkra kanske vi börjar med mindre pilotprojekt och granskar datakvaliteten, men vi samlar inte systematiskt in all data.

Arbetet ser också olika ut beroende på produkt. På textilsidan finns redan etablerade processer för bland annat certifieringar och spårbarhet. När Ellos Group går vidare till andra produktgrupper delar företaget upp arbetet ytterligare efter hur långt branschen och leverantörerna har kommit.

På så sätt kan Ellos Group bygga upp strukturen inför produktpassen utan att kräva in information som senare visar sig sakna betydelse.

– Du vill inte tvinga leverantörerna att förse dig med mer data om du inte kommer använda den. Då är det bättre att de jobbar med att öka kvaliteten i den datan du redan jobbar med.

Det är också en fråga om var företaget ska lägga sina resurser. Ellos Group följer utvecklingen och bygger upp det som går, men väntar med vissa investeringar tills kraven är tydligare.

– Vi bevakar, vi förbereder, men innan myndigheterna går ut med väldigt tydliga krav och faktiskt kommunicerar vad det är som gäller är det först då vi gör den slutgiltiga bedömningen. Det handlar om att vara proaktiv, men du vill inte heller överinvestera.

Leverantörerna måste med

Den ökade spårbarheten gör samtidigt Ellos Group mer beroende av att leverantörerna kan lämna rätt information. Johan Kromer beskriver långsiktiga relationer som en viktig del av arbetet.

Ellos Group försöker också minska antalet leverantörer och i högre grad använda gruppens gemensamma leverantörsbas. Det gör det möjligt att arbeta närmare de företag som finns kvar.

Kraven är tydliga, men en avvikelse behöver inte innebära att samarbetet tar slut. Om problemet inte är kritiskt arbetar Ellos Group i stället tillsammans med leverantören med en korrigerande åtgärdsplan.

– Om vi hittar avsteg, om det inte är på kritiska punkter, så handlar det om att tillsammans hitta en lösning och en åtgärdsplan. Inte att kapa leverantören.

När nya krav tillkommer börjar arbetet om. Något som klarade gårdagens krav kan behöva förbättras när ribban höjs.

– Det är ju kontinuerligt förbättrande. Det är väldigt mycket en relation som måste vårdas, men det kommer tillbaka till att vi har väldigt tydliga krav och en uppföljning.

”Det är en stor omställning”

Hur stor omställningen blir varierar mellan företag. Johan Kromer bedömer att stora bolag har bättre möjligheter att sätta av människor och pengar för att klara de nya kraven. För mindre och medelstora företag kan steget bli större.

För Ellos Group handlar arbetet nu om att fortsätta bygga de delar som företaget vet kommer att behövas, samtidigt som man inväntar de slutliga beskeden från EU.

– Det är ett tätt samarbete med bra leverantörer och bra data, så det kommer inte vara lätt. Det är en stor omställning, det är mycket som ska göras.

Läs också en guide över hur du kartlägger du din leverantörskedja!