Från låst spagettisystem till samutveckling: Lund bygger nytt verksamhetssystem

Johan Frithiof-Karlberg, Digitaliseringschef i Lunds kommun och Lena Carlereus, myndighetschef på Vård- och omsorgsförvaltningen i Lunds kommun, berättar båda att de sökt efter proaktivt system.

Ett system som till exempel kan minska den tunga administrationen, som inom vissa tjänster upptar upp till hälften av arbetstiden. Och frigöra mer tid för det mänskliga mötet.

När Lunds kommun sedan blev kontaktade av hälsoteknikföretaget Notana Care såg kommunen sin chans att medverka i utvecklingen av en digital tjänst som möter de egna behoven.

– Idag dokumenterar vi en massa men allt bygger på manuell genomläsning och produktion av dokumentation. Det som efterfrågats av personalen är att det fanns ett verksamhetssystem som exempelvis kan signalera när en brukare uppnått sitt mål, eller när det är dags att sätta ett nytt mål, säger Lena Carlereus.

Gamla system skapar silos och tung administration

Ett annat problem som kommunen nu hoppas kunna lösa med ett egenutvecklat verksamhetssystem är också de silos som skapats av tekniken som nu finns på plats.

– Nu finns det inbyggt i verksamhetssystemen att man inte kan ha kontakt med varandra. Hälso- och sjukvårdspersonal och socionomer lägger ofta uppdrag till utförare till exempel. Men då finns det många verksamhetssystem som gör det svårt eller omöjligt att följa upp inom ramen för verksamhetssystemet, säger Lena Carlereus.

Johan Frithiof-Karlberg, Digitaliseringschef i Lunds kommun, förklarar varför systemet ser ut på det viset:

– Digitala lösningarna i offentlig sektor började utvecklas för ganska länge sedan, ibland redan från början av 2000-talet eller till och med ännu äldre. På en gammal mjukvara så blir det väldigt svårt att radikalt förändra den. Man brukar säga att allting sitter ihop som en spagetti, säger Johan Frithiof-Karlberg.

Därför ser du nu möjligheten att göra om och göra rätt tillsammans med organisationen.

– Så det är väldigt svårt att göra jättestora förändringar när behoven förändras. Därför gör vi om allting så det kan passa oss bättre.

”AI-coach” och prototyptester med användare

Grundtanken med det kommande systemet är att: förenkla vardagen för medarbetarna, minska den tunga administrationen, som inom vissa tjänster upptar upp till hälften av arbetstiden, och frigöra mer tid för det mänskliga mötet. Samtidigt ska kommunikationen mellan professioner och enheter möjliggöras.

De hoppas också att systemet ska kunna underlätta inför den demografiska utmaning som stora delar av Sverige står inför med en åldrande befolkning.

Genom att ersätta manuell dokumentation och tidsödande aktsökning med automatisk transkribering och proaktiva påminnelser ska systemet fungera som en smart ”AI-coach” i vardagen.

Just önskan om en ”AI-coach” kommer enligt Lena Carlereus från en undersköterska i kommunen.

– Just nu tar vi fram och utvärderar prototyper tillsammans med olika brukar- och personalgrupper. Det arbetssättet är oerhört mycket effektivare än att ägna åratal och åt att skriva superlånga kravställningar i en upphandling där det kanske inte riktigt blir som det tänkt sig i alla fall, säger Johan Frithiof-Karlberg.

En av brukargrupperna är äldre över 80 år.

– I gruppen har vissa hemtjänst och andra har inte det. Vi har haft den gruppen länge, förut hette det fokusgruppen men när vi började jobba mer med digitalisering ville de ha ett coolare namn så vi landade vid ”advisory board”. De tycker ofta att vi ska vara modigare och snabbare, berättar Lena Carlereus.

Genom att låta slutanvändarna forma verktygen innan de införs hoppas Lunds kommun att skapa delaktighet, trygghet och ett system som är förankrat i vårdens och omsorgens faktiska vardag.

– Gruppen med de över 80 är också med och lajvar. De testar ifall hembesöken fungerar när vi testar AI och transkribering. Och det är lite roligt, för de gör dem gärna till de svåraste hembesöken någonsin och går verkligen in i rollen, säger Lena Carlereus och skrattar.

Juridiska frågor och ett lärande arbetssätt

Nu har Lunds kommun tillsammans med Helsingborgs stad och Notana Care också gått med i Integritetsskyddsmyndighetens ”Innivationslådan”. Där ska de få hjälp att reda ut frågor om integritet och dataskydd.

Medan det troligen kommer dröja i alla fall några år till är drömmen nu att få testa systemet ”i skarpt läge”.

– Vi måste först testa i verkligheten på verklig data, certifiera lösningar för den här typen av användning. Träna och ge förutsättningar till medarbetarna, säger Johan Frithiof-Karlberg.

– Sen är det ju så att mycket är helt oprövat, särskilt inom det juridiska området, it och säkerhet. Så det behöver tar längre tid, fyller Lena Carlereus på.

Samtidigt finns det alltid en risk att systemet inte blir som de tänkt och att det inte går att införa på ett bra sätt, i så fall är det ”värsta” som kan ha hänt att de lärt sig något, berättar de båda.

– Vi utvecklar verksamheten. Vi utvecklar vår kompetens, vi lär oss mer om AI, säger Lena Carlereus.

Samtidigt är det viktigt att inte förmedla en missvisande bild av utvecklingen till verksamheten.

– Det är viktigt att vi är tydliga i vår kommunikation med vad vi gör. Det här är ett projekt där vi utforskar AI. Vi har inte som mål att det ska ersätta verksamhetssystem inom ett eller två år. Vi gör det här tillsammans, för oss själva men också för andra kommuner. Det är fint att se att det är så många som ändå vill satsa på det, säger Lena Carlereus.

Johan Frithiof-Karlberg håller med den bilden och förtydligar att kommunen inte betalar Notana Care för utvecklingen av systemet i detta läget.

– Det är Notana Cares affär som de utvecklar och deras produkt. Vi ställer upp med är ju våra tankar, önskemål och kunskap. Sedan låter vi dem att träffa grupper som vill vara engagerade i den här utvecklingen. Och blir det inte någonting, då har vi lärt oss en massa saker.