Håll balansen

För att verksamheter ska utvecklas och förbättras måste målsättning gå som en röd tråd genom företaget. Med metoden Balanserade styrkort har försäkringsavdelningen på Praktikertjänst utvecklats från defensiv till en mer offensiv enhet.

Att stå på ett ben känns vingligt och ostabilt. Små vindpustar gör att man ganska snart tappar balansen. Med två ben blir det genast enklare, och tänk då om man hade ett tredje att använda sig av? Som det låter är det just balansen som är grunden i kvalitetsmetoden balanserade styrkort där man fokuserar på att ta fram, mäta och följa upp mål.

Svensk pappa

Redan 1988 började Jan-Erik Lundström arbeta med metoden som då kallades osynliga balansräkningar och i början av 90-talet tog han efter den amerikanska metoden balanced scorecard och anpassade den efter svenska förutsättningar.

– Jag kallas ibland för den den svenska pappan när man pratar om balanserade styrkort, säger Jan-Erik Lundström, vd på Futureyes, och skrattar.

I styrkorten finns fem perspektiv som enkelt uttryckt ska hålla balansen i företaget, kontrollera styrningen och bidra till att målsättningar förverkligas. Perspektiven är; kundperspektiv, finansiellt perspektiv, lärande- och utvecklingsperspektiv, produktionsperspektiv och medarbetarperspektiv.

Medarbetarperspektivet tillämpas främst i svenska modeller och har utvecklats ytterligare av Jan-Erik Lundström i form av personliga styrkort för medarbetarna.

Med näsan åt samma håll

Personliga styrkort är ett dokument för varje enskild medarbetare. Målen för företaget är desamma som för den enskilda individen. Men i de personliga styrkorten bryts de ned för att se hur den enskilda medarbetaren ska bidra till att verksamhetens mål nås.

– Varje medarbetare skriver ned vad de vill jobba särskilt mycket med under året, kanske kan det vara att genomföra en utbildning eller att minska tid på möten. Sedan diskuteras de med chefen så att medarbetarna inte tar sig vatten över huvudet eller spänner bågen för löst. När man är överens skriver man ett ”kontrakt”, berättar Jan-Erik Lundström.

På så sätt går målen som en röd tråd genom företaget och de webbaserade personliga styrkorten blir en stabilare grund för utvecklingssamtal, eftersom det går att se hur målen genomförts och om de lyckats. Ett kvitto kan exempelvis vara en godkänd utbildning. Men de blir också ett sätt att bättre ta tillvara och lättare överföra kunskap när medarbetare försvinner och kommer till i verksamheten eftersom processbeskrivningar och dokumentation finns sparat.

Förändring eller omväxling?

Jan-Erik Lundström anser att balanserade styrkort är tillämpbart överallt. Han har arbetat med det på allt från förskolor till produktföretag och inom vården. Språket är olika men det är samma perspektiv som styr i alla olika verksamheter.

De personliga styrkorten bidrar också till att medarbetarna blir en stor del i förändringsarbetet, på både gott och ont.

– Många medarbetare säger sig vara positiva till förändring men jag tror att de ofta menar omväxling. Många blir rädda för förändring just på grund av den tid och det arbete de tror att det tar. Därför är det väldigt viktigt att följa upp och mäta de personliga mål som ställs för att se att förändring är en positiv process.

På Praktikertjänst

Stefan Pärsson är chef för försäkringsavdelningen på Praktikertjänst och VD för Praktikertjänst Försäkring AB. Han såg att medarbetarna inte klarade av att styra sina egna dagar, utan att de istället fylldes av yttre stimuli, så som mail, telefonsamtal och möten. Det fanns inte heller tid till att tänka nytt och framåt eller tydliga mål. Han tog kontakt med Jan-Erik Lundström på Futureyes för att införa deras svenska modell av balanserade styrkort.

– Arbetet började med att kartlägga alla arbetsprocesser och dokumentera dessa. Frågor som skulle besvaras var hur en arbetsdag ser ut och vad den mesta tiden går åt till, säger Stefan Pärsson.

Efter kartläggning gick man in i fas två med frågor om hur arbetet ska förenklas och hur tid ska friläggas. Förbättringsprojekt visade att en hel del arbetsmoment som gjordes av gammal vana kunde plockas bort och idag är målet att 30 procent av processerna ska ersättas med tid för utveckling.

Sätt in en stöt

På försäkringsavdelningen på Praktikertjänst var ett av målen inom kundperspektivet att styra besökarna från telefonen till en kundportal på webben. Detta mättes genom att se på antalet samtal och antalet besök på webbportalen.

Stefan Pärssons nio medarbetare har personliga styrkort. De är tydligt kopplade till avdelningens styrkort och de ligger på webben, så att alla kan se dem. Vissa mål som känns för personliga, exempelvis som att sluta röka, står inte med i styrkorten, utan diskuteras mellan Stefan Pärsson och medarbetare. Han berättar att det i början var många medarbetare som inte kände att de hade tid till arbetet med balanserade styrkort och att det då är lätt att tänka att man ska anställa fler för att få loss mer tid.

– Jag höll inte med och idag tänker medarbetarna mer annorlunda och tillsammans arbetar vi för att få än mer tid till utveckling och mindre tid till produktion. Vi kommer självklart att fortsätta arbeta efter den här metoden och jag tycker vi har lyckats hitintills.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.