Så vill hon göra revision till ett förbättringsverktyg – inte en kontrollpunkt

Trots det stannar arbetet ofta vid att identifiera avvikelser. Själva lärandet uteblir.

Det var utgångspunkten när Åsa Wikenståhl började utveckla det hon kallar lärande revision. Hon har arbetat som kvalitetschef inom IT och medicinteknik, byggt upp revisionsfunktioner hos Inera, där revision bedrevs mot bland annat SITHS tillitsramverk, och därefter genomfört revisioner i ett stort antal kommuner och regioner, med utgångspunkt i etablerade standarder som Iso 9001 och Iso 27001.

– Jag började tänka på det här när jag själv var kvalitetschef och fick revision genomförd hos oss. Då väcktes tankar hos mig om att det behövdes ett annat sätt att arbeta med revision.

Kärnan i hennes arbetssätt, lärande revision, är att revisionen ska bidra till förståelse – inte bara kontroll.

– Det är i dialogen med verksamheten som revisionen kan bli lärande.

Förstå hur det fungerar

I praktiken innebär det att bredda perspektivet. Att inte stanna vid vad som brister, utan också förstå hur arbetet faktiskt fungerar.

– Att inte bara leta fel, utan också förstå vad som fungerar och hur organisationen kan bygga vidare på det för att uppfylla regelverket.

Det gör revisionen till en del av verksamhetens utveckling, snarare än en extern granskning vid sidan av.

Det nya arbetssättet ställer högre krav på revisorn än att enbart ha gått kurser i kvalitet och blivit revisionsledare. För Åsa Wikenståhl är det avgörande att kombinera den formella kompetensen med förmågan att möta människor.

– En revisors kompetens behöver bygga på erfarenhet, certifieringar och utbildning. Men det räcker inte. Det krävs också kompetens inom kommunikation, pedagogik och ett coachande förhållningssätt.

Ett centralt verktyg är coachande frågor.

– Det handlar mycket om att ställa öppna, kraftfulla frågor och ge utrymme för reflektion, så att det klickar till och man börjar tänka själv.

Hon är tydlig med vad som inte fungerar om man vill få till dialogen:

– Om jag kommer med pekpinnar och säger att du gör fel, då blir du lätt försvarsinställd. Det tar tid att jobba sig tillbaka därifrån.

Kontroll behövs också

Det är viktigt att komma ihåg, betonar Åsa Wikenståhl, att lärande revision inte handlar om att välja bort kontroll. Tvärtom.

– Efterlevnaden gör vi inte avkall på. Den ena delen handlar om att säkerställa att kraven uppfylls.

Den andra delen står för lärandet. Där använder revisorn dialog och frågor för att öka förståelsen för vad kraven innebär i praktiken. För utan lärande når man inte hela vägen.

– Om vi inte passar på att skapa lärande när vi gör revision får vi inte heller full efterlevnad. Då får vi bara människor som försöker visa att de gör rätt.

Det är en erfarenhet hon återkommer till:

– Jag har sett det ske i över 100 organisationer. Det är inte bara mina egna tankar.

Arbetet bygger på struktur och uppföljning, men också på att skapa dialog tidigt.

– Det finns ofta en oro i början när man hör att det ska genomföras en revision. Redan i första kontakten försöker vi skapa trygghet.

Hur gör ni det?

– Vi är tydliga med att vi inte är där för att komma med pekpinnar eller sätta dit någon, utan för att stötta verksamheten i att uppfylla regelverket.

Den psykologiska tryggheten blir avgörande. När rädslan minskar blir det lättare att vara öppen med brister och utmaningar. Det skapar bättre förutsättningar för lärande – och i förlängningen bättre efterlevnad.

Under revisionen arbetar hon med att förankra insikter löpande.

– Vi landar avvikelserna tillsammans under revisionen, så att det finns en gemensam förståelse för vad vi ser.

Arbetet fortsätter även efter att själva revisionen är avslutad.

– Efter några veckor följer vi upp rotorsaksanalyser och åtgärdsplaner. Sedan följer vi upp igen efter några månader – vad har hänt och vilka effekter ser ni?

Utvecklingen synliggörs

Ett sätt att synliggöra utvecklingen är att arbeta med mognad över tid.

– Vi kan till exempel mäta organisationens mognad i samband med revisionen och sedan göra samma mätning vid uppföljning. Då blir det tydligt hur organisationen faktiskt har förflyttat sig.

När man kommit så långt förändras ofta synen på revision.

– Det vi ofta hör i slutet är: “Wow, det här har varit nyttigt, här lärde vi oss något – när kommer ni tillbaka?”

Tre steg: Så flyttar du revisionen från kontrollerande till lärande

• 1. Börja med att sänka garden
 Många verksamheter går in i en revision med oro. Då blir fokus lätt att försvara sig, snarare än att förstå och förbättra. Var tydlig med syftet, upplägget och vad revisionen ska leda till. När tryggheten ökar, ökar också öppenheten.
• 2. Byt pekpinnar mot frågor 
En lärande revision kräver ett annat sätt att samtala. Gå från att konstatera fel till att ställa frågor som skapar reflektion: Vad fungerar? Var brister det? Varför ser arbetssättet ut som det gör?
• 3. Följ upp så att lärandet omsätts i förändring
 Det som avgör värdet av revisionen är vad som händer efteråt. Följ upp i flera steg och synliggör utvecklingen över tid. Då blir revisionen en del av det systematiska förbättringsarbetet.