Hur går vi från bra till att vara bäst?

Denna organisation har verkat i en stabil miljö och åstadkommer samma, halvdana resultat år efter år. De leder utifrån en genomtänkt struktur, där de planerar, genomför och utvärderar sina resultat. De har mängder av mål. De mäter, analyserar, dokumenterar och rapporterar internt och externt. Men de har en uppenbar brist vad gäller A-et i PDSA, förbättringar av sina arbetssätt. De saknar ett systematiskt förbättringsarbete. Och det är de inte ensamma om.

Teckna självporträtt

Under 2012-2018 arbetade jag vid SIQ – Institutet för Kvalitetsutveckling. SIQ driver två utmärkelser: Utmärkelsen Svensk Kvalitet och Kvalitetsutmärkelsen Bättre Skola. För att delta i någon av dessa utmärkelser ska man teckna ett självporträtt, alltså beskriva sin verksamhet utifrån ett antal kriterier i SIQ Managementmodell. Man beskriver sina arbetssätt, hur de hänger ihop och stödjer andra arbetssätt, när och var arbetssätten tillämpas och hur arbetssätten utvärderas och förbättras. Efter att ha läst ett hundratal sådana verksamhetsbeskrivningar går det att se ett mönster i vad verksamheter är väldigt bra på och vad som utgör den största förbättringspotentialen.

Vi är bra på att:

• beskriva vad vi gör och vem som gör vad
• planera, såväl strategiskt som operativt
• samla in data
• analysera våra resultat
• sätta mål

Vi är dåliga på att:

• beskriva hur vi gör
• möta alla intressenters behov
• utveckla arbetssätt för att stödja andra arbetssätt
• lösa grundorsaker till problem
• förbättra våra arbetssätt

Om jag skulle sammanfatta svenska verksamheters största förbättringspotential när det handlar om ledning och verksamhetsutveckling, är det att: (1) identifiera och lösa grundorsaker till problem, och (2) systematiskt förbättra arbetssätten.

Så vad ger man för råd till en verksamhet som är bra men vill bli bättre, och kanske till och med bäst? Det osökta svaret är: Få igång ett systematiskt förbättringsarbete och utveckla en förbättringskultur.

Tydlig med varför

När jag utbildar och föreläser om förbättringskultur brukar jag beskriva vad jag har sett är viktiga framgångsfaktorer hos de verksamheter som har lyckats utveckla en förbättringskultur:

• Var tydlig med varför, vad och hur vi ska utveckla en förbättringskultur.
• Ha fokus på behovsdrivna förbättringar – Gör rätt saker på rätt sätt. Se till att allt vi gör i verksamheten, direkt eller indirekt, skapar värde för dem verksamheten är till för.
• Var tydlig med att det är ledarna som ska leda förbättringsarbetet, inte en kvalitetsfunktion. Ledningen måste integrera förbättringsarbetet i organisationens kultur och struktur.
• Organisera förbättringsteam, där själva förbättringsarbetet bedrivs. Beroende på komplexiteten på problemen som ska lösas utgå från små, medelstora och stora team. Se till att både ledare och medarbetare ingår i teamen.
• Använd vedertagna metoder och verktyg i förbättringsarbetet: identifiera grundorsaker till problemen (fiskbensdiagram), identifiera viktigaste grundorsakerna (relationsdiagram), hitta lösningar på problemen (brainstorming), gruppera lösningarna (släktskapsdiagram), välj lösningar som ger mest kundnytta till lägst resursåtgång (prioriteringsmatris) och testa lösningar i liten skala (handlingsplan).
• Mät – för att veta att lösningar på problemen faktiskt leder till förbättringar.

Vi ägnar så mycket tid i våra verksamheter åt att planera och analysera. Av all denna tid, se till att fördela en mängd av den tiden till att systematiskt arbeta med förbättringar. Då kommer vi se en utveckling av resultaten!

Åsa Rönnbäck, Förbättringsakademin
asa@forbattringsakademin.se