It-system ger oväntade problem

Allt fler organisationer satsar stora resurser på nya It-baserade informationssystem för att förbättra sina verksamheter. Men effekterna är svåra att förutsäga.

It-baserade informationssystem används för att samla in, lagra och bearbeta information och statistik, och många organisationer och företag investerar mycket tid och pengar i nya system för att effektivisera sin verksamhet och öka konkurrenskraften. Men investeringarna är inte bara av godo enligt en avhandling från Umeå universitet.

Forskaren Henrik Wimelius vid institutionen för informatik har följt hur en större organisation inom hälso– och sjukvårdsområdet infört ett så kallat Enterprise Content Management-system. Investeringen fick en oavsiktlig följdverkning – flera överlappande och till stor del inkompatibla informationssystem tilläts att samexistera.

– Trots att man visste att situationen försämrade kapaciteten att hantera information, kunde man inte ta sig ur den, säger Henrik Wimelius.

Spänningar bakgrund

Det visade sig att tre organisatoriska konflikter låg bakom problemen. Det fanns spänningar mellan ökad kontroll och ökat stöd, mellan nya tekniska lösningar och existerande rutiner, och mellan toppstyrning och gräsrotsstyrning, något som Henrik Wimelius tror är vanligt på många arbetsplatser.

För att undvika att hamna i samma knepiga situation, finns det enligt Henrik Wimelius några bitar som är värda att fundera över när nya It-baserade lösningar ska införas. Till att börja med bör organisationer och företag noga undersöka det sammanhang som den nya tekniken ska införas i, och lägga ner mindre tid på teoretiska organisationsscheman. Hur ska arbetet fungera i praktiken?

–Ofta finns mer eller mindre dolda arbetssätt som är viktiga att ta hänsyn till, säger Henrik Wimelius.

För att undvika oklarheter i vad tekniken ska användas till, bör också krav och behov som står i konflikt med varandra lyftas fram före systemen införs. Man bör även förbereda medarbetare på att nya It-system ställer stora krav på teknik och organisation och ta fram en ordentlig strategi för teknikimplementering. Dessutom bör det finnas en tydlig kommunikationskanal mellan enheter som ansvarar för informationshantering och hantering av it-baserade lösningar.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.