Kom igång med Iso 9001

Undrar du vad ett ledningssystem är? Och hur man som småföretagare kommer igång med arbetet? Följ med på en uppstartsresa genom Iso 9001-land.

62 gram. Så fjäderlätt kan ett ledningssystem vara. På vågen ligger konsultföretaget C2 Managements integrerade verksamhetssystem. De nio sidorna, i och för sig med ett ganska litet typsnitt, är certifierade enligt Iso 9001 och Iso 14001. Annat var det på 90-talet när processorienterade system blev ordentligt på modet. Då ställde Iso-standarden 9001 krav på cirka 100 punkter, idag är kraven nedbantade till drygt hälften så många, med åtta ledningsprinciper som grund.

– Då var det väldigt extremt. Den som kunde samla på sig flest dokument vann. Vi har gått från det dokumenterande ledningssystemet mot det resultatorienterade, säger Peter Hartzell, projektledare för kvalitetsledning på SIS, som utvecklar och ger ut internationella, europeiska och svenska standarder.

Dokumentera inte allt

Ett ledningssystem under hektot kan låta tunt, men i själva verket är många verksamhetssystem viktlösa. Även om det inte finns dokumenterat har alla företag system för hur de anställda arbetar och hur ledningen styr olika processer, som kvalitets- och miljöarbete samt kompetensutveckling. System som bygger på kulturella värden och som finns i de anställdas huvuden och i företagets väggar. Helt enkelt hur verksamheten styrs och vilka rutiner och arbetssätt som gäller. Många chefer tror dock att ett ledningssystem är något annat och gör det svårare än vad det är, menar Lars Nilsson, konsult och grundare av C2 Management.

– Tyvärr har många företagsledare lagt över ansvaret på kvalitetschefer och andra som gillar ordning och reda. Det har skapats en massa dokumentation som varken ledning eller någon annan kan ta till sig. En övertro till det skrivna ordet.

Muntliga vägen

Han påpekar att man på ett mindre företag enkelt kan komma överens om detaljerna i olika arbetssätt den muntliga vägen och fokusera på de mest kritiska processerna i själva systemet. Ett överbelastat system blir lätt inaktuellt och kan bygga in företaget i en komplex struktur, där systemet beskriver hur man borde eller vill göra, snarare än hur man gör. Och en tegelsten blir ofta något vid sidan av vardagen.

– Jag tycker inte att man ska börja med att dokumentera. Börja med att mäta och förbättra. Då kanske man kommer fram till att förbättringen är att vi borde ta fram en mall för något eller kartlägga en process. Sedan kan man dokumentera. Systemet ska svara på frågan ”Hur gör vi det på bästa sätt?”

Fokusera på kärnprocesserna

Enkelt uttryckt handlar ett dokumenterat ledningssystem, vare sig om det är i elektroniskt format eller nedskrivet på papper, om att skissa upp företagets viktiga processer. Inte alla processer. Vill man certifiera sig enligt Iso-standarden för kvalitetsledningssystem måste man bocka av några standardkrav. Samtidigt är inget ledningssystem det andra likt. Förutom grundkraven har företag sina unika processer och behov som är viktiga att få med i systemet.

Koll på dokument

När C2 Management byggde sitt tunna system ritade de upp huvudprocessen, i deras fall den som berör kunden. På en A4 finns stegen illustrerade, med allt från att marknadsföra sina förbättringsverktyg till att ge support till kunder som installerat verktygen. Under illustrationen beskrivs innebörden av de olika stegen, vem som har huvudansvaret för varje steg och vilka dokument som styr det interna arbetet men också de hjälpmedel som kunden har att tillgå.

På en annan sida uppfylls ett av Iso-standardens krav: att berätta hur processen för dokumentstyrning ser ut. Det handlar om hur ett dokument som skickas till en kund ska döpas, hur backupen sköts och vem som ansvarar för att olika dokument hålls uppdaterade.

Vinster med system

Att ett system är bra för verksamheten är många eniga om. Men tjänar alla på att certifiera sig? Att uppskatta kostnader är helt klart enklare än att väga dem mot vinster som ofta är svåra att mäta och ligger långt fram i tiden. Peter Hartzell nämner några fördelar. En effektivare verksamhet. Ett starkare varumärke. Större möjlighet att vinna upphandlingar. En attraktivare arbetsgivare. Och att man lägger grunden för att som litet företag kunna växa i framtiden. Mindre företags system sitter ofta i väggarna, eftersom en liten personalstyrka underlättar kommunikationen och gör det enkelt att förändra rutiner bara genom att prata ihop sig. Men ska man växa och ta in nya medarbetare kan tydliga och dokumenterade rutiner vara en styrka.

Levande arbete

Peter Hartzell betonar att det är en avgörande faktor som i slutänden påverkar om vinsterna med systemet kommer företaget till gagn: att systemet hålls levande. Ett Iso 9001-certifikat på väggen är nämligen ingen garanti för att kvalitetsfrågorna sköts på bästa sätt.

– Många kunder missuppfattar och tror att produkten är perfekt så länge du har ett certifikat. Här ska man inte låta sig charmas för mycket. Ett certifikat skapar förutsättningar för att det ska bli bra tack vare att du har ett system och en struktur för det, säger Peter Hartzell.

Ta ansvar

För att verkligen lyckas menar Peter Hartzell att det är viktigt att ledningen verkligen har koll på vad Iso 9001 innebär. Och inte lägger över allt ansvar på en extern konsult.

– Man ska ta eget ansvar för sitt ledningssystem. En bra regel tycker jag är att man inte ska outsourca något som man inte själv redan klarar av. A och O för effekt och överlevnad är ledningens ansvar.

I slutändan handlar allt om att göra ett enkelt system som alla på företaget förstår och kan arbeta efter.

– Man kan fråga sig om det lönar sig att skaffa sig ett gymkort. Svaret ligger i om man tänker gå till gymmet eller inte, poängterar Peter Hartzell.

Bra att veta om Iso 9001

* Kravstandarden för ledningssystem heter Iso 9001:2008. Den kan man certifiera sig mot. Dessutom finns flera andra kompletterande standarder och vägledningar i Iso 9000-serien (kvalitetsledning).

* Många företag väljer idag att certifiera integrerade ledningssystem för både kvalitet och miljö.

* Kraven i Iso-standarden är desamma oavsett företagsstorlek.

* 58 Iso-krav måste uppfyllas i ledningssystemet, sedan kan företaget välja att ha med företagsspecifika krav som inte finns i standarden.

I Iso 9000-serien ingår:

– Kravstandarden Iso 9001:2008.

– Iso 9000 beskriver principer och terminologi.

– Iso 9004 ger dig vägledning för införande och ständiga förbättringar.

– Iso 19011 tar upp hur revisioner kan planeras, genomföras och följas upp.

Fakta

Peter Hartzells tips för att komma igång

1. Vill vi? Börja inte bara med att köpa kravstandarden och läsa igenom den. Ta först reda på om och hur ledningen vill göra det här, knyta arbetet till sina strategier och göra det till en del av det dagliga arbetet. Det är en attitydfråga.

2. När? Fundera över ambitionsnivån. Behöver ni certifikat inom ett halvår för att vinna ett anbud? Eller är arbetet mer långsiktigt för att höja arbetet generellt? Skaffa en prioriteringsordning där ni gör klart hur viktigt ett ISO-certifikat är i förhållande till andra planerade projekt.

3. Hur? Fundera på om ni har tillräcklig intern kompetens, om någon har förmågan att ta till sig detta som sin arbetsuppgift och om ni behöver ta in någon utifrån. Planera relevant utbildning. Gör klart vem som ska göra vad och hur stort teamet ska vara. Bestäm kommunikationsnivå. Är det en mindre organisation kanske arbetet förmedlas i korridoren och på möten.

4. Sätt igång! Köp handböcker, standarder och vägledningar samt kombinera med introduktionskurs.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.