De införde Teams baklänges: ”Vi införde arbetssätt inte ett it-system”

– När it började med införandet av Microsoft 365 så blev det också ett tekniskt införande snarare än en förändring som tog processer och hela verksamheten i beaktning. Men av en händelse träffade vi Sven då, börjar Ulrica Dahlgren Verksamhetscontroller på Räddningstjänsten Storgöteborg, att berätta.

Sven Engborg är it- och verksamhetskonsult och blev inbjuden av Ulrica Dahlgren att vara med och leda införandet.

”En ut och in vändning av införandeprocessen”

Då gjorde de två viktiga val: att vända den regulatoriska utmaningen till en fördel och att göra en omvändning, en ut och in vändning, av införandeprocessen.

– När andra myndigheter infört Teams så har det implementerats som ett verktyg medan vi i stället implementerat det som nya arbetssätt och information, säger Sven Engborg och fortsätter:

– Det finns väldigt tydliga nationella regler och riktlinjer för hur känslig information ska hanteras och hur den ska klassas. Samlat är det jättebra material som kan agera vägvisare för myndigheter. Så i stället för att se det regulatoriska som en utmaning har vi i stället använt de som grunden till våra nya arbetssätt.

– Vi bestämde oss för att vända på hela pannkakan så att säga, tilägger Ulrica Dahlgren.

Enligt Engborg har det också varit lättare för medarbetarna att ta till sig de nya arbetssätten i och med att det funnits en tydlig koppling till lagar och regler. Men resan till de nya arbetssätten var inte helt rak från början.

De tog fram alla riktlinjer som tidigare existerat främst som pappersprodukter.

– De ansågs nog mest som fina dokument som då inte var speciellt levande i verksamheten. Begrepp som exempelvis ”informationsägare” var nog i mångt och mycket okänt för många, men när vi lyfte in det i våra arbetssätt så blev det mycket lättare att ta till sig, säger Dahlgren.

Medarbetarna skolades in i arbetsätten först

För att utveckla de nya arbetssätten gick dem ut i verksamheterna, frågade olika avdelningar i djupintervjuer vad de tyckte och anpassade arbetssätten till de lokala delarna i verksamheten.

Först efter att de nya arbetssätten sedan introducerats släppte de in medarbetarna i det nya operativsystemet. Då hade alla utbildats i de nya arbetssätten – inte i tekniken i sig.

Det tror Sven Engborg har lett till en bättre förändringsförmåga inom verksamheten.

– Vi har fått en bra återkoppling från medarbetarna där personerna varit taggade och positivt inställda på ett sätt som jag inte tror att de skulle vara ifall vi bara hade slängt in ett nytt verktyg och en kurs i Teams. Nu hade vi verkligen lyssnat på verksamheterna själva, berättar Sven Engborg.

Ulrica Dahlgren tillägger att faktumet att de bara lyssnat också inneburit att de fått med sig många ur medarbetarskaran.

”Har ni till om med läst enkäten?!”

– Vi hade skickat ut en enkät angående detta arbete så skulle vi åka ut till brandstationerna för att ge återkoppling på vad deras feedback faktiskt lett till. Och då var de en som utbrast ”men ni har till om med läst enkäten?!”. De berättar saker för oss och vi tog vara på det.

Medan Microsoft numera är implementerat i verksamheten finns även ”inbyggd friktion” för att skapa hinder mot att bryta strukturen.

– Det måste finnas en inbyggd friktion, en viss tröghet, för att skapa nya kanaler eller byta arbetssätt. Annars blir det så lätt att man byter tillbaka till gamla arbetssätt, säger Sven Engborg.

Även om alla är inloggade så kommer arbetet att pågå i flera år, eller kanske rent av aldrig ta slut.

– Man kommer nog aldrig riktigt kunna säga att det är klart utan det är ett arbete som förändras hela tiden. Organisationen förändras och Teams förändras så det är någonting som kommer leva vidare sida vid sida med verksamheten, avslutar Engborg.