Kvalitetsbrist översatt i kronor

Genom att räkna om kvalitetsbrister i kronor och ören kan Skånetrafiken på ett konkret sätt åskådliggöra vad det kostar företaget att inte satsa på kvalitetsarbete. Det blir då ganska lätt att motivera satsningar på förbättringsåtgärder.

Skånetrafiken genomför med löpande enkätundersökningar bland resenärerna. När betygen för några år sedan sakta men säkert började dala insåg man att något måste göras. Eftersom all trafik drivs på entreprenad var det naturligt att bjuda in alla entrprenörer till att vara med i gemensam kvalitetssatsning. Alla anställda inom företaget och hos entreprenörerna har därför fått gå en breddutbildning baserad på verktyget Kvalitet till er tjänst.

– Det kändes viktigt för oss att alla jobbar med samma kvalitetsverktyg. Då har vi en gemensam bas att stå på och talar samma språk, säger Mia Gustafson, trafikplanerare på Skånetrafiken och en av de som hållit i kvalitetsarbetet.

Vars och ens ansvar

För att lyfta fram ledningens engagemang i förbättringsarbetet har en ledningsperson varit med i varje breddutbildningstillfälle. Det har också varit viktigt för att ledningen ska få insikt i vilka frågor som diskuteras bland de anställda och hur deras verklighet ser ut.

Mia Gustafson tycker att breddutbildningen har varit mycket värdefull för att den har väckt tankar omkring kvalitet och vad det egentligen är. Det är inte något som ledningsgruppen eller någon annan kvalitetsansvarig ska hålla på med, utan det är var och ens ansvar för att verksamheten ska fungera.

– Jag kan inte lämna ifrån mig ett dåligt jobb, det skapar bara problem för någon annan. Har jag problem med mitt fordon är det mitt ansvar att se till att fordonet kommer till verkstad och blir lagad. Man kan inte bara glida förbi och skjuta över jobbet på andra, förklarar Mia Gustafson.

Jakten på blå kronor

Men det som verkligen fått många att förstå vad förbättringsarbete i slutändan handlar om är att översätta det till kronor och ören. Blå kronor är vad det kostar att förbygga fel, röda kronor är den tid det kostar att rätta till fel och gröna kronor är det mörkertal som föjer på de röda kronorna. Genom att hitta de blå kronorna sparar man alltså de kostnader som de röda och gröna kronorna innebär.

– När man böjar tala om förebyggande arbete i termer om blå och röda kronor brukar de flesta vakna upp, säger Mia Gustafson. Då blir det också tydlig hur mycket företaget kan spara genom att satsa på att förebygga fel.

Sedan förbättringsarbetet satte igång för tre år sedan har det genomförts en hel del förbättringsprojekt. Ett stort projekt har handlat om att komma ut med tidtabellen i tid. Genom att kvalitetssäkra hela processen och se till att bygga bort problem som gör att produktionen störs har man de senaste två åren också kommit ut med tidtabellen utan förseningar. Det har exempelvis handlat om att utse någon som ansvarar för hela produktionen och ser till att tidsplaner hålls samt att alla är noga med att lämna ifrån sig ett fullständigt underlag.

Viktigt med avslut

Många mindre projekt har också fått lyckat resultat. Mia Gustafson påpekar att det är viktigt att synliggöra resultaten för att visa att förbättringsarbetet pågår ständigt. När ett projekt är avslutat brukar gruppen som arbetat med det redovisa det för resten av personalen. Alla som jobbat i projektet belönas med en t-shirt och sedan blir det tårtkalas.

– Det är viktigt att få ett ordentligt avslut och sedan göra en uppföljning, betonar Mia Gustafson. Det är också kul att se resultat och se att det verkligen händer saker även om man själv inte är inblandad i ett projekt. Därför sätter vi också upp resultaten på anslagstavlan så alla kan ta del av dem.

Mia Gustafson tycker att den största utmaningen i ett förbättringsarbete är att hålla engagemanget uppe och fortsätta nöta på med nya projekt.

– Det är svårt att hålla grytan kokande, konstaterar hon. Det gäller att hela tiden använda verktygen i det dagliga arbetet och påminna varandra om att jobba vidare. Här har alla ledare en viktig uppgift i att tala om kvalitet och sporra de anställda att hitta de blå kronorna.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.