Digitala glappet: Ledningen ser inte verksamhetens problem

– Det där är så jäkla spännande. Det är ett jättefint exempel på ett fenomen där man döljer komplexitet uppåt i organisationen.

– Ju närmare ner till faktisk verksamhet du kommer, desto mer uppenbara blir problemen.

Johan Magnusson tar generativ AI som ett exempel. En medarbetare kan se arbetsuppgifter som skulle kunna effektiviseras med tekniken men mötas av interna regler som begränsar användningen. Högre upp i organisationen kan förekomsten av en AI-policy samtidigt uppfattas som ett tecken på att frågan är omhändertagen.

Problemen filtreras bort uppåt

Skillnaden i verklighetsbild får betydelse när ledningen försöker förstå var organisationen befinner sig.

Om återrapporteringen säger att verksamheten ligger långt fram blir problem längre ner svårare att upptäcka. Johan Magnusson beskriver hur det också kan skapa frustration bland dem som möter begränsningarna i vardagen.

– Det är en väldigt stor grad av frustration i organisationen nerifrån uppåt. Och det är så himla tydligt i den här mätningen.

Ett sätt att få en mer rättvisande bild är att titta längre ner än på organisationsnivån.

Rapporten visar stora interna variationer. Bland organisationer där flera enheter har kunnat jämföras skiljer det i median 19 procentenheter mellan den mest och minst digitalt mogna enheten.

Ett genomsnitt för hela organisationen kan därmed dölja verksamheter som har helt andra förutsättningar än de mest digitalt mogna delarna.

Johan Magnusson beskriver kunskapsgapet som ett långsiktigt problem.

– Det här informationsgapet eller kunskapsgapet är väldigt farligt för en organisation över tid. För då leder det till att man prioriterar fel saker.

Ledningen behöver förstå vad som finns under huven

Ett annat tydligt område i rapporten är kunskapen om organisationernas tekniska arv.

Infrastruktur och teknisk skuld hör till de svagare delarna i mätningen. Många respondenter kan heller inte bedöma hur situationen ser ut.

Teknisk skuld kan exempelvis uppstå när organisationen har byggt vidare på äldre lösningar, gjort vägval som begränsar framtida möjligheter eller sitter fast i långa avtal. Med tiden påverkar det vilket handlingsutrymme verksamheten har.

Johan Magnusson ser fortfarande en föreställning om att den typen av frågor kan lämnas helt till IT.

Så här kan en typisk diskussion låta, menar han.

– Det här med teknik, det har jag ingen koll på. ”Ja, men du är ju ytterst ansvarig”. Nej, jag har ingen koll på det, det är en IT-fråga.

Teknikens betydelse för verksamhetsutvecklingen gör den uppdelningen allt svårare. Ledningen behöver kunna förstå hur infrastrukturen ser ut, vilka begränsningar som finns och åt vilket håll organisationens tekniska miljö utvecklas.

”Strategisk ignorans”

Johan Magnusson använder begreppet ”willful ignorance”, strategisk ignorans, för att beskriva delar av mönstret.

– Om man inte har koll på det så slipper man ta ansvar för det.

Kunskap om tekniken behöver med andra ord finnas närvarande där strategiska frågor om verksamhetens utveckling hanteras.

Johan Magnusson efterlyser därför ett tydligare verksamhetsägarskap över den långsiktiga tekniska riktningen.

– Organisationen måste ha en jättetydlig teknikstrategi som ägs av verksamhet. Det är inte en specifik funktion i organisationen som äger den.

Bristande förståelse märks annars när olika delar av verksamheten vill gå åt olika håll tekniskt. Nya lösningar kan läggas ovanpå en redan komplex miljö och skapa ytterligare beroenden och kostnader.

– Kompetensen är inte tillräckligt god kring konsekvenserna av ens beslut.

Den mer positiva bilden högre upp i organisationen behöver därför inte betyda att ledningen blundar för problem. Johan Magnusson pekar ut vilken information som faktiskt når fram.

– De vill ju fatta de mest ansvarsfulla och bästa besluten för verksamheten. Och i deras värld verkar allt fungera rätt bra.