På spaning efter tidstjuvarna

Mer tid till brukarna och mindre tid till möten. Projekt Brukartid bidrog till en stor jakt på kommunens tidstjuvar och verksamheterna i Partilles kommun blir allt effektivare.

Förvåning blev den första reaktionen när socialsekreterarna, sjukgymnasterna och arbetsterapeuterna i Partille kommun började mäta sin egen tid.

Men för att få span på tidstjuvar och effektivisera sina verksamheter, bestämde sig Partille kommun för att vara med i Sveriges kommuner och landstings, SKLs, projekt Brukartid. Ett projekt som gick ut på att ta fram mätmetodik för hur mycket tid som ska läggas på brukaren inom olika verksamheter. Målet var att ta fram goda exempel och att kommuner ska kunna hjälpa varandra.

– Projektet blev ett avstamp för en stor kvalitetskontroll och för stunden pågår mätningar på ett flertal av kommunens verksamheter. Målet är att i grova drag procentsätta tiden och att säkerställa att arbetstiden går till brukarna istället för annat, säger Bengt Odeholm, projektledare för Brukartid i Partille kommun.

Tid är pengar

Istället för att bara prata i kronor är meningen att prata i tid. Partille valde att tidsmäta tre av sina verksamheter under projektet; hemsjukvården, rehabiliteringen med både sjukgymnaster och arbetsterapeuter och socialsekreterarna. Totalt blev det runt 100 personer som genom ett formulär kryssade i vad de gjorde i intervaller på tio minuter.

– Metoden var enkel och fungerade bra. Vi anpassade den en aning för att den skulle fungera för de olika verksamheterna.

Bland personalen utvecklades ett stort intresse och Bengt Odeholm menar att det ligger lite i tiden för verksamheterna själva att effektivisera och att kunna visa effekter av sitt arbete.

– Mätningen är inte individuell utan på gruppnivå och meningen är att den ska vara till för personalens egen skull.

Problem och åtgärd

Att mer och längre tid borde ägnas åt brukarna var en allmän reaktion från kommunerna i projektet, men i Partille var det ett problem som blev särskilt synliggjort. Det visade sig att socialsekreterarna la alldeles för mycket tid på dokumentation.

– Dokumentationen är otroligt viktig inom denna verksamhet, men det går att kvalitetssäkra den och samtidigt minska tiden, säger Bengt Odeholm.

Han tror att tidsproblemet uppstått för att det inte funnits tillräckligt med tydliga rutiner. Men också för att yrket varit i blåsväder i media, just på grund av bristande dokumentation, och att personalen är extra noggranna av den anledningen.

En åtgärd Partille har tagit till för att minska dokumentationstiden har varit att utbilda alla socialsekreterare i utredningsmetodik, enligt Socialstyrelsens grundmanual BBIC. Detta för att göra personalen säkrare på vad och hur man dokumenterar, men också hur mycket tid det ska gå åt.

Möten, möten och möten

Jakten på tidtjuvarna har inte tagit slut där, i Partille finns det fler att bura in. Ytterligare en tidsbov som uppenbarade sig var alla möten.

– Det finns många möten att sålla bort. Nu fokuserar vi på färre och mer kärnfulla möten. Ofta kan vi mötas på andra sätt som inte tar lika mycket tid, till exempel via dator eller telefon säger Bengt Odeholm.

Resultatet från en mätning i maj 2008 ett år efter projektet avslutats, jämfört med i mars 2007 i projektets sluttamp, visar att brukartiden för socialsekreterarna ökat från 73 procent till 79 procent. Samtidigt hade så kallad ”annan tid”, minskat från 28 procent till 21 procent.

– Vi hade en väldigt diffus bild av hur tiden fördelades innan projektet, men vår målsättning var att ungefär tre fjärdedelar av tiden ska fokuseras på brukaren och en fjärdedel till annan tid. Vi klarade målet galant.

Bengt Odeholm berättar också att den specifika tiden till dokumentation och möten inte minskat avsevärt, vilket han gärna sett. Men att det alltid krävs en inkörningsport och att arbetet fortsätter med höga ambitioner.

Nyckeltal

Projekt Brukartid och mätmetoden som användes fungerade så bra inom kommunen att man valt att följa upp med nya mätningar för hela den sociala förvaltningen.

Tanken nu är att göra en slags bedömning för hur mycket tid som ska fördelas på brukaren, planering, dokumentation och övrig tid. Med hjälp av tidsfördelningen ska det gå att ta fram nyckeltal som man sedan kan jämföra mellan de olika verksamheterna.

– Det är viktigt att vi vet och kan styra vår arbetstid så den går till dem vi är till för, nämligen brukarna. Redan idag har vi gjort stora och effektiva tidsförbättringar, avslutar Bengt Odeholm.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.